提高创业团队会议效率的10个方法

时间:2017-11-12 手机版

  告别“低效率开会”,这里有提高创业团队会议效率的10个方法,可以帮助你避免那些不必要的时间浪费。

提高创业团队会议效率的10个方法

  创业团队在快速进步的同时,总是需要来组织进行各种各样的会议。通常情况下,如果企业已经具备10名员工,那么就需要安排有议程的会议了。

  然而,我们大多都有在3个小时的会议中挣扎着保持清醒的经历。在工作中难免会遇到很多冗长的会议。但令人惊讶的是,数据显示我们每月在低效率会议中浪费大约31个小时,为此美国浪费了高达370亿美元的工资。

  所以,作为初创企业,你需要做的是摆脱大公司会议的官僚成分,并创造初创企业独有的风格。因为,我们都非常明白,员工的时间是创业公司最宝贵的资产。没有效率的开会,除了浪费大家的时间,也起不到凝聚团队的作用

  1

  制定会议目标

  有多少次,你曾带着模糊的议程表去参与会议,并在讨论后没有得到任何实质性的解决方案?提高会议效率最快捷的方式就是制定会议目标,这样你可以将原本1小时的会议缩短17分钟左右。同时,在开会前将会议议程和相关文件发送给每个人,这样无疑可以保证会议的高效性。

  2

  邀请基本人员与会

  当我收到会议邀请时,我通常会礼貌地问一下我是否真的需要参与会议,因为有时候办公室政治会妨碍真正需要与会的人。谷歌(Google)和亚马逊(Amazon)都有“两个披萨”原则:并非开会参与人数越多越好,人数越多的会议将不利于决策的形成,且会导致与会人员的人云亦云。

  这一切只有一个目的:只邀请基本的人参与会议,提高会议效率。如果不是必须要出席会议的,可以在发送会议邀请时,把他们添加在可选名单里(Optional)。

  3

  规定会议时间

  我经常听到22分钟会议的说法,这个想法来自于Nicole Steinbok的一个TED演讲。这也许听起来有点傻,但我发现这是一个非常有效的方法,让每个人都意识到时间的重要性。

  人们通常会用完所有预定的会议时间后才结束会议,因此,我通常规定在22分钟内完成所有的事宜。37 Signals则规定员工开会时使用定时器来限制会议时长,提高与会效率。另外,联想开会杜绝迟到,迟到的员工会被罚站一分钟。

  4

  放弃PPT

  在亚马逊,杰夫·贝佐斯(Jeff Bezos)禁止使用PPT。因为我们通常会听演讲者逐字逐句地读PPT。虽然说视觉效果是个很好的辅助工具,但是如果你把PPT当成重点,那么会议就会变得耗时低效。

  5

  换个环境

  虽然说会议室是首选的开会地点,但是如果你一对一,或者边走边聊的话会更好。步行会议深受很多大思想家喜爱,其中也包括史蒂夫·乔布斯。斯坦福大学最近的一项研究表明,开放式的办公环境不仅可以帮助企业建立良好工作氛围,而且还可以激发员工的创造潜能。作为目前全球最狂炫酷拽的“独角兽”——Airbnb的会议室风格各异,有树屋、酒屋、星球屋等,帮助员工在开会时发散思维。

  6

  不使用笔记本电脑

  研究发现,使用笔记本电脑的学生很难记住他们在课堂上学到的东西,也不太能理解复杂的想法,同样的道理也适用于办公室。当你在开会时收到邮件或者其他信息时,你的注意力很容易被吸引走。所以,在开会的时候关掉笔记本,全神贯注地投入到会议中。

  7

  面对面沟通

  你有多少次在电话会议的时候思绪游荡?我对此有强烈的负罪感。一项研究发现,65%的员工在电话会议上做其他的工作(甚至有47%的人在电话会议时去了洗手间)。一个好的会议是要把思想和想法连贯起来,显然面对面沟通是最好的方法。虽然并不是总有机会可以当面沟通,但是没有什么可以替代当面会议。

  8

  会议主题不应超过3个

  你希望给团队灌输会议是短暂的、甜蜜的、专注的且重要的思想。但是如果你将会议主题制定得过于繁多,那么你已经踏入了所谓的“大公司”的坟墓。所以,创建企业文化,建设良好的官僚机构,实行高效会议对于初创企业来说是非常重要的。

  9

  开会前与会人员会面

  当你的公司超过20人的时候,你就需要在开会前跟与部分会人员单独会面,这是创始人和CEO能做的最重要的事情,可以创造一种高效的会议文化。这就是为什么每个高管都想被倾听,却在团队中听不到大家对他或她的建议。作为创始人或CEO,你需要倾听每个人的意见,所以每个员工都知道他或她的意见被看重。

  10

  让每个人负责部分会议

  成功的500强企业,像苹果和谷歌等,都会在指定的会议上为每个员工分配责任。《苹果内幕:美国最受人尊敬的秘密公司》一书的作者亚当·拉辛斯基(Adam Lashinsky)发现,苹果公司在会议过程中通过创造“直接负责人”来建立问责机制。会议主席应该要求员工报告他们一周的成就。这样,每个员工都可以参与其中,对自己的工作负责。


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