文书档案管理细则

【精选】文书档案管理细则2篇

文书档案管理细则1

　　第一条为加强水行政执法文书档案的科学管理，充分发挥执法文书档案在水行政管理工作中的作用，制定本办法。

　　第二条执法文书是水行政执法人员成果的结晶和执法行为的真实记录。建立健全执法文书管理制度是水行政执法工作的组成部分，水提高执法工作效率和工作质量的必要条件。

　　第三条各级水行政主管部门在执法工作中形成的全部文书档案均由本部门执法机构集中统一管理。

　　第四条水行政执法文书档案是指在水行政执法中形成的各种文书资料（包括文字、图表、音像等资料）。

　　第五条各级水行政主管部门的执法机构应配备一名专职或兼职档案管理人员，负责执法文书档案的日常管理工作。

　　第六条执法文书档案的'收集与归档

　　（一）在每次执法活动进行完毕后，具体承办人员应及时将执法活动中形成的文书资料交档案管理人员立档；

　　（二）归档的文书材料应完整、齐全，具有保存价值；

　　（三）应归档的执法文书材料范围及分类；

　　1、水事案件类：水事违法案件的受理、立案呈报表，现场勘察笔录，调查笔录，音像材料，证言证词，责令停止水事违法行为通知书，调查报告，违反水法规行政处理（罚）决定书，送达回执，行政处罚强制执行申请书，结案报告等；

　　2、行政复议类（区县（市）不适用）：行政复议申请书，行政复议受理、不予受理、限期补正通知书，行政复议申请人、被申请人提供的有关材料、证据、答辩书等，申请人撤回复议申请书，行政复议裁定书、决定书，送达回证等；

　　3、行政诉讼类：起诉书副本、答辩状、代理词，水行政主管部门提交给法院的与案件有关的材料、证据、委托代理书，判决书以及与案件有关的司法文书等；

　　4、统计报表类：各种水行政执法统计报表以及其他各类统计报表；

　　5、法规文件类：上级颁发的有关水行政执法、水资源、水工程、地方电力、水土保持、河道管理等有关法律、法规、规章、决议、决定、指示、批复、通知等以及相应的解释、说明、实施细则等，本部门制定发布的有关水行政执法方面的文件通知、规定等；

　　6、其他类：人民来信、来访记录及处理意见，水行政执法活动中拍摄、收集的具有保存价值的照片、音像资料等。

　　（四）档案管理人员在接收文书档案时，必须逐件查点清楚，对已接收的材料应根据类别、保存期限分别在档案目录册上登记。登记要准确，字体要工整。

　　第七条执法文书档案的整理与保管

　　（一）按照类别和时间的顺序将档案装订成册，填写案卷目录，以便检索和管理；

　　（二）根据档案的数量和类别，配置相应的保管设备；

　　（三）档案管理人员工作调动前应办好移交手续。

　　第八条执法文书档案的利用

　　（一）为便于查找，档案管理人员应当编制档案总目录，并根据实际情况及工作的需要，编制必要的检索工具和参考资料；

　　（二）因工作需要，可以查阅和调借归档的执法文书档案。其他部门需调借档案，应经主管部门领导批准后办理借出手续，并规定调借期限。

　　第九条各区县水行政主管部门，可根据本管理制度的要求，结合本单位的具体情况制定档案管理工作制度，并报市水利局备案。

文书档案管理细则2

　　1、文书立卷

　　每年年初机关文书部门或业务部门首先要制订出当年可能形成文件的案卷类目，根据案卷类目做好平时的文件收集、分类工作。在文件收集齐全的基础上，将文件按以下特征逐项分开。

　　①分年度。将文件按其形成的年度分开。

　　②分级别。将文件按其作者之间的关系分成上级、同级、下级。对互相联系紧密的文件，如上级的'批复、下级的请示应放在一起。

　　③分机构。将文件按其产生或承办部门分开。

　　④分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。

　　⑤分期限。根据《文书档案保管期限的规定》，将文件按不同的保管期限分开。

　　在文书分类的基础上，根据实际情况，灵活运用文件各特征(问题、作者、时间、地区、文件名称、文件往来机关)，分别组合成若干个案卷。拟写案卷标题，简明、确切地反映卷内文件的内容。案卷正式确定下来后，根据卷内文件时间、重要程序、问题、作者、地区、文件名称、文书往来机关等具体情况系统排列。编写卷内文件的页号;填写卷内文件目录和备考表;拆除档案文件上的金属物，装订案卷;填写案卷封面，包括案卷标题、卷内文件的起止年月、页数、件数、保管期限、案卷编号等。

　　2、档案管理

　　将档案库房的档案柜、架科学排列编号。保持库房内外清洁卫生。学习和掌握档案保护技术。库房要有防高温、防潮、防盗、防光、防尘等安全设施，避免灰尘、有害气体、微生物、虫、鼠等对档案的危害。

　　3、档案利用

　　准备检索工具。编制案卷目录、全引目录、专题文件目录、资料卡片、档案资料存放索引、汇编有关文件、参考资料等，并积极开展档案史料的编研工作。查阅、借阅有关文件，需经秘书长批准;对摘抄、复制的档案资料进行审核、登记，然后在摘抄、复印件上注明出外、时间。借阅档案，应认真填写借阅登记薄《档案利用效果登记表》，以便存查。对借出的档案资料要按时收回入库。

　　4、档案统计

　　建立档案收进、移出登记簿。准确编制档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。

　　5、档案鉴定

　　根据国家有关档案保管期限的规定，制定档案保管期限表，由档案部门和有关业务部门的人员组成鉴定小组，定期对档案进行鉴定。剔除没有保存价值的文件，对归档文件确定其保管期限。对保管期限已经满20xx年的档案，移交市档案馆保存。对会议形成的资料、市政协大事记、会议记录等也要立卷、归档、入馆。

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