职场接听电话礼仪

时间:2023-12-26 11:08:58 职场 我要投稿

(精选)职场接听电话礼仪

  职场接听电话礼仪

(精选)职场接听电话礼仪

  (1)接听电话礼仪 电话铃响应立即去接,一般电话铃响不超过三次,在响第二声的时候最佳,既不唐突也不怠慢。

  首先致以简单问候。如"早上好"或"您好",语气柔和亲切。外线电话报单位名称,内线电话报部门或岗位名称。然后认真倾听对方的电话事由,如需传呼他人。应请对方稍候;如是对方通知或询问某事,应按对方要求逐条记下,并复述或回答对方,记下时间、地点和姓名。最后对对方打来电话表示感谢,等对方放下电话后,自己再轻轻放下。

  如果确实分不开身接电话的时候,电话响了超过了三次你在接起的时候,你应该要向对方表示歉意:说一句让您久等了。一般的规范电话用语:首先应自我介绍,把自己的情况介绍一下,让对方确定所打的电话是无误的,避免了一些因为打错电话浪费的时间。

  (2)拨打电话礼仪

  首先将电话内容整理好,正确无误查好电话号码后向对方拨出号码。对方接听后应致以简单问候,并作自我介绍。然后说明要找的通话人的姓名或委托对方传呼要找的人,如确定对方为要找的人应致以简单的

  问候。接着按事先准备的通话内容逐条讲述,确认对方明白或记录清楚后,应致谢语、再见语。最后等对方放下电话后自己再轻轻放下。

  (3)通话时的声音礼仪

  首先,咬字要准确。通话时如果咬字不准,含含糊糊,就难让人听清听懂。其次,音量调控。音量过高会令人耳鼓欲裂;音量过低,听起来含糊不清。第三,速度适中。通话时讲话的速度应适当的放慢,不然就可能产生重音。最后,语句简短。通电话时所使用的语句务必精炼简短,不仅可以节省对方的时间,而且会提高声音的清晰度。

  (4)与客户通电话要坚持后挂电话的原则

  当对方在与你说再见的时候,同事你也要礼貌的回复对方一下,表示尊重对方,等对方先把电话挂掉,你确认通话结束后你才把电话挂掉。切忌挂电话时要小心不要发出过大的声音。

  职场接听电话礼仪:接听技巧

  1、随时记录

  在手边放有纸和铅笔,随时记下你所听到的信息。如果你没做好准备,而不得不请求对方重复,这样会使对方感到你心不在焉、没有认真听他说话。

  2、自报家门

  一拿起电话就应清晰说出自己的全名,有时也有必要说出自己所在单位的名称。同样,一旦对方说出其姓名,你可以在谈话中不时地称呼对方的姓名。

  3、转入正题

  当你接听电话时,不要"哼哼哈哈"地拖延时间,而应立即做出反应。一个好的开场白可能是:"您需要我做什么?"当你觉出对方有意拖延时间,你应立即说:"真不巧!我正要参加一个会议,不得不在5分钟后赶到会场。"这样说会防止你们谈论不必要的琐事,加速商务谈话的进展。

  4、避免将电话转给他人

  自己接的电话尽量自己处理,只有在万不得已的情况下才能转给他人。这时,你应该向对方解释一下原因,并请求对方原谅。例如,你可以说:"布朗先生会处理好这件事的,请他和您通话好吗?"在你作出这种决定之前,应当确定地方愿意你将电话转给他人。例如,你可以说:"对于这件事,我们很快会派人跟您联系的。"

  5、避免电话中止时间过长

  如果你在接电话时不得不中止电话而查阅一些资料,应当动作迅速。你还可以有礼貌地向对方说:"您是稍候片刻,还是过一会儿我再给您打过去?"

  让对方等候时,你可以按下等候键。如果你的电话没有等候键,就把话筒轻轻地放在桌子上。如果查阅资料的时间超过你所预料的时间,你可以每隔一会儿拿起电话向对方说明你的进展。如,你可以说:"约翰先生,我已经快替您找完了,请您再稍候片刻。"当你查找完毕,重新拿起电话时,可以说:"对不起,让您久等了",以引起对方的注意。

  对于接电话的人来讲,当需要查阅资料而有礼貌地请对方稍等片刻,这是可以令对方接受的。如果有人在你正在通话时打进电话,你可以选择合适的词语让你通话的人稍候。然后拿起另一部电话说:"你能否稍等?我正在接听一个电话。"如果打来电话的人只是有一些小事,便可以当即回绝,然后迅即转向第一个电话,而这个人也会意识到你很忙而加速你们的讨论。

  职场接听电话礼仪禁忌

  一、禁忌5条

  1、不要和女同事议论一起工作的人。

  2、不要煲电话粥影响别人用电话。

  3、不要用电脑聊天以为别人不知道。

  4、不要对办公室里同事间习惯省略用语不懂装懂。

  5、不要过分坚持自己的意见,世上没有什么太绝对的事。

  二、电话禁忌

  职场礼仪禁忌中电话禁忌是很重要的一部分。在商务交往中,不允许接电话时以"喂,喂"或者"你找谁呀"作为"见面礼"。特别是不允许一张嘴就毫不客气地查一查对方的"户口",一个劲儿地问人家"你找谁","你是谁",或者"有什么事儿呀?"

  万一对方拨错了电话或电话串了线,也要保持风度,切勿发脾气"耍态度"。为了确认对方是否拨错了电话,应先自报一下"家门",然后再告之电话拨错了。对方如果道了歉,应该礼貌的用"没关系"去应对,而不要教训人家"下次长好眼睛"、"瞧仔细些"。

  如果有可能,不防问一问对方,是否需要帮助他查一下正确的电话号码。真的这样做了,说不定还会借机宣传了本单位以礼待人的良好形象。

  在职场中打拼的朋友,一定要懂得职场礼仪禁忌,并且应该学会如何巧妙地避开这些问题。这样才能够帮助你在职场中回避尴尬的局面,还能有助于增加别人对你的好感,从而在职场中避免难堪。

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