档案管理存在的问题及改进措施

档案管理存在的问题及改进措施

　　很多人认为档案管理工作不重要。这因为是这些人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。实际上，档案管理工作在我国现代企业制度的健康发展中起着重要的作用。下面是小编帮大家整理的档案管理存在的问题及改进措施，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。（点击对应目录可以直接查阅哦！）

档案管理的问题及改进措施

　　档案管理工作中存在的问题

　　1、忽视对档案的管理工作

　　在日常工作中大部分人对档案管理工作都不够重视，甚至包括一些领导干部，认为此项工作既不能给单位带来经济效益，又不是主要工作，更不能带来政绩，只要不泄密，不遗失、保存好，可以应付查档即可。这些现象反映了人们缺少对档案工作的了解与正确认识，从而忽视了档案管理工作的重要性。

　　2、忽视档案管理工作的环境设施设备

　　在现实工作中，部分单位不重视档案管理工作所应具备的硬件设施，个别单位甚至没有档案室。有的单位历史长、人员多、档案多，档案材料没有按照要求分门别类的区分存放，而是混乱摆放，导致在查档、调档时无从下手、毫无头绪。还有的单位虽设有档案室，但情况不容乐观，多是潮湿、狭窄、昏暗、通风条件不好的地方，导致档案材料的发霉、霉变、虫蛀现象，严重影响了档案材料的完整性、良好性、严谨性。使得档案材料得不到很好地保存。

　　3、档案管理水平较低

　　一些单位的档案管理人员没有充分认识档案工作的重要性，而且还有部分人员没有经过系统、专业的档案知识学习培训，缺乏对档案的收集工作意识，对档案材料的归档、整理、装订等业务工作较为生疏；还有些单位没有专职的档案管理人员，对档案材料仅限于存放，没有进行及时分类归档，甚至缺乏对归档材料的准确性、真实性，导致档案管理工作水平的滞后。

　　做好档案管理工作的措施方法

　　随着社会经济的不断发展，档案管理工作在社会中的重要作用不断提高，这就对档案管理工作提出新要求，要不断提高管理水平，逐步实现档案管理工作的科学化、规范化、信息化，为社会提供更有价值的档案信息资源。

　　1、重视支持档案管理工作

　　各单位领导要重视并支持档案管理工作，档案管理人员要提高档案管理工作水平，加强服务意识。要树立爱岗敬业、努力学习业务知识，拟定工作目标，树立创新意识，端正工作态度，明确服务方向，提高服务质量，充分利用档案信息资源，为建设和谐社会服务。

　　2、加强提高档案管理人员的工作作风

　　在档案管理工作中，要加强提高档案管理人员的工作作风建设，加强相关人员专业知识的培训学习，熟练掌握档案工作的要求、原则和方法，鼓励引导创新意识，探索新的档案管理模式，提高工作效率及档案管理质量。充分发挥他们的积极性和创造性，使档案管理工作更加科学、合理的发展。

　　3、逐步完善档案工作管理制度

　　首先要切合实际、科学合理的建立档案管理制度，要简明扼要、简便易行，充分发挥规章制度的指导和规范作用。其次要发挥制度的双向约束力，既要约束领导又要约束职工，不要搞特殊化。然后更要坚持执行规章制度的严肃性，制度面前人人平等，有奖有罚，奖惩分明，使规章制度的权威性得以充分发挥。

　　4、逐步改进并完善档案功能

　　在档案管理工作中，档案工作人员要使记录内容更客观、更真实、更全面、更准确、更动态。对档案材料原有的重要内容应该予以完整保留；同时要进一步丰富和扩大档案资料的内涵，以便使档案资料更适合各单位对信息材料的需求，从而更好地为单位服务，充分发挥档案功能的作用及重要性。

　　5、采用信息化、数字化管理手段，为档案管理工作服务

　　随着科技的不断发展、社会的日益进步，信息化、数字化已是社会发展的一大趋势，这对档案管理工作也提出了更高的要求。世界各地发达国家的.档案管理工作都已是使用计算机进行管理，在国内的一些大中城市使用计算机进行辅助管理档案工作也逐渐增多。

　　掌握科学化、现代化、规范化的管理技能，进行信息化、数字化的档案管理，即高效快捷、又节省人力。档案管理工作的数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，因此实现档案计算机辅助管理工作是大势所需，我们要利用现代科技为档案管理工作服务。掌握科学化、规范化、现代化的管理技能。

　　档案管理工作是保持和维护历史事实真实性的必要工作，档案资料记载着本单位的发展历史，记载着准确丰富的信息，汇集着大量的资源，对研究单位今后的发展及管理工作都提供了有效、宝贵的材料。

　　在新的历史时期下，与其他工作相同，档案管理工作也要紧跟时代发展的步伐，采取科学、有效的措施，积极研究、探索新的档案管理模式，规范科学的进行档案管理，提高工作质量、提高工作效率，促进单位今后的良好发展，促进和谐社会的发展。

　　总之，在新的历史条件下档案工作必须要紧紧联系时代发展要求，要从观念上更新采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，促进社会主义和谐社会建设。

如何做好档案管理工作

　　一、提高综合工作素质

　　要想将综合档案的管理工作更好的实施下去，那么首先需要引起领导对于档案管理工作的重视，这样才可以促进工作顺利的开展下去。只有赢得领导对于档案工作的认同，才可以使档案工作人员具备良好的工作态度提高综合档案管理工作的质量。档案管理的工作人员应该将自己的主观能动性充分的发挥出来，奥正档案管理工作更加顺利的进行下去，让领导明确这项工作的重要性。以下是日常工作中需要注意的方面：

　　1.管理人员应该保持良好工作态度，将自己的本质工作做好，要获得领导对自己工作的满意，领导对于工作的满意主要是由于工作人员的工作质量。档案工作者需要做到爱岗敬业，给领导留下深刻的印象。

　　2.加强宣传档案工作的重要性。一些领导不够重视档案工作，他们认为档案工作是可有可无的，这是因为他们对于档案管理工作缺乏基本的认知度，以此档案工作者的宣传工作就显得特别重要。工作人员可以理应比较重要的文件资料给领导看，使领导可以对于档案工作留下深刻的印象，并且受到一定的启发，在实践工作当中得到有效的利用。工作人员也可以找机会交流档案工作，发挥出管理工作的重要性，这样可以使领导对于档案工作产生极大的认同感。

　　二、综合利用各种资源，实现现代化管理

　　当前各个领域的工作都在循序发展，档案工作也由此发生很大的改变，出现一系列需要解决的问题。档案数量不断加大，因此有关档案的分类管理体系也逐渐变得复杂，对于管理者的要求也逐渐提高，需要利用各种现代管理手段，将档案管理当中存在的问题信息进行解决。

　　1.加强职业素质：档案管理工作对于管理人员的专业素质提出了更高的要求，工作人员需要具备丰厚的专业知识，并且具备职业责任感和职业道德，加强乐于奉献的精神。管理者需要利用各种相关的资料，使自身的知识领域得到拓展，从而使自身的综合素质得到有效的提高，使新时代的档案管理工作得到有效的发展。

　　2.提高综合管理素质：针对传统的档案管理工作，通常都是利用手工抄写的方式，虽然很容易操作，但是其工作效率却比较低，很容易出错。近些年电子技术不断发展，传统手工档案工作方式不再适用，档案管理工作需要利用科技手段，档案管理人员需要熟练掌握这些先进的科技手段，使自身的职业技能进行提高个，在岗位上一边工作一边学习，对于最新的管理方法及时的掌握，并且对于不断发展的信息文化给予关注，成为具有很高综合素质的档案管理工作人员。

　　3.充分利用现有的资源：档案当中涉及到丰富的信息，这也是重要的信息资源。但是这样一来，档案整理工作就会变得更加沉重，具有很多重复的`工作，加大了劳动强度。现代的工作通常都是利用计算机完成，使工作变得更加简单。工作人员整理分类资料通常都是结合自己的工作习惯，虽然工作标准都是统一的，但是由于个人的主观因素是不同的，这会为立卷工作带来很大的不便，这样看来计算机管理具有不可代替的优势，避免出现手工操作所造成的失误，使工作效率得到极大的提高。

　　三、加强培训的工作力度

　　档案管理工作这的自身素质和业务水平对于档案管理工作的质量造成直接的影响。档案管理者应该适应工作的需要，将档案管理者的主观能动性充分的发挥出来，使其知识水平和挂历能力得到全面提高，要想使档案管理工作的变化得到更好的适应，将工作强度进行简化，从而认识工作观念得到转变，放弃传统的工作方式，不断学习新的管理方式和管理工具。

　　1.加强继续教育的力度：不断发展继续教育，使新的工作环境和工作内容可以得到进一步的适应，在档案管理过程中，继续教育的实际意义需要得到充分的认识，可以对于时代发展的要求更好的适应，从而培养出更多专业的档案管理人才。

　　2.加强制度建设：开展档案工作的培训需要建立良好的运行机制。建立有关继续教育的管理制度，并且严格的执行下去。以此为基础，建立有关继续教育的约束和鼓励机制，从而对于继续教育运行机制得到有效的监督和保障。

　　3.开展综合培训：以管理人员的职业素养程度为基础，在培训的过程中，需要按照层次、岗位等为基础，实现多渠道多形式的开展。尽量提供给档案管作者更多的学习机会，从而将管理工作者的职业水平在最大程度上进行提高。对于相关的知识进行普及，例如哲学、历史学等等，与此同时，需要加强学习科学信息知识，在档案的管理工作中应用现代化的科学技术，从而将管理工作的效率得到提高。

　　四、深入和完善现代的档案资料

　　档案管理人员在收集和整理档案的过程中，需要明确的分类所有的文件，对其实现编号。与此同时，需要科学的分类所有的文件资料，以不同部门为基础，对所有的资料进行分类。以资料的属性和作用进行分类。这样可以减少由于传统手写借阅浪费的时间，同时也可以避免发生资料损坏或者丢失的情况，使服务质量得到提高，使档案管理人员的专业技能得到有效的提升。

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档案管理整改措施

　　存在主要问题为：

　　（1）监督计划书缺乏针对性，未体现监督抽查的精神

　　（2）监视记录内容过于侧重实体质量监视，质量形为监视内容简单

　　（3）实体质量监视抽查内容、部位记录不明确。

　　（4）主要建筑材料、构配件监督抽查内容不完善。

　　（5）监督记录中未体现对检测机构的监督检查。针对以上问题，我站组织人员认真研究建设部5号部令对质量监督工作的要求，并积极修订监督手册，明确监督人员的职责以及监督内容，强化工程质量监督作为监督执法的工作定位。

　　对于存在的问题，积极制订措施进行整改，主要整改内容为：

　　1）根据监督注册登记书，依据经施工图审查合格的设计文件以及施工验收规范，对每个工程根据其项目特点有针对性的制定监督计划书，要求监督计划书中不再包含必检、停检等不符合5号部令精神的监督内容，明确监督工作性质为质量监督抽查，监督内容以质量形为为主、实体质量为辅，将质量形为抽查作为监督工作的主要内容。监督计划中注明监督人员的专业以及省级建设主管部门下发的上岗证书号。

　　2）明确工程质量监视抽查的主要内容，即让每一个监视人

　　员了解监视检查主要是查什么，请求监视员建立质量形为抽查为主，实体质量抽查为辅的监视抽查目标，根据《建设工程质量管理条例》等法律律例以及验收标准的请求，了解并熟悉各责任主体在项目施工过程当中应履行的质量职责。并将对质量形为的抽查贯穿于各项监督抽查当中，对于实体质量抽查中发现的质量问题应从根源上追溯到问题产生是由于哪个参建单位未履行质量形为造成的。从而督促各参建责任主体规范自身的质量形为。

　　3）实体质量的监督抽查以涉及主体结构安全以及重要使用功能部位为主要内容，监督记录中要体现抽查、抽测的特点，明确抽查的部位，记录中不允许出现个别、局部、部分等含混用语，部位应明确定位至轴线之间，并针对提出的质量问题及时下发整改通知书督促整改完成，应由监督记录、整改通知书、整改回复组成一整套交圈的监督文件整理归档。

　　4）监督档案中要形成对主要建筑材料、构配件的监督抽查内容，对建筑材料、构配件的监督抽查作为质量监督机构的.主要职责应在监督记录中有完整的体现。并将对建筑材料的抽查与各参建主体的质量形为抽查相结合，工程中首先要记录所抽建筑材料使用于哪个部位，其次应对该材料在工程使用过程中各责任主体的质量形为进行抽查，重点检查施工企业的进场检验、报验程序，监理单位的见证取送样程序，原材料进场报验单以及进场复试报告等技术资料，对抽查情况进行详细记录，必要时通过监督抽测方式进行复测。

　　5）监督员在日常监督过程中对检测机构质量形为的核查应与检测管理相结合，我站设立检测管理科对检测机构的检测形为进行监管。监督员在对每个单项工程进行监督的同时，应将对检测机构质量形为的抽查作为检测管理的补充，并将两方的监视管理情况记入监视记录并归档管理。

档案管理存在的几点问题思考

　　问题一、未对需要保存和取得的档案资料事前做出规定

　　以审计部门为例。

　　《中国保监会关于印发<保险机构内部审计工作规范>的通知》（保监发〔2015〕113号2015年12月7日实施）第三十四条规定，内部审计部门应建立健全内部审计档案管理制度，整理、立卷、定期交档案管理部门或者档案工作人员集中妥善保管内部审计档案资料，自审计报告之日起计算，不得少于五年。

　　在实际执行过程中，审计部门对审计工作未建立具体的流程，对在审计前期准备阶段、实质性程序阶段、报告撰写及形成阶段需要取得的档案资料清单及标准要求未作出明文规定。新员工入职以后，特别是有工作经验的人入职以后，不进行培训，直接分配到项目上，项目的情况，就靠员工自己领悟。这种情况，很容易造成资料收集不完整或收集的资料不合格的情况。

　　建议：

　　1.单位应该完善工作流程，对项目的具体流程需要执行的程序做出明确的规定，对每一个环节需要形成的档案资料，要有明确的要求和标准。应编制工作流程手册和工作流程图，形成明确的文字规定。

　　2.新员工入职的时候，要就工作的标准和要求进行培训。如果员工流动性较大或者工作比较忙，没有时间培训的，可以形成视频文件及流程的完整样本。在新员工入职时，应要求其学习视频资料并考核。在项目执行过程中，也有完整的样本以供参考，可以起到很好的指导作用。

　　问题二、事后档案没有及时归档

　　有些部门会以工作比较忙为由，没有进行档案的及时归档。这种情况，在工作中很常见，会造成几个不利影响。

　　一是未及时发现档案不完整、不合规的'问题。这一点，单位如果存在问题一未明确规定档案要求的情况下，影响会更严重。如果档案是由其他部门或外部人员提供，项目已经结束很久了，再找相关的人员签字，能不能找到人都不知道，哪里去补充资料呢。对于保险公司来说，监管比较严，无论和业务部门、运营部门还是其他后台的支持性部门，一旦关键性的资料缺少，很可能会给公司带来经济风险或监督风险。

　　二是已取得资料遗失的情况。这个问题很常见，就不举例说明了。

　　建议：

　　1.明确项目的具体流程需要执行的程序及需要留存的档案资料清单及标准，对人员进行培训。这一点有利于项目组成员在执行过程中就取得完整、准确的资料，也能缓解档案未及时归档带来的风险。

　　2.要规定档案的最晚归档时间，严格执行。

　　3.对于调岗或离职的人员，如果涉及需要归档的资料，必须归档后才能办理离职后续。

　　问题三、人员调岗或离职，未指定有工作经验的交接人，未对档案进行认真交接、审核

　　这个问题的表现比较多。表现一是对于离职人员的工作，随便找一个工作不忙的人先进行档案的交接。交接人对需要移交的档案要求及标准并不清楚、不了解，哪里能保证交接的质量呢？表现二是人员调岗或离职后，有些人碍于情面，没有认真交接。举个例子，有一个财务负责人离职了，后任职的财务负责人在交接的时候，居然没有对交接的财务资料年度和数量进行清单，直接在交接清单上签字了，监交人也签字了。之后，审计部要求其提供银行对账单的时候，他发现前任财务负责人就没有保存银行对账单。审计部说他档案移交、管理有问题，这个财务负责人觉得很委屈。但这种情况，就是他自己没认真交接造成的，不追究他的责任，可能吗？

　　建议：

　　1.要建立制度，明确不同级别、岗位的人员交接，需要移交的资料清单、标准。

　　2.员工离职的时候，要认真办理交接。交接人最好是同级或上级，至少要对所移交的材料有清晰的了解和认知，同时，应按照制度的要求，对移交的资料进行检查。

　　3.对于移交的资料，应由监交人进行抽查，以确保资料的完整、准确。需要注意的是，如果离职的人员是项目组成员，可由项目负责人做监交人；如果是项目负责人，则由其上级作为监交人。

　　4.如果存在未归档的资料，应要求其归档后才能办理交接手续。

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企业档案管理工作中存在的问题

　　一、企业档案管理工作中存在的问题

　　1、档案管理意识还较为淡薄。

　　一是思想认识模糊。

　　部分企业没有把档案管理工作放到夯实基层基础的战略高度加以认识，存在“档案归档案，业务归业务”，互不联系的模糊认识，不知道为什么要开展企业档案管理工作，怎样开展档案管理。

　　二是实际重视不够。

　　少数企业没有认识到档案在信息化时代的实用价值，认为档案管理工作只是收集过时的文件材料，投入人力、物力、财力去管理，出不了政绩，是得不偿失的徒劳，存在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的现象。

　　三是缺乏主观能动性。

　　重形式轻内容，重晋级轻效能，晋升档案管理级别大多是为了应付上级检查考评，没有真正从对历史负责、对企业负责的高度去做好档案管理工作。

　　2、档案管理力量还较为薄弱。

　　一是队伍不稳定。在基层企业，档案管理人员均由办公室勤杂人员兼任，且变动频繁，专业化程度不高，存在不懂不问、不会不学的现象，导致档案整理、管理混乱。

　　二是管理质量不够高。其主要表现在于：首先有的档案员只会立卷归档的基本知识，对档案的全宗号、目录号、类别号、案卷号、保管期限混淆不清，出现编错号、盖错章的情况。以某企业2000年至2009年的文书档案为例，132卷文书档案中，盖错章的就有128卷，其中装订不规范的有52卷。其次档案的目录索引不全，年代久远的档案难以找到索引表，致使在用时用不上，不能很好地为企业工作服务。最后对档案的重要性认识不足，使档案的利用价值显现不出来，致使档案管理质量一直上不去。

　　3、档案管理观念还较为落后。

　　一是管理方式陈旧。当前企业档案管理工作以手工管理为主，档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式，较少运用现代化管理手段，致使档案管理质量较低，查找速度慢，使用效率低。

　　二是资金保障不到位。基层企业办公经费紧缺，用于档案收集、整理和保管的资金投入不足，在很大程度上影响了档案管理工作的正常开展。

　　4、管理与服务还存在脱节现象。

　　一是档案门类不够丰富。有的企业只注重文书、户籍档案的收集，而忽视声像、实物档案以及与企业业务有关的资料的收集，影响了企业档案的系统性和完整性。

　　二是档案资源个别流失。由于历史的或保管不善等原因，个别档案存在断代现象；部分档案管理人员认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交集中管理，导致一些重要的档案资料损毁、丢失。三是重保管轻利用。一些基层企业在工作中，忽视了档案资料的作用，不愿或不习惯通过档案资料为企业战略发展、为企业管理提供服务，以此来提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息资源闲置。

　　二、加强基层企业档案管理工作的几点思考

　　1、深化认识，强化责任感。

　　一要提高认识。要充分认识企业档案工作的`重要性，把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈，真正列入议事日程，做到定期研究、定期分析、定期检查。

　　二要增强责任感。档案主管部门要积极主动地向领导汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难，增加必要的投入，创造良好的环境，切实担负起承上启下、内外联系、协调各方的重任；要经常组织档案管理人员学习档案法律法规，树立档案工作的责任感，提高做好档案工作的自觉性。

　　2、强化培训，提高业务素质。

　　一要选准用好档案管理人员。将那些较细心勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位上来，企业及上级部门要从政治上爱护、生活上关心他们，鼓励他们要干一行、爱一行、专一行，充分激发他们的潜能和热情。在岗位调整时，要考虑到保持档案管理员队伍稳定的重要性，尽量少调整档案管理员，确保该队伍的专业性。

　　二要强化档案业务培训。要积极选送档案干部参加档案部门组织的业务培训，鼓励他们自学档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，提高档案干部的实际操作技能和业务指导能力。要根据企业档案工作发展的需要，适时举办企业档案基础知识和业务技能培训，培养适应新时期档案工作发展要求的人才。

　　三要组织观摩学习。采取“请进来、走出去”的办法，一方面请档案主管部门的领导和业务专家上门指导，另一方面，组织档案管理人员到一些单位参观学习档案管理先进经验和具体操作技能，以促进企业档案工作健康、平衡发展。要形成基层企业与上层办公室在档案管理工作中相互协作、和谐发展的格局，定期或不定期地深入企业检查指导档案工作，发现问题，要及时通报，督促整改，力促规范。

　　3、规范管理，提高档案质量。

　　一要规范归档材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集；要创新收集手段，运用事前监控收发文件、登门寻求等形式，做到广泛收集和重点收集相结合；要把握时间要求，遵循各类档案的形成规律，适时收集；要丰富收集范围，既要收集纸质载体，又要收集照片、录音带、录像带等磁介质载体以及各种具有保存价值的实物。

　　二要规范档案整理工作。要严格按照各类档案管理要求进行整理，做到组卷合理、案卷（件）内文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确、案卷（件）封面、卷内文件目录、案卷（件）装订结实美观。

　　三要规范档案管理工作。要实行各种门类、载体档案集中统一管理，方便档案的保管和利用；要积极改善档案保管环境和物质条件，落实档案库房、办公用房和阅档室三分开，全面配置防潮、防湿、防火、防虫等安全保管和保护设备；要严格按照《档案借阅制度》开展档案借阅工作，对逾期不还、丢失、破损或发生失窃、泄密事件的，必须依法严肃查处。

　　4、更新观念，强化服务意识。

　　一要提高科技含量。要积极应用企业档案管理软件，实现档案信息输入、检索、利用等工作的现代化，为迅速、准确和全方位的档案信息服务奠定基础。

　　二要狠抓档案编研工作。在努力编篡好大事记、组织机构沿革、文件汇编等常规性编研材料的同时，主动了解单位工作动态，调查档案利用需求，深层次、多角度、全方位地开发档案信息资源，变被动服务为主动服务，事后服务为超前服务。

　　三要改进档案服务措施。要研究利用工作的规律和特点，不断完善检索手段，建立多途径、多形式、多载体的检索体系，突破传统单一、狭窄的案卷目录“一本账”的状况。

　　5、开发利用，提高利用效率。不管哪种类型的档案，都有其不容忽视的价值，即能为现实工作提供一定的参考、借鉴和依据作用，有些情况下甚至起到关键性或决定性的作用，所以企业管理人员要学会并熟练运用档案特有的功能，着力做好档案的维护工作，尽力使“死档案”变为“活资料”，从而更好地为企业发展服务。为了逐步使企业档案开发利用工作摆上重要位置，不能片面强调硬件设施，应当从软件建设入手做工作，强调平时运作情况的记载，并以此作为考核本年度档案工作目标管理的一项重要措施，以推进基层企业档案工作为现实业务服务。同时把基层企业档案建设列入基础设施计划，统筹解决基层企业档案保管条件、规范化装备、现代化设备及其他实际困难，积极争取上级业务部门下拨专款，着眼于档案工作的现代化建设，逐步从手工操作转向计算机管理，大力发展企业档案事业，早日适应新形势下企业档案工作的迫切需要。

档案管理性质作用

　　档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编着等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。在社会历史的各个阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也难以发展。在阶级社会中，档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。由于档案的内容关系到国家的政治利益和经济利益，所以中外任何国家对档案管理都有一定的保密要求，一部分档案不对外开放，而多数档案则要在规定期满后才开放。这种机要性也是档案管理工作的一种性质。

　　进行档案管理工作，要遵循集中统一管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于利用的原则。集中统一指国家全部档案要由国家设立的各级各类档案保管机构分别集中保存，并制定统一的`法规进行管理。维护完整有两方面的含义：一是从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；一是从质量上要保持档案的有机联系，不能人为割裂分散或零乱堆砌。维护安全也有两方面的含义：一是力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；一是保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。便于利用是全部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标准。档案是历史的见证，都反映一定的历史事实，不允许任意篡改或修正，所以维护档案的真实性，保持档案的原貌，也是档案管理工作必须遵循的原则之一。

　　档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。

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档案管理现状

　　社会现代化的发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化。其档案管理在系统中，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中。把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息。必须有一个精选的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性，真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的`必然趋势。

　　1、社会的现代化发展管理软件缺乏统一性。

　　档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

　　2、档案管理基础工作标准化规范化仍需改进。

　　档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差。案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

　　3、档案管理的技术标准，组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

　　4、档案信息管理人员的素质有待提高。

　　实现档案信息电子化。首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

档案管理的六大步骤

　　操作流程一：证件查验

　　证件查验，即由档案馆工作人员对来馆利用者所持有的证件是否合法、是否齐全进行检查和验证。

　　经过档案馆工作人员查验，证件合法、齐全的利用者，方可利用档案馆保存的档案。应当注意的是：利用档案馆保存的开放档案所要求持有的证件，与利用档案馆保存的未开放档案有所区别；中国公民和组织利用档案馆保存的档案所要求持有的证件，与外国组织和个人有所区别；大陆公民利用档案馆保存的档案所要求持有的证件，与台、港、澳同胞和华侨有所区别。

　　（一）利用开放档案应持有的证件或者手续

　　中华人民共和国公民和组织，持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明，可以利用档案馆保存的已开放的档案。

　　台、港、澳同胞和华侨如查取本人及其亲属历史证明，可持本人回乡证和身份证等有效证件，直接到有关档案馆利用；利用其它开放档案，须经大陆邀请单位、合作单位或接待单位介绍，提前30天向国家档案局或有关档案馆提出申请，说明自己的身份和利用档案的目的与范围以及其它有关情况。

　　外国组织和个人利用我国各级国家档案馆已开放的档案，凡已经我国有关主管部门的介绍和保存该档案的档案馆的同意的，可以直接到各级国家档案馆阅览、复制摘录或以函、电等方式利用已开放的档案。这里的有关主管部门一般指的是我国负责外事工作的部门或外国组织或个人来华的接待单位的主管部门。具体程序是：外国组织或个人根据与我国各级政府及其工作部门签订的有关文化交流协定利用我国各级国家档案馆已开放的档案，可通过签订协定的我国有关部门介绍，提前30天向有关档案馆提出申请。以其他途径利用中央级和省（自治区、直辖市）级国家档案馆的档案，可提前30天向国家档案局或有关档案馆提出申请。利用地区（市、州、盟）级和县（市、区、旗）级国家档案馆的档案，可提前30天向国家档案局或有关省（自治区、直辖市）档案行政管理部门提出申请。申请利用档案者须说明自己的身份和利用档案的目的与范围以及其他有关情况。

　　（二）利用未开放档案应持有的证件或者手续

　　中华人民共和国公民个人利用档案馆保存的未开放档案须持有所在社区、街道、乡（镇）出具的介绍信、身份证及档案形成单位同意盖章的证明材料。中华人民共和国组织利用本单位形成的未开放档案须持有本单位出具的介绍信；利用其他单位的未开放档案同时还须出具经档案形成单位同意盖章的证明材料。

　　台、港、澳同胞和华侨利用档案馆保存的未开放档案，除持有与利用档案馆保存的开放档案需要持有的证件和手续外，还须出具经档案形成单位同意盖章的证明材料。

　　外国组织和个人利用我国各级国家档案馆保存的未开放档案，除持有与档案馆保存的利用开放档案需要持有的证件和手续外，还须出具经档案形成单位同意盖章的证明材料。

　　操作流程二：信息登记

　　信息登记，即由利用者和档案馆工作者共同填写《档案利用登记表》，登记利用者情况及其所查档案情况的有关信息。

　　（一）利用者登记填写的信息

　　由利用者登记填写的内容信息，主要包括单位名称、利用者姓名、有效证件号码、查档内容、联系方式等项目。具体填写要求是：（1）“单位名称”项目应准确填写利用者所在单位的全称或者规范通用简称。

　　（2）“利用者姓名”项目应准确填写利用者的姓名，必要时同时填写“职务”、“级别”等内容信息。

　　（3）“有效证件号码”项目应准确填写利用者的有效证件（比如身份证、工作证等）的名称及其号码；出具单位介绍信证明的，如果介绍信是在没有编码的空白稿纸上书写的，可不填号码。

　　（4）“查档内容”项目应准确填写所要查档案的单位名称、年度、文件发文字号、文件标题等内容，利用者如果事先不熟知所要查档案的具体内容，可在档案馆工作人员提取档案后再具体准确填写。

　　（5）“联系方式”项目应准确填写利用者的联系电话、手机号等内容，必要时同时填写“通讯地址”、“邮政编码”、“电子邮箱”、“QQ号”等内容信息。

　　（二）档案馆工作人员登记填写的信息

　　由档案馆工作人员填写的内容信息，主要包括所查档案单位名称、档案存放位置、提取档案卷（件）数、档案出入库时间及档案利用情况和效果等项目。

　　具体填写要求是：

　　（1）“所查档案单位名称”项目应准确填写利用者所要查的档案形成者的单位名称的全称或者规范通用简称。应当注意的是：利用者“所查档案单位名称”和利用者“单位名称”有时是相同的，有时是不同的，两者不可混淆。另外，有些《档案利用登记表》将此项目设计为“所查档案全宗名称”，但填写内容与方法大同小异。该项目一般在经过“档案检索”确认所查档案后填写。

　　（2）“档案存放位置”项目应准确填写利用者所查档案的具体存放位置，包括楼号、楼层、房间号、档架（柜）号、栏号、格号等内容。该项目一般在经过“档案检索”确认所查档案后填写。

　　（3）“提取档案卷（件）数”项目应准确填写档案馆工作人员为利用者提取的档案的卷数或者件数。该项目一般在提取档案后填写。

　　（4）“档案出库时间”项目应准确填写档案出库的具体时间，包括年、月、日等，必要时同时填写时、分。该项目一般在提取档案后填写。

　　（5）“档案入库时间”项目应准确填写档案入库的具体时间，包括年、月、日等，必要时同时填写时、分。该项目一般在利用者还档后、档案入库前填写。

　　（6）“档案利用情况和效果”项目应准确填写利用者利用档案的具体情况和产生的效果，包括利用档案所解决的具体问题以及所产生的经济效益和社会效益。该项目一般在利用者反馈档案利用情况和效果信息后填写。

　　操作流程三：检索提档

　　检索提档，即由档案馆工作人员或者利用者运用档案检索工具查到利用者所需档案，并由档案馆工作人员从库房中提取该档案交由利用者利用。检索提档包括档案检索和档案提取两项内容。

　　（一）档案检索

　　所谓档案检索，是指档案馆工作人员或者利用者，根据利用者所提供的查档内容，运用档案检索工具，查找利用者所需档案的过程。档案检索的过程主要有下列几个步骤：

　　①分析利用者利用档案的具体要求；

　　②选定档案检索工具，确定档案检索途径和方法，如按分类途径、按主题途径，或按全宗构成者、责任者、年代以及其他途径检索；

　　③按照选定的档案检索途径及其档案检索标识，如分类号、主题词等查取利用者所需档案；

　　④通过一定的方式，将档案材料或编成的档案目录提供给利用者。档案检索分为计算机检索和手工检索。

　　1.计算机检索

　　所谓计算机检索，是指档案馆工作人员或者利用者，根据利用者所提供的查档内容，运用计算机等现代检索工具和手段，查找利用者所需档案的过程。计算机检索一般采用软件管理，可对档案馆保存的档案进行案卷级、文件级条目检索和全文查阅。计算机检索普遍应用于一些现代化程度较高的档案馆，而一些现代化程度较低的档案馆很少应用。

　　2.手工检索

　　所谓手工检索，是指档案馆工作人员或者利用者，根据利用者所提供的查档内容，运用手工档案检索工具，查找利用者所需档案的过程。手工档案检索工具大体上分三种类型：一是以馆藏全部档案为对象的检索工具。主要有《档案馆指南》、《全宗名册》、《档案存放地点索引》、《分类目录》等。《档案馆指南》是一种全面介绍档案馆情况和馆藏档案内容、指导利用者查阅利用档案的具有报导性的叙述式检索工具；《全宗名册》是一种全面揭示馆藏全部全宗情况的具有查找性与报导性的书本式检索工具；《档案存放地点索引》（亦称《档案存放位置索引》）是一种指明档案存放位置或者指明各档案库房保存档案情况的具有查找性的书本式（或者卡片式、图标式）检索工具；《分类目录》是一种简明扼要的具有查找性的卡片式检索工具。二是以一个全宗档案为对象的检索工具。主要有《全宗卷》、《案卷目录》、《案卷文件目录》、《全宗介绍》等。《全宗卷》是一种全面介绍全宗历史概况（包括全宗介绍、全宗说明、分类方案、立卷计划、保管期限表、案卷目录、档案移交分年统计表等）的具有查找性的检索工具；《案卷目录》是一种以案卷标题为基本单位、按时间顺序排列组合的具有查找性与报导性的书本式检索工具；《案卷文件目录》（亦称《卷内文件汇集》或《全引目录》）是一种以案卷和单份文件为检索单位、按时间顺序排列组合的全面揭示馆藏档案内容和成份的同时兼有查找性与报导性的书本式检索工具；《全宗介绍》是一种介绍档案馆藏某一个全宗档案内容和成份及其利用价值的具有报导性的书本叙述式检索工具。三是以馆内各全宗为对象的检索工具。主要有《专题目录》、《人名目录》、《专题介绍》等。《专题目录》（亦称“专题索引”）是一种以书本目录形式集中系统地揭示档案馆有关某一专题的档案内容和成份的具有查找性与报导性的检索工具；《人名目录》（亦称“人名索引”）是一种按人名姓氏笔划笔顺编排的具有查找性的书本式（或者卡片式）检索工具；《专题介绍》（亦称“专题指南”）是一种按照一定题目以文章叙述形式综合介绍档案馆藏有关该题目档案的具有报导性的检索工具。

　　（二）档案提取

　　所谓档案提取，是指档案馆工作人员在档案库房中提取利用者所需档案交由利用者利用。

　　档案提取的一般程序是：

　　①档案馆工作人员或者利用者运用档案检索工具查找到利用者所需档案；

　　②档案馆工作人员运用《档案存放位置索引》等工具找到利用者所需档案在档案库房中的具体存放位置；

　　③档案馆工作人员在档案库房中提取利用者所需档案；

　　④档案馆工作人员填写好档案代理卡（亦称“档案代卷卡”）放到所提取档案位置；

　　⑤档案馆工作人员将提取的档案交由利用者利用。

　　档案提取，应注意以下事项：

　　（1）档案馆提取档案时应将档案代理卡放在档案原来存放的位置上，还档时再把它取下；

　　（2）档案代理卡应注明所提取档案的基本情况，具体包括提取档案的档号、题名、借阅人姓名与单位、借阅日期和还回日期等内容；

　　（3）档案馆工作人员将提取的档案交由利用者利用时应当场检查档案的齐全完整情况并作记录，以便还档时核查。

　　操作流程四：阅览摘录

　　阅览摘录，即由利用者到档案馆内专设的阅览室、接待室等场所查阅档案，将其中所需要的部分誊抄下来以供自己今后查证、研究之需。阅览摘录包括档案阅览和档案摘录两项内容。

　　（一）档案阅览

　　所谓档案阅览，是指利用者到档案馆内专设的阅览室、接待室等场所查阅其所需要的档案原件或档案缩微品、复制件。利用者阅览档案时应保持室内安静和清洁卫生，遵守档案阅览各项规定，尽力做到“十个严禁”：

　　（1）严禁大声喧哗；

　　（2）严禁随地吐痰；

　　（3）严禁乱丢杂物；

　　（4）严禁吸烟；

　　（5）严禁吃零食；

　　（6）严禁乱扔果皮纸屑；

　　（7）严禁在档案上划线、打勾、作记号；

　　（8）严禁折叠档案；

　　（9）严禁拍照；

　　（10）严禁涂改和拆撕档案。

　　档案阅览一般在档案馆内进行，档案原则上不能外借，确需外借的要遵守以下规定：

　　（1）档案原件一般不外借，确因工作特殊需要，应按规定办理外借审批手续；

　　（2）外借档案只限于借用本单位的档案；

　　（3）外借档案必须由利用单位向档案馆提出申请，说明外借原因、借阅内容和借阅期限，经本单位主要领导同意，涉及本单位党、政办公会议记录及人事切身利益的档案，需经单位主要领导签字；

　　（4）档案馆收到外借申请，报送主管领导或分管领导审批，方可外借，外借期限一般为3天，如遇节假日，档案必须收回馆内保存，确需要延长的，应办理续借手续；

　　（5）外借的档案，严禁撕毁、折叠、污损、拆散、抽出或剪裁档案；

　　（6）严禁在外借档案上划线、圈点、打叉、涂改；

　　（7）档案归还时经检查无误，方能注销，如发现缺少或遗失，追究借阅人责任；

　　（8）逾期不还，将收取滞纳金，并取消外借资格，造成档案丢失、损毁的，按照有关规定处罚。

　　（二）档案摘录

　　所谓档案摘录，是指利用者在档案馆利用档案过程中，将其中所需要的部分誊抄下来以供自己今后查证、研究之需。利用者摘录档案时应遵守档案馆有关规定，尽力做到以下十个方面：

　　（1）利用者经档案馆工作人员同意后可以摘录已开放的档案；

　　（2）单位利用者可以摘录本单位全宗的档案；

　　（3）个人利用者及查阅非本单位全宗档案的单位利用者，一般不得摘录未开放的档案内容，如确有特殊需要，须书面向馆长申报同意后才能摘录；

　　（4）利用者摘录的档案抄件，档案馆不予证明，抄件经档案馆工作人员同意后方可带走；

　　（5）利用者摘录档案需用档案馆提供的专用稿纸；

　　（6）利用者摘录档案内容只限根据其利用目的调阅档案的有关部分，不得抄录与所查问题无关的内容；

　　（7）利用者摘录的档案抄件，内容属于开放档案的或单位利用者利用本单位全宗案卷的，可在研究著述中部分引用，但不得整段或全文发表；

　　（8）利用者摘录的档案抄件如需全文发表，须事前征得档案馆同意并签订书面协议；

　　（9）利用者摘录的档案抄件，涉及有关单位和个人知识产权归属问题的，按国家有关法律法规的规定办理；

　　（10）利用者摘录的未开放档案的内容，非本单位利用者不得在公开著述中直接引用，更不得擅自发表。

　　操作流程五：复制证明

　　复制证明，即由档案馆工作人员通过一定方法为利用者复制其所需要利用的档案内容的复制件，出具证实某种事实在档案内有无记载、如何记载的档案证明，供利用者带回利用。复制证明包括档案复制和档案证明两项内容。

　　（一）档案复制

　　所谓档案复制，是指对利用者所需要利用的档案内容，由档案馆通过摄影、复印、拓印、打字等方法为其复制档案原件，供利用者带回利用。档案复制的一般程序是：

　　①利用者向档案馆提出制作档案复制件的申请，说明制作要求、份数和用途；

　　②档案馆履行审批手续；

　　③档案馆工作人员根据利用者要求制作档案复制件，并与档案原件认真校对；

　　④档案馆工作人员在档案复制件上注明出处，并加盖档案馆印章。档案复制应注意以下事项：

　　（1）利用者要求复制所查阅的档案馆保存的档案，须符合国家有关档案、保密和保护知识产权的规定，保护有关当事人的合法权益，并须符合利用目的。

　　（2）利用者要求复制档案馆保存的档案，一律要填写复制档案申请单，经批准后档案馆代为复制。

　　（3）利用者要求复印已开放的档案，凡属编史修志和专题研究，需要复印较多（50页以上），应征得档案形成单位同意，经馆长批准后才能复印；凡属复印本人及其亲属历史证明档案的，经负责档案利用的科长批准后才能复印；外国组织和个人查阅并复印档案，按国家档案局颁布的《外国组织和个人利用我国档案试行办法》办理。

　　（4）利用者复印未开放的'档案，复印的内容、数量一律报经馆长审查决定；“三密”档案不予复印，如因特殊情况，必须复印的，应征得档案形成单位同意后由馆长批准复印。

　　（5）档案馆所有未开放的档案经有关程序批准后才能复制，复制件在5天内退回档案馆销毁。

　　（6）所有利用者的复制申请单，档案馆工作人员必须保留归档备查。

　　（7）档案的复印由档案馆负责，不得由利用者自行复印或外借复印，复印件一般只限一份，并加盖档案馆的印章；档案复制件经档案馆盖章，注明原件档号，具有与档案原件同等效力。

　　（8）利用者将盖有档案馆印章的档案复制件带出馆外需交一定数额的押金，待凭证作用完成后，须将档案复制件送还，并取回押金。复印的档案材料必须严格按程序做好登记手续，属于用后退回档案馆处理的复印件，档案馆工作人员按时追回并依规章制度进行销毁。

　　（9）利用者要求复制（印）档案馆保存的照片、录音带、录像带等非纸质载体档案，一律由档案馆代为办理。

　　（10）从档案馆复制的档案，使用单位和个人均不得以任何形式公布、陈列展出或再行复制。

　　（二）档案证明

　　所谓档案证明，是指档案馆根据机关、团体或个人的询问和要求，证实有关某种事实在馆藏档案内有无记载和如何记载而出具的书面证明材料。

　　制发档案证明的一般程序是：

　　①利用者向档案馆提出制作档案证明的申请，说明制作要求和用途；

　　②档案馆履行审批手续；

　　③档案馆工作人员根据利用者要求查找有关档案材料，综合编写档案证明，并与档案原件认真校对；

　　④档案馆工作人员在档案证明上加盖档案馆印章。制发档案证明，是一种政治性、政策性很强的服务方式，应注意以下事项：

　　（1）档案馆工作人员应根据有关利用者的合理申请或询问来制发档案证明；

　　（2）档案馆工作人员制发档案证明必须根据档案馆保存的可靠的档案原件或副本、抄本来编写；

　　（3）档案馆工作人员须在档案证明上注明档案材料的出处和根据；

　　（4）档案馆工作人员制发档案证明，要以引述和节录档案馆保存的档案原文为主要编写方法；

　　（5）档案证明的内容范围必须确定，不应超出经过审核的证明范围而罗列其他材料；

　　（6）档案证明的文字必须准确、客观、明了，档案馆工作人员不得根据主观认识，擅自解释有关档案内容；

　　（7）当编写档案证明依据的档案馆保存的档案原文内容互有矛盾时，档案馆工作人员要一并写入，以便利用者参考；

　　（8）档案馆工作人员应严格审核档案证明有关内容，出具档案证明要使用专用的证明用纸，留底备查；

　　（9）档案馆工作人员对初步编写后的档案证明，必须进行认真的校对，并在确认无误后加盖档案馆印章；

　　（10）档案馆出具的档案证明，经司法部门或主管部门认可后方具备法律效力；未经司法部门或主管部门认可，不具备法律效力。

　　操作流程六：还档反馈

　　还档反馈，即由利用者归还利用完毕的档案，经档案馆工作人员核查无误后放回档案库房原来位置，同时向档案馆工作人员反馈档案利用效果信息。还档反馈包括还档入库和效果反馈两项内容。

　　（一）还档入库

　　所谓还档入库，是指利用者归还利用完毕的档案，经档案馆工作人员核查无误后放回档案库房原来位置，取下档案代理卡。还档入库的一般程序是：

　　①利用者将利用完毕的档案归还档案馆工作人员；

　　②档案馆工作人员当面核查利用者归还的档案是否齐全完整；

　　③档案馆工作人员和利用者履行档案归还签收手续；

　　④档案馆工作人员将归还的档案放回档案库房原来位置并取下档案代理卡。还档入库，应注意以下事项：

　　（1）利用者归还档案时，应按规定履行签字、登记、注销等手续；

　　（2）档案馆工作人员对利用者归还的档案，应当面仔细清点，核查无误后方可签字注销；

　　（3）档案馆工作人员清点核查归还档案的重点是：是否拆卷、抽换和撕卷，是否折叠档案，是否在档案上划线、圈点、涂写、写眉等内容；

　　（4）档案馆工作人员如果发现利用者归还的档案有损坏和丢失现象，应及时报告馆长，以便及时做出相应补救措施；

　　（5）档案馆工作人员对利用者归还的档案核查无误后，应及时放回档案库房原来位置，同时取下档案代理卡。

　　（二）效果反馈

　　所谓效果反馈，是指利用者向档案馆工作人员反馈利用档案所解决的具体问题以及所产生的经济效益和社会效益。

　　为确保及时全面收集利用者反馈的档案利用情况和利用效果，档案馆应建立健全档案利用效果登记制度，努力做到：

　　（1）利用者利用档案完毕，档案馆工作人员要及时进行利用效果信息的收集工作，对不能当场体现利用效果的，要跟踪收集；

　　（2）利用者利用档案即时取得效果的，档案馆工作人员要请利用者应当场填写利用效果信息，并签名确认；

　　（3）利用者在利用档案后，无法当场确定利用效果时，应将“利用效果登记表”带回，并尽早寄回档案馆，档案馆工作人员要及时催收“利用效果登记表”；

　　（4）利用效果登记表，须盖上利用者单位公章，以作证明；

　　（5）档案馆工作人员对收回的“利用效果登记表”，应及时整理存档；

　　（6）档案馆工作人员对利用本馆档案取得的社会、经济效益事例，要及时编写“档案利用效果实例”。

　　档案利用效果实例的编写要素主要有七：

　　（1）利用者的单位、姓名、身份；

　　（2）利用档案的确切时间和地点或提供档案的档案馆；

　　（3）利用档案的目的和动因；

　　（4）利用档案的内容、成分或数量、人次；

　　（5）利用档案所获得的经济效益和社会效益；

　　（6）该实例的提供者；

　　（7）档案利用实例要冠以鲜明准确的标题。

　　档案馆工作人员编写档案利用效果实例，应注意避免出现以下五种情况：

　　（1）只有事件而没有结果；

　　（2）只有结果而没有利用过程；

　　（3）不够典型，缺乏生动；

　　（4）编写的要素不全，叙述不完整、利用不明确；

　　（5）缺乏真实，事实有水分，效益计算的不科学，不能使人信服。

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