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如何降低企业行政费用
导语：对于经营者来说，提升企业的利润只有两个办法：提高营业额，或者降低成本。而降低成本并不意味着要降低产品和服务的质量。采购费用中的15%至40%以及收入的25%都花在与产品和服务无关的企业日常运行上，包括行政费用、保险费、通信和出差费，以及办公耗材，企业可以从这方面着手节省运营成本。”下面为大家带来如何降低企业行政费用，快来看看吧。
如何降低企业行政费用
1.合理安排供应商的地位：
会计报表的分析结果显示，至少在某些方面，有些供应商过于重要而唯一了，减少这种情况就可以省下一些钱。
2.优化支出：
减少某种产品或者服务的使用量或者特殊要求就可以大大地省下一笔。别选择那些品质高到超出需求的产品和服务，够用就好，否则浪费的钱就很可观。
3.找一家外部机构或者专业的采购公司来合作：
财力不甚雄厚的中小企业更需要第三方的支持，其介入会减低公司的整体费用。根据企业规模的大小，第三方会提供不同的采购和费用方案，这也是优化费用的好方法。
具体来说，这类服务公司的最大好处是能够迅速地提供具体的实施方案。而从管理者的角度看，让员工承担优化财务组合的任务就意味着让他们在日常工作里加上分析xx等额外的事情，与其如此，不如直接向专业的第三方提需求，沟通会容易得多。
这一领域的第三方机构有两种服务模式：
第一种模式，专业的“成本杀手”机构会派出一位专家进行调研，并设立优化项目组，收费水平取决于他们为客户省下了多少钱，并从中抽取固定的百分比。
第二种模式，企业加入某个第三方机构的客户团之后，就能享受一些产品和服务的优惠价格，不受任何采购量的限制，只要从列表上画勾即可。这是因为，几家企业组团之后，议价能力就大大提高了，同时税费方面也会节省不少，很适合那些50人以下的小企业。
最后，不论企业的规模有多大，优化行政成本都会带来积极的结果。除了节省费用之外，重新处理相关的采购合同也会促使供应商提高服务质量。当然，从分析到最后采取行动，中间还有很多事情要做。作为管理者，面对变化的态度要果断而非犹豫不决，新的做法能加速企业的成长，而且往往员工们会比管理者接受得更快。
公司行政经费开支管理规定
一、严格控制费用支出
1、坚持“事前计划、事中监控、事后审查”原则。
2、对一次性开支0.2万元以上的费用开支和采购，承办人、部室应事先提出书面预算，交财务审核，报公司总经理审批后执行。
对外签订经济合同协议，承办人、部室需事前知会财务部门，由财务部门对会签，对合同的标的、金额、支付时间、税费的扣除、票据的出具把关。
3、对交通费、误餐费、零星费用开支据实严格报销制度。
4、贯彻费用发生牵制原则。发生费用时原则上应有两名以上人员共同参与，切实树立责任意识、法律意识。
5、费用报销要求提供完整、真实的原始资料，并严格按程序报批。各环节人员应严格履行责任，共同防止资料不全面、项目不齐全、手续不到位、内容不真实等费用报销行为的发生。
二、实行“一只笔审批”
“一只笔审批”即只有公司董事长(或总经理)具有开支审批权。
三、费用报销程序、期限、审核签批手续
1、经办人必须提交合法、真实、完整的原始资料方可报销费用，所需提供的原始资料包括发票、清单、合同、预算、呈批件等。
2、实行按期报帐相结合制度。因公出差、组织会议及业务活动、大型采买等费用开支必须按次在事项完成后7个工作日内及时报帐。
3、市外费用开支应严格履行节约原则，报销应由专人借支备用金和专人负责报账，经理审批后，按报账原则报销费用。
具体报销程序如下：
1、经办人在发票等单据背面逐张注明经办人姓名及时间等事项，并经证明人签字证实。购买实物的，还应由验收人或使用人签字。
其中：⑴、小型票据要求逐张、并按费用时间发生先后的顺序整齐地粘贴在
“原始凭证粘贴单”上，一次性注明用途、金额、粘贴的小型票据张数、经办人姓名及时间等事项，并由证明人、验收人或使用人等签字认可。
⑵、经办人对餐饮票、油票必须另附纸张详细注明每笔费用用途、时间、接待单位及人数，证明人签字证明，严禁在发票背后注明否则不予报销。
⑶、办公用品、烟酒等实物购置必须还由验收人签字，并办理出入库登记手续，随时接受总经理和财务的核对检查
2、经办人将以上原始资料汇总，填写“费用报销单”，交财务审核，财务对所报费用的真实性、合法性、完整性等事项进行核定。
对不真实、不合法的原始凭证财务将不予接受，并向公司总经理报告;对记载不准确、不完整的原始凭证财务将予以退回，并要求按照国家统一的会计制度的规定更正、补充。
原始凭证记载的各项内容均不得涂改。原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或者更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。
3、经办人持经过负责人核实、财务审核的“费用报销单”等单据报公司总经理审批，此后方可到财务办理签名领款手续。
四、借支备用金制度
1、因公借支必须由借款人填写“借款单”，注明大小写金额、用途等事项，财务审核，报公司总经理审批后到财务领取所借款项。
2、借支的一次性备用金必须在所办理事项完成后及时办理报账手续，在事项完成后7个工作日内及时报帐。即报即清，不得拖欠。超出报帐期限的，财务将不予新的借支。
3、临时聘用的员工原则上不得借支备用金。
五、各项费用的具体管理规定
1、办公用品
公司办公用品(日耗品、烟、酒)由综合部统一归口管理，统一采购和保管，设立办公用品登记簿，公司其他人员登记领用。除特殊情况，员工不得自行购置办公用品，否则一律不予报销。
购置应采用批量购置的办法，到固定销售点定期采购。确定固定采购点应进行市场调查并进行询价，遵循价廉物美、售后优质服务的原则，定价时要有两人在场。对现购现用的办公用品，由使用人在发票上签收。
加强物品使用管理，明确责任人员，杜绝浪费、流失等现象。建立健全验收核定、领用登记和库存保管制度。领用物品应注明名称、数量、领用部室等事项，并由领用人签收。
2、电话费
办公电话应厉行节约，杜绝浪费行为。
电话等通讯费用限额控制，超支自负。
报销标准如下(暂定)：公司总经理成员实报实销，项目牵头人300元/月，其他暂不报销。
3、会务费
公司召开各种会议，需在宾馆举行的，会前应会同综合部、财务作好计划，明确会议规模、经费标准和总额，报公司总经理批准后，方可执行;由综合部协同主办人负责会务安排。
如突破会议费总额，需报公司总经理批准后，才能凭据报销。会议费用结算必须有财务人员参与，采用转帐方式结算，不得用现金支付。
会务费报销时除会务发票外，还应由主办人提交正式的会议通知、签到表及会议纪要。
4、招待费
工作接待用餐、住宿原则上应在食堂进行安排。在市内，公司将接待用餐及住宿实行定点。接待人与综合部商定接待事宜，并按照接待标准执行。经公司总经理批准需要外出招待的，应填制“接待审批单”，注明事由、被接待单位及人数、经手人，由部室负责人核实，报公司总经理审批后，由综合部负责安排。
5、食堂伙食补助
食堂伙食补助标准为员工15元/人/天。食堂应加强管理，设置账簿进行登记，定期接受财务的检查，堵塞漏洞，杜绝浪费，不得超支。
6、机动车辆使用费
公司所有车辆实行定点维修、IC卡加油管理，由公司指定维修厂和加油站，公司和厂、站签订好维修、用油协议，财务留一份原件作为结算、付款依据，综合部每次加油充值时须将加油站打印出来的充值车辆加油记录单附后交财务审核，报公司总经理批准后财务付款充值。
车辆油料费应严格控制，综合部对每台车辆每公里定额消耗量进行比较、核算、考核，每月公布。车辆通行费的控制：各驾驶员根据“车辆通行费登记表”逐次登记，报销时车辆通行费经用车人签字确认后，财务审核，原则上每月凭通行费票报销一次，严禁虚报、多报费用，一经发现第一次以虚报、多报票据金额的五倍处罚，第二次开除驾驶员资格。
车辆修理费的控制，由综合部结合每台车的实际情况，公司总经理批准后，交财务执行。每次维修费在500元以上的必须由综合部提出维修计划，报公司总经理批准后方可执行。如车辆去外地出差，发生修理费用一般不予报销，特殊情况需乘坐人证明及车辆负责人同意，公司总经理批准。维修保养费用的结算必须加附项目清单，并经驾驶员和车辆负责人签字核实。建立健全维修保养所需更换零配件的缴旧制度。
综合部应建立车辆台帐，统一按车号实行单车核算，定期将费用通知驾驶员。实行单车核算，以此作为驾驶员评先依据，建立健全驾驶员费用考核制度。
7、差旅费
严格按照黄冈市财政局黄财行《黄冈市市级国家机关和事业单位差旅费管理办法》报销差旅费，但不再发放出差伙食补贴和市内交通费补贴。
乘坐飞机必须由公司总经理批准同意，否则财务不予报销。
外出考察培训的，需有邀请函或培训通知及相关考察培训报告并经总经理事先批准否则财务不予报销。
企业费用管理制度
一、费用管理原则。
1、本着节约开支原则，加强对费用管理。
2、加强对费用总额控制，实行预算管理。
3、严格执行费用预算，对超预算支出，财务有权拒支。
4、各经营公司审批权限分级：部门级签字权限，总经理签字权限，总经理室会同签字权限。
5、严格执行各项费用开支标准和审批权限，对超标准开支，超权限审批，财务有权不予办理。
二、费用项目分类、开支标准和审批权限。
1、货物运输费：购进货物、销售货物而支付运输费用，凭运费发票经总经理或授权人审批、财务审批后报销。对外支付运费、使用车队车辆费、销售保险费、其它。
2、广告费：影视广告费、报刊广告、展示会费用、宣传品印刷费、挂历费、其它。
（1）收回代垫广告费（从供应商处取得广告费返款，为广告费支出抵减）
（2）凡属广告费用开支无论是否能从供应商处收回都计入广告费，经营公司为销售业务部门垫付广告费列入其他应收款代垫广告费户，由分公司部分承担凭销售业务部门与分公司广告费协议及发票或复印件列入广告费。
（3）广告宣传费开支，年初需编制广告宣传年度计划和广告费专项预算，经审批后报财务备案，财务根据计划和预算执行。
（4）未在年初计划和预算中单项广告宣传活动费，应在事前将明细计划上报主管部门审批，审批后送财务备案，财务部根据审核批准后广告宣传活动费开支预算表，按表中所列项目予以借款、报销。广告费用项目之间不得转换。
（5）集团公司各销售业务部门拨付广告费，采取专款专用原则进行核算、管理，借款、报销时必须说明用途。
（6）广告宣传费必须经总经理签字方可借款、报销。
3、咨询、诉讼费。
（1）在预算范围内法律诉讼费，需经总经理室会同签字审批，同时将情况说明报送集团公司备案。
（2）在预算范围内，单笔咨询费在1000元以上，需经总经理室会同签字审批；单笔咨询费在2000元以下，由总经理进行签字审批。
（3）超出预算范围，应编写新增预算报告报集团公司审批，审批后方可使用。
（4）所有咨询费支出均需取得咨询业专用发票后报销，通过支票、汇款方式付款。
4、邮电费：邮寄费、市话费、长话费、传真费、bp机服务费、移动电话费、网络通讯费、其它。
（1）一般邮电费，由各部门具有签字权限负责人签字审批。
（2）bp机服务费，由经营单位总经理或办公室授权人审批。
（3）网络使用费（如intnet），列入预算由经营单位总经理审批；未列入预算报上级主管部门审批。
（4）移动电话购置前必须经上级主管部门审批，费用限额为每月600元/部，总经理每月800元/部，超出部分由使用人承担，特殊情况，需由经营单位总经理室会同签字审批后方可报销。
（5）接受捐赠手机，需到商务部固定资产办公室专管员处办理固定资产增置手续后，才能报销相应通讯费用，否则不予报销。
5、外埠差旅费。
（1）出差到北京、海南、广东、福建、上海地区。
（2）出差到其他地区。
（3）单人住宿，住宿费标准可提高标准50%。
（4）公司有签约饭店，要在指定饭店住宿。
（5）住宿费用超过标准，超过部分一律自理。
（6）长途（累计往返时间在8小时以上）押运货物，按每8小时补贴50元。
（7）因公出国按临时出国及赴港澳人员费用开支标准规定。
（8）属于费用标准以内金额，用支取凭单领取，不需报销。若公司领导批示金额高于按费用标准计算金额，多出部分用借款单借出，回国后用境外票据报销。
6、运杂费：市内交通费、租车费、车队用车费、其它。
（1）报销出租车票必须填写出租车票报销登记表，必须写清乘车人、起点、终点、详尽事由，部门具备签字权负责人需对其内容认真审核、签字，附在报销单后。
（2）出租车票自乘车日期一个月内报销，超过一个月不予报销，报销登记表内容填列不详，不予报销。
（3）各公司因车辆运力不足而租车、包车费用，必须经总经理室会同签字审批（长期租包车要签定协议），报集团公司备案。
（4）货物运输费用由总经理或授权人审批。
（5）汽油、养路、保险费由总经理审批。
7、办公费：印刷费、办公用软件、内部领用、其它。
（1）办公用品及办公设备消耗：指办公用品及办公设备耗材消耗开支。
（2）1000元以下办公费用，由各部门具备签字权负责人审批。
（3）1000元以上办公费用，由总经理审批。
（4）超出预算额度办公费用，由各经营单位事先报送增加办公费预算报告，待批准后方可办理借款、报销手续。
（5）所有办公费发票均应列明购买名称或清单。
8、业务往来费：招待费、礼品费、其它。
（1）客户费用：为客户拿来发票报销费用，包括市内交通费、餐费等。
（2）凡报销招待、礼品费，需填写招待、礼品费支出审批清单，应列明所招待客户单位名称、姓名、人数、标准，并由有关负责人审核批准后，方可借款报销。
（3）一次招待、礼品费在200元以内，由各部门具备签字权负责人审批。
（4）一次招待、礼品费在500元以内，由总经理审批。
（5）一次招待、礼品费在2000元以内，由总经理室会同审批。
（6）一次招待、礼品费在2000元以上，需经分公司总经理签批后报账。
（7）为进一步规范支付业务活动费，有效地控制招待费支出，凡市内招待费超过100元，必须使用支票结算，否则需经总经理或其授权者审批。
（8）副总经理以下人员，在外地出差期间，未经批准，不得用公款请客吃饭，特殊需要应事先申请，由总经理审批。员工出差期间，非业务性餐费一律自费。
（9）因公外出或加班午餐、晚餐，餐费开支标准不得超过20元/人次（报销单据需注明就餐人数、姓名）。
（10）礼品领取以及购入报销，必须附有发往何处说明清单；大宗礼品购入要附有入库清单，并设专人管理。
9、会议费：自行组织会议、参加外单位会议、公司会议室使用费。
（1）自行组织的各类会议费用，应事先报会议费用计划，经总经理室会
同批准后，方可借款报销。
（2）外出参加会议，须持会议通知和有关单据到财务部报销。
10、劳务费：临时人员三个月以内劳务报酬支出。
劳务费支出必须填列劳务费支出凭单按内容真实填报经总经理签批后到财务部取款。
11、修理费。
（1）设备修理费。
（2）房屋修理费：不改变房屋结构修理费。
（3）房屋装修费：改变办公环境房屋装修费。
（4）商品修理费：各分公司经营代理商品，作为售后服务而发生商品维修费。
（5）产品、商品售后维修服务开支由各部经理或其授权人审批。
（6）办公、生产经营设备维修，需经固定资产管理部门审批后，方可借款、报销，1000元以下由总经理或其授权人审批，1000元以上报固定资产管理部门审批备案后，方可借款、报销。
（7）房屋维修：所有房屋维修，应在当年预算范围内提出维修装修方案，在预算范围内，由总经理室会同审批。
12、货物保管费：内部分配数、其它。
（1）仓储费用：支付货物仓储保管费用。
（2）财产保险费：为货仓保管货物支付保险费。
13、内部车辆费：汽油费、养路费、修车赞、验车费、车辆保险费、其它。
（1）分配用车费。
（2）车辆保险费由总经理审批。
（3）内部用车费，制定内部用车收费标准、由各部门负责人进行审批，财务部将此费用分摊到各用车部门。
14、各种税费：除增值税、营业税、所得税以外其他税费，按税法规定执行。
15、风险准备金：坏账准备金，削价准备金。按政府规定比例计提两金，而不是公司内部管理加提两金。
公司发生坏账损失、削价损失，需报经总经理审批，上级主管、集团财务部备案后才能列入坏账处理。对外核算执行国家规定标准，责任会计核算考评。
三、员工福利费管理：
财务部按照人力资源部制定公司职工福利费管理使用办法，制定相关内容借款、报销制度。
（一）医药费管理。
〈一〉零星医药费报销。
正式员工发生零星医药费，必须填写报销单，经医务室（经营单位可经办公室专人）签字后，方可到财务部报销。一般按药费发票（扣除自已部分）金额80%报销。当年药费发票应在本承包年度结束前报销完毕，超过承包年度不予报销。长期临时人员报销药费50%。
〈二〉员工住院费借款、报销。
1、员工住院费在5000元/次以下借款，必须经医务室签字审批后，方可到财务部办理借款。
2、员工住院费在5000元/次以上借款，必须经医务室、人力资源部签字审批后，才能到财务部办理借款。经营公司员工住院借款无论金额大小，均需总经理或授权副总经理签批后方可借款。
3、员工出院后应及时持住院费发票到医务室填写报销单（单位可经办公室专人签批），由医务室审批后到财务部报销。若发生住院费押金退还支票，持票人应于支票开出日期的三日内交到财务部，以便及时入账。
4、员工住院费报销标准按公司医疗管理制度执行。
5、公司员工医药费在工薪发放地点报销。在公司医务室取药仍由发薪单位负担80%，个人负担20%。
（二）困难补助，丧葬补贴管理。
员工领取困难补助、家属丧葬补贴，需填写支出凭证，由各级人事部门审批。
（三）员工工作餐费管理。
1、员工在食堂工作餐用餐标准由公司制定。各分公司员工在食堂用餐，由分公司福利费承担。公司本部工作餐支付，由财务部根据食堂提供当月本部员工用餐人数，按公司既定工作餐标准，向食堂拨付经费。
2、各经营公司要创造条件建立员工食堂，每日按人均6元标准逐月拨付经费，在福利费中列支，福利费不足部分列入管理费用，年末做纳税调整。
（四）员工福利费提取。
1、公司员工福利经费来源，除按国家规定标准提取外，其超支部分由公司净利润弥补。
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