浅析怎样做好涉密档案的管理工作范文

2018-11-08 管理 我要投稿

  [摘要]随着我国市场经济的迅猛发展,档案管理工作逐渐的引起人们的关注,作为一种社会信息的记录载体,应该被妥善的保管与保护。与此同时,也要将档案之中所包含的信息进行开发利用,达到资源共享的效果。档案是国家对于个人或集体的社会活动的记录,是国家的机密性文件,因此保护任务是关荣且艰巨的。在进行档案信息资源利用与共享的同时,档案信息的安全问题是不可忽视的,本文将对于涉密档案的管理工作进行分析研究。

  [关键词]涉密档案;安全;管理;资源共享

  引言

  无论是工作人员,还是人民群众,对于国家的机密性文件都有保守的义务,一些档案信息的内容涉及到国家的安全利益,经济、技术的机密,社会的正常秩序及一些个人隐私等,其重要性可想而知。信息化时代的到来,促进了资源共享的发展。档案存在的意义除了以外,还用给被广泛的利用起来,这样才能体现其自身的价值。对于档案的利用前提基础是要保证操作是在保密的状态下完成,无规制的使用将会给国家及个人带来一定的危害。

  一、正确处理各方面关系,确保档案保密工作进行

  (一)档案的保密与利用的关系

  在国家的各类保存档案中,涉密档案占据一定的分量。其根据内容的不同被划分三个等级,分别是“绝密”、“机密”与“秘密”。作为涉密档案的保管工作,从业者背负着重要的使命。保密是对于档案信息的内容不外泄,但是利用也是档案存在十分重要的作用,只要将利用的时间、地点、范围进行合理的限制,才能体现其真正的价值。如若没有节制的滥用,将会造成泄密事件,给国家及个人带来威胁。因此,档案的保密及利用关系要进行均衡的处理,在实际的工作中根据现状进行权衡。

  (二)将制度与措施两者关系相均衡

  要想对档案管理工作做到位,就要制定相关的规章制度,并且对其具体的内容进行逐步完善。与此同时,也要相应的采取一定的措施,利用高科技的预防手段及严格的监督制约措施,将涉密档案管理工作中的细节进行分析,将管理制度进行不断深化改革,是涉密档案管理工作的重中之重。我国对于涉密档案管理工作制定了很多法律法规及其细则、制度进行行为约束。目的在于在进行档案管理工作的过程中,各个环节都受约束并严格的执行规章制度,保证整个操作过程有法可依,有证可查,减少泄密的可能性。档案的存放除了纸质的要求,有时还将其存贮在如光盘、U盘等载体。工作人员要进行分门别类的存放,并遵循相关的审批制度。

  (三)涉密档案保管年限转化关系分析

  上述文章内容提到,根据相关的法律法规,我们将涉密档案的内容分为三个级别,工作人员要依据密级的相异采取不同的措施及办法进行有效管理,从而将档案的利用率发挥到最大的效率。国家对于涉密档案的管理年限由具体的说明,绝密、机密、秘密三个等级分对应着小于30年、20年、10年的期限要求。在限期内,涉密文件受到国家的保护。涉密的事项经过时间的洗礼并不是一直保持不变的,期限一到,保密工作的意义便失去,也就是说涉密档案由死变活出现。我们不能从思想上将涉密档案看成是不变的,并对于时限及使用范围没有约束,这是错误的。涉密档案的工作人员应该对涉密档案的管理工作加大力度,采用科学合理的方式进行区分管理,将可利用与不可利用的档案分开存放,使档案最大化的得到利用。

  (四)处理好纸质与电子档案之间的关系

  传统的档案存储方式都是采用纸质的档案,其妥善的进行保密与利用是档案管理的工作重点。工作人员应该从思想上认识到档案的重要性,做到不损坏、不丢失、不散乱、不泄密,为开发利用档案信息资源作贡献。然而,科学的发展进步,使电子档案崛起,并与纸质档案同等重要。做好电子档案的保密和开发利用工作,应对高科技的挑战,已是当务之急。一方面要创造必要条件,提高档案工作者科学技术水平,特别是计算机网络保密知识。同时,要积极构建本部门信息系统主体,及其与外界关联行为约束机制。凡涉密网络一定要与互联网实行物理隔离;定期进行网上信息检查,确保涉密信息不上网。

  二、要做好档案的保密工作,还要从几方面做起

  (一)做好档案库房管理中的保密工作

  库房管理是档案保密工作的重点。从总体上讲,档案库房应按照国家有关规定来单独兴建,但也有一些不具备条件的单位,往往将库房设置在机关办公楼内。应当注意的是,不是任何一间办公室都可以用作库房的,从档案保密的角度来看,不宜将库房设在办公楼的最底层,库房门窗等应专门加固,以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开,库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理,制定严格的库房管理制度,无关人员一律禁止入内。这是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

  (二)做好档案的保管期限与保密期限的区分工作

  确定保管期限的原则是,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要,全面确定档案的保存价值,准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内,如被泄露将对国家的安全和利益造成的危害来确定的,它表示该国家秘密事项在其确定的期限内,受国家有关保密法律、法规的保护,产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定:除有特殊规定外,绝密级事项不超过30年,机密级事项不超过20年,秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计,在一年以内的以月计。

  (三)档案管理人员的职责

  档案管理人员的职责,就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务,也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏,就是使档案保管得完好无损,不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案,要及时抢救。不丢,就是使档案绝对安全,不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃,不仅保证档案实体安全,也要保证档案内容的安全。不散,就是要求档案的保管相对集中,不致因档案的分散保管而使档案管理不便,甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。

  三、绝密档案的管理和保密

  为确保国家核心秘密的安全,必须管理好绝密档案。首先,绝密档案应与非绝密档案分别保管。要设置保险柜、保险锁、防盗器,从保管条件上确保绝密档案的安全。其次,提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份,有知密早、知密多、知密深等特点,他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任,最后,加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理,必须经指定领导人审批,认真履行登记、签字手续,任何人无权擅自调阅。

  四、结束语

  对于档案管理工作来说,保密及利用是其工作的两大重点内容。其工作任务是共荣且艰巨的。我要要从日常的工作中不断的找寻工作中的不足,妥善的进行整改,逐步的完善规章制度,使档案管理工作更加的制度化、标准化。有强烈的先见意识,对于影响到档案安全的障碍进行提前的清除,以做到防患于未然。使国家及个人的档案信息安全并得到有力的保护。

  参考文献

  [1]崔献,刘伯俊.网络环境下如何做好档案的保密工作[J].今日科苑,2012(08)