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电话回访沟通技巧介绍

时间：2022-07-27 16:15:46 职场我要投稿

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电话回访沟通技巧介绍

　　所谓沟通技巧，是指人利用文字、语言肢体语言与等手段与他人进行交流使用的技巧。沟通技巧涉及许多方面，如简化运用语言、积极倾听、重视反馈、控制情绪等等。下面是小编为大家整理的电话回访沟通技巧介绍，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

电话回访沟通技巧介绍

　　电话回访沟通技巧介绍1

　　一、回访有效期

　　部分学生并不是第一次到校咨询就选择报名，在现场咨询和到校参观后，也有选择回家考虑和准备的。在回家到报名之间的这段时间，回访的作用至关重要。但是回访选择的时间必须要掌握好。

　　1第一次回访的时间不能拖得太久，最好控制在两天的样子，时间拖得太长，中间可能就会有变动。往往有的学生在回家有犹豫的行为，中间也会产生一些问题，在没有主动打电话到学校询问的时候，咨询师要趁回访的时机解开学生的疑惑。如果回访不及时，中间有其他的学校或者其他的人员干扰，可能就会影响到学生的选择。当然，第一次回访的时间也不能距离现场咨询太近。学生刚进家门，回访电话就打过去，也是比较让人反感的。

　　2回访的具体时刻要掌握好，不要在学生或者家长睡觉，吃午饭或者晚上看电视的时间回访，影响对方的正常生活，除非家长或者学生特殊要求固定的时间回访。

　　二、回访前准备

　　我们要养成良好的回访习惯，回访前应对学生的资料进行整理，了解现场咨询时学生和家长比较关注的方向，因为什么原因选择回家考虑，针对他们的需求进行回访计划。不分任何时间，不进行精心分析，就盲目的与学员和家长进行联络和沟通，这种无针对性的回访效果不大。

　　三、回访时声音

　　在面对面地交流时，身体语言至少可以对对方产生相当大的一部分影响力，以增强讲话的效果。但在电话回访中，由于不是跟学生和家长面对面地来进行交流，彼此都看不到对方，通常用身体语言无法影响到对方。所以在电话回访中很重要的一点就是你的声音，通过增强声音的感染力来对学生和家长产生影响。

　　一、声音要素

　　在声音方面要注意以下五点：

　　1.热情

　　一定要注意自己讲话是否有热情。想一下，跟对方在电话里交流时，如果你板着脸不笑，讲起话来相应地也很难有热情，你要尽可能地增加你的面部表情的丰富性，如果你希望靠热情来影响对方，你的面部表情就一定要丰富起来，要微笑。有时电话打多了感觉很疲倦，精神状态也会相应地越来越差。这就需要自我调节一下。在你精神状态不佳时打电话，一定要注意自己是在笑还是板着脸讲话。你的精神状态学生和家长虽然看不见但是可以感受到，如果你自己没有注意到，就很有可能因此而失去一次机会。如果有的学生或者家长提出的问题让你不悦，或者尽管报名的意向变弱，我们同样要保持热情的态度来进行电话回访。但是太热情了也不好，因为凡事都应有个适量。人是有差别的，有的.人喜欢跟热情的人交流，有的人却不喜欢跟太热情的人打交道，这是跟人的性格有关的。无论怎样，对于不是很熟悉的客户，不要在电话里表现得太过热情，太过热情了反而可能让对方觉得有点儿假。

　　2.语速

　　在增强声音的感染力方面还有一个很重要的因素就是讲话的语速。如果语速太快，对方可能还没有听明白你在说什么，你说的话却已经结束了，这势必会影响你说话的效果。当然也不能太慢，你讲话太慢，假如对方是性子急的人就肯定受不了。所以打电话时的讲话语速要正常，就像面对面地交流时一样。

　　3.音量

　　你讲话的音量很重要，声音既不能太小也不能太大，这是因为：①打电话时说话的声音太小了容易使对方听不清或听不明白，甚至会因听不太清话音而误解了你的本意；②打电话时说话的声音太大了，首先会过分地刺激人脑中的听觉神经，时间长了就会降低再听微小声音时的灵敏度。其次，太大的声音对于人脑的听觉神经来说也是一种特殊的噪音，它会严重地扰乱人的正常情绪，使人心烦意乱、烦躁不安。此外，你自己不太注意时音量会变小一些，小声的说话会给客户一种不是很自信的感觉。但是声音太大的话又显得对客户不太礼貌。所以应尽量要保持音量正常

　　4.发音的清晰度

　　清晰的发音可以很好地充分表达自己的专业性。清晰跟语速有一定的关系，如果语速较慢相对就会清晰一些。这里需要强调的是，宁可语速慢一些，讲话时多费一些时间，也要保持声音的清晰。

　　5.善于运用停顿

　　在讲话的过程中一定要善于运用停顿。不要一直不停地说下去，直到谈话结束。因为你讲了很长时间，但是你不知道对方是否在听，也不知道对方听了你说的话后究竟有什么样的反应。适当的停顿一下就可以更有效地吸引学生和家长的注意力。对方示意你继续说，就能反映出他是在认真地听你说话。停顿还有另一个好处，就是可能对方有问题要问你，你停顿下来，他才能借你停顿的机会向你提出问题。在一问一答互动的过程中自然更能加深对你讲话的印象。

　　二、措辞

　　跟客户交流时，措辞是很重要的，因为你的专业程度的高低就体现在措辞上。回答问题时有以下五方面要注意：

　　1.回答问题应有逻辑性

　　如果家长问一个问题，你回答问题时非常有逻辑性，给对方一种很清晰的逻辑思维，这时你的很高的专业程度也就自然地表露出来了。所以在讲话时，要运用一些像“第一、第二”这样的词语。

　　2.配合肢体语言

　　不要认为这时的肢体语言是没有作用的，当你与学生和家长面对面地交流讲到“第一”的时候，一般要配合着一些手势，你的手势又会反过来影响你的声音，比如在合适的地方加上重音，在适当的地方再稍做停顿等等。在电话交流时对方虽然看不见你的动作，但是你的动作却能有效地影响你的声音，他们是可以通过你的声音感受到的。

　　3.积极的措辞

　　讲话时一定要用积极的措辞。怎样才能做到积极的措辞呢？例如，这所学校只有一个山西的学生，于是直接告诉客户，在这所学校里只曾有一个山西的学生就读，显然这会对家长造成消极的影响，认为学校规模可能不大。如果你换个积极的措辞，说在这所学校里面已经有过一个山西某某地的学生了，给家长的感觉就是你对当地还比较了解，而且学校招生范围很广，就会对对方产生一定的积极影响。

　　4.自信

　　作为电话咨询人员一定要自信，说话时不要吞吞吐吐，尽量不用“可能、大概”之类模棱两可的词。如果学生和家长觉得你信心不足，他势必也很难相信你说的话。说话时自信、果断，敢于给家长承诺，可以有效地增加对方对你的信任程度，成功的概率相应地自然就会增大。

　　5.简捷清晰

　　讲话尽可能简捷、清晰，要注意你是在用电话和别人交流，没有人愿意拿着电话听你讲很长时间。不要罗嗦，先把你想说的要点想清楚，整理好自己的思路，用简捷、清晰的话来表达清楚自己的观点，不要说一些无关紧要的话。在较短的时间里给对方一个清晰的概念，会使家长感到愉快，留下一个好印象。

　　三、建立融洽的关系

　　在电话中跟学生及其家长建立融洽关系是非常重要的。当你的开场白讲完以后，对方为什么会愿意继续跟你交谈呢？在很大程度上是因为你跟他建立了融洽的关系。跟对方建立融洽的关系有三个方面是非常重要的：

　　1.适应客户的声音特性

　　要去适应客户的性格，有人声音非常大，有人声音很一般，有人非常果断、干脆，而有人讲起话来却是软绵绵的。一个人的声音跟他的性格有很大的关系，所以接通电话以后，你可以通过声音来判断出客户的性格应属于上述那些性格中的哪一种。归纳起来，要注意，假如客户在电话里讲话的声音非常快，你也要把声音放快以适合他；如果客户讲话的速度很慢，你也要尽量地慢一点儿；如果学员是一个非常热情的人，像孔雀一样喜欢激情地展现自己，你也要把自己的热情尽情地表现出来；如果家长或学员是一个非常冷漠的人，相对不太容易笑，你也要把自己的热情稍微降一降，以便尽可能地适应他，这是建立融洽关系的第一个非常重要的因素。

　　2.赞美对方

　　赞美对方很像是沟通中的润滑剂。在电话中要善于把握住恰当的机会去赞美学生和家长，这一点对建立融洽的关系是非常有帮助的。

　　3.了解并帮助解决客户目前的问题

　　通过电话回访了解学生的需求和问题，并提出相应合理的解决方法，取得家长的信任。

　　电话回访工作在咨询工作中占据很重要的地位，千万不能忽视。掌握以上技巧，做到诚心、热心和用心，相信能电话回访的成功率会大大提高。

　　电话回访沟通技巧介绍2

　　1、准备好跟进内容

　　电话跟进前，保险销售顾问需要清楚记得自己上次与客户接触的场景，回忆当时双方都谈了些什么，还有哪些问题需要在本次跟进中去解决之类的，这就需要课程顾问不仅要在客户接待时做好需求分析，而且要详细地将此次与客户接触的一些重要信息记录在案，保证下次跟进时有话可谈。

　　另外，保险销售顾问除了对客户的情况要了解外，还需要对自己的产品和竞品了如指掌。如果保险销售顾问在接待客户时，对竞品不是很了解的话，除了利用突出自身产品优势来化解矛盾之外，送别客户后，需要仔细去查证竞品的相关信息并记录，这也是你在下次电话跟进拿来跟客户交流的重要内容之一。

　　2、说好你的“开场白”

　　通常我们的保险销售顾问在第一次跟进时会说：“请问是XX先生吗?”这样开场本无可厚非，但我们却拉大了与客户间的距离。通常有经验的保险销售顾问会说：“XX爸爸/妈妈您好啊，我是XX的X老师啊!”这样说的好处既能拉近与客户之间的距离，使得双方亲密度增加，又能验证客户上次与你接触时，是否对你留下了深深的印象。假如客户在你说出品牌之后，出现迟疑或停顿，那你就得好好反思为什么上次做客户接待时时怎样做的了，并在下次做客户接待时争取给客户留下难忘的印象。

　　还有的保险销售顾问习惯用名片上自己的手机号码直接进行客户跟进(不用公司公用座机)，我觉得这个习惯非常好，这样做的好处是既能验证客户是否存储或记得你的手机号码，又能做到“第二次递名片”的动作，大大增加成交的几率。

　　3、避免接电话的人说“不”

　　相信很多人都接到过如推销商铺、贷款、信托、保险等之类的电话，回想一下，是不是绝大多数情况下面，你都是直接对电话里那优美的声音说一句“不需要”?有木有?细想一下，大家为什么会经常拒绝呢?除了大家没有这方面的需求之外，我想还跟来电的时间、场合、语气、礼仪、信息渠道等等有关。

　　我们假设一下，假如打电话给你推销产品的这个人你认识，同时你也需要产品，你会不会听她说下去?又假如你刚好有时间，给你打电话的这个人也很注意礼节，你想不想和她进一步地交流下去?我想以上的答案是显而易见的。因此，我们的保险销售人员不但要在打电话之前做好大量的铺垫工作，掌握电话沟通的礼仪礼节，而且还要掌握电话跟进的时间和内容，这样才不至于在电话接通不到半分钟时间就已经结束了跟进。

　　4、想办法让对方开口

　　这种情况一般比较少见，但也无法避免。我们需要把自己当成可以满足客户需求的人。要帮助别人的最佳方法就是让对方把他们的问题都告诉你，你才能为他们做出对其最有利的决策。所以，要想办法让对方开口，让他们把自己的`需求(或潜在需求)告诉你。如果对方是一个沉默的人，你可以像唠家常一样向他提出一些问题。然后，你可依据对方提供的信息，做出最好的反应，让对方对你刮目相看。这时，你应站在客户的立场，尽量理解他们的看法。可以将心比心。

　　5、再次获取信息

　　我们打电话的目的其实不仅仅在于让客户再次回店，因为我们不能保证每一个潜在客户都能二次进店。为了提高我们的跟进效率，客户战败和作废不可避免。电话跟进很重要的一个目的就是对自己的潜在客户进行筛选，获取级别较高的“准车主“，同时为以后的成交，经营自己的潜在客户基盘。

　　开放式提问和封闭式提问两种提问方法是一个合格的保险销售顾问必备的技能。开放式的提问主要用来获取信息，而封闭式的提问主要用来确认信息。在电话跟进中，我们就要善于运用这两种提问方法。在一次又一次的提问中，再次获取或确认上次跟进与客户交流到的一些需求信息。

　　6、有接受拒绝的心理准备

　　在保险销售过程中遭到拒绝是正常的。面对拒绝的第一个反应是要保持镇定。你总不希望好不容易顺利进行的交谈因为自己的一时冲动而搞砸了吧。

　　接下来的反应是回应对方的拒绝。如果你认为对方的拒绝是想结束谈话的借口，就可以再问一个问题。了解顾客的真正需求。如此，可给自己一个机会能再次陈述你的产品可如何满足顾客的需求。要切合实际，把对客户的利益摆在第一位，你的产品摆在第二位。如果对方目前确无购买你产品的愿望。应立即有礼貌地结束你的谈话，但需要给对方留下你下次跟进时的目的或原因，如果以后有需要时再跟你联系。

　　最常被电话营销拒绝的理由是价格太高，除非你直接在电话上保险销售，否则最好避谈价格。

　　7、学会经营你的客户

　　有的保险销售顾问会有这样的好习惯，就是不管什么级别的客户，都会做离店后的24小时跟进。对于B、C级客户而言，很多保险销售顾问觉得没有必要回访。因为他们并不知道要跟客户谈些什么内容，为避免电话中冷场的尴尬情况出现，还是不打为妙吧?但是到了该打的时候，发现自己对这个客户已经没有什么印象了。

　　出现以上情况的原因，无非是初次接待此类客户的时候，保险销售顾问就已经怠慢了，其实是缺乏自己经营客户的耐心，总想着能够在展厅“现抓“，或每月伺候好那几个H、A级客户就够了。试想一下，有朝一日，市场突变，你拿什么来养活自己?

　　因此，我们除了做好客户接待的工作之外，关键还得在接待时针培养那些意向不高的B、C级潜客。通过日后在电话跟进中一次又一次地埋下下次跟进的伏笔，用心经营你的潜客基盘，待到客户购车时，我想他们会想起你，这无疑也为你的月销量添加了充足的后备力量。