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OA管理规定

时间：2023-12-22 13:43:46 管理我要投稿

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OA管理规定

OA管理规定1

　　1.目的

　　为适应公司业务发展的需要，更好地保证公司文件的传递，在方便工作实现无纸化传输、搭建交流和共享平台，着力提升办公效率和公文质量，厉行节约的原则。

　　2.适用范围

　　本规定适用于公司所有电脑及部门员工。

　　3.职责

　　3.1网络管理员负责对公司所有OA办公系统用户信息进行统筹管理，对所有使用人员进行登记、造册备案，并进行系统维护、升级、改造、更新。

　　3.2OA办公自动化系统登录密码由使用者妥善保管，密码不得告诉他人。

　　3.3在使用中发现OA办公自动化系统漏洞与故障及时报网络管理员由网络管理员及时维修。对于发现系统漏洞未报网络管理员，私自利用漏洞修改OA办公自动化系统造成系统无法运行者追究其法律责任。

　　3.4公司各级领导及全体员工必须爱护和正确使用OA办公自动化系统，保证OA办公自动化系统和正常运行。(注：本规定适用于本公司所有OA办公自动化系统的使用者)。

　　4.定义

　　5.程序

　　5.1 OA系统不能100%保证数据安全，公司员工在OA办公系统上的数据必须在本机上留有备份。网络管理员每周五对OA办公系统进行备份。

　　5.2公司员工根据其工作性质允许申请管理权限，统一报行政部经理批准后由网络管理员统一更改，私自修改、破坏、破解OA办公系统权限追究其法律责任。

　　5.3 OA办公软件各部门必须每天早上8点前上线，网络管理员不定期检查，如发现没有上线考核1-2分。

　　5.4 OA办公系统具体管理要求

　　5.4.1“我的办公桌与桌面”是把菜单中几项比较常用的功能，醒目地列在操作区内，方便用户操作。桌面上的所有模块由网络管理员统一设定，公司所有使用人员均可查看使用。

　　5.4.2桌面网络硬盘代替原有共享文件夹内容，其主要内容包括制度、工作流程、表格、会议纪要、证书、工程通报共计六个文件。

　　5.5权限

　　5.5.1行政部网络管理员统一管理，制度、工作流程、表格、会议纪要、证书上传时必须经行政部经理审核后方可上传。遇下发新文件时，半日内更新完毕。文件名称统一规范为：序号+文件名全称+年月日(例：01关于借款及各项费用报销管理规定090515)。

　　5.5.2工程通报由销售公司文员直接上传，由销售公司建立月份文件夹，按月上传通报，文件名称规范例：0905092(5月份第92号文件)，如有附件加-1分。销售公司将签字后通报20分钟之内上传OA办公系统。

　　5.6便签便签为公共部分，所有使用者均可使用，目的是为了避免忘记或漏办事宜。

　　5.7公告通知

　　5.7.1公告通知指公司内部及各部门下发各类通知，分为两大类：一类为全体员工都可查看的，一类为指定人员查看。

　　①全体员工都可查看的，由行政部统一发布，由行政部经理审批后方可上传。

　　②指定人员查看的，由各部门经理提出申请，经行政部经理审核批准后，共享查看权限后上传，其文件方可显示指定用户和全体用户公告通知栏中。

　　5.7.2内部邮件

　　①内部邮件全体使用人均可发布，接收人只能查看，不能复制、修改。

　　②在发布邮件时，针对发件人进行发布，可添加一个收件人或多个收件人，依据实际需求选择。邮件主题必须写明邮件名称，邮件内容一栏中要简明扼要，内容清晰。

　　5.7.3由行政部网络管理员统一管理企业、国内、外重大新闻，每天上午9：00前更新添加，其添加内容必须经行政部经理审批后方可发布。文件名称与标题相符。

　　5.7.4公共通迅簿是便于员工查询的工具，直接输入姓名便可查询，财务、总经办人员电话不显示在公共通迅簿中。公共通迅簿由通迅管理员负责管理，及时更新、添加或删除。

　　5.7.5今日计划包含日、周工作计划。

　　①由各部门经理审核后上传。简明扼要写清计划名称、发布范围、日周工作计划参与人员、负责人及批注人员，明确计划开始与结束时间，在计划类型中选择正确计划类型。在计划内容中详细填写计划参与人、参与时间、以及工作内容、时效等。并通过内部短息提醒工作计划参与人员与批注人员。

　　②日工作计划上传时间为：每天上午9：00

　　③工作计划查看权限，权限为可查看公司各部门工作计划及工作计划批注。

　　5.7.6内部短消息

　　内部短消息便于内部沟通的平台，所有使用者均可发布，接收人可依据需求选择一个或多个。

　　5.8办公用品

　　办公用品由行政部仓库保管员统一管理，所有使用者随时可查询相关办公用品现有种类、数量，每周二由仓库保管员统一发放所需物品，办公用品信息录入由行政部仓库保管员统一录入，仓库保管员及时更新信息。

　　5.9图书管理

　　图书管理由行政部统一管理，所有使用者随时可查询相关图书信息，如需借用，可直接到相关部门直接办理借阅手续。各类书籍录入信息由行政部统一录入，随时更新，分类录入。

　　5.10车辆

　　车辆管理由行政部经理统一管理，所有使用者均可查看车辆使用申请情况，如需申请使用车辆可提前半日在车辆申请栏填写准备使用车辆车号、用车部门、用车人、起止时间、目的地、部门审批人以及车辆使用事由，先交给部门审批人审批，再由行政部经理审批。行政部经理根据车辆情况审批后发内部消息通知。部门经理用车可不填写部门审批人一栏，直接交与行政部经理审批。公差外出用车5天以上者，部门审批人一栏填写总经理由总经理审批后车辆管理员方可派车。

　　5.11人事(培训、在线考试、人事档案)

　　5.11.1人事档案为公司员工电子备档资料，包含员工入职、转正、离职等重要人事资料由人力资源专员专人管理。其他人员均无权查看。

　　5.11.2培训信息管理由人事专员统一管理录入培训信息，所有使用者均可查看学习培训信息。

　　5.11.3在线考试试题由人事专员统一管理录入，可实现在线考试。所有使用者均可在制定时间参加在线考试。

　　5.12信息交流内部讨论区为公司OA办公系统公共使用讨论区由网络管理员统一管理供所有员工讨论、学习、交流的平台。

　　5.13签字印章

　　由网络管理员统一制作，签章密码由使用人自己设定，可实现日常办公审批、签字。签章密码由使用人自行保管泄露由签章使用人自行负责。

　　5.14销售管理

　　销售管理为销售公司专用栏目包含客户信息管理、销售信息管理。客户信息由销售内勤录入管理。销售信息由销售主管录入管理。

　　5.14.1权限

　　①客户信息、销售信息可查看人员(销售内勤、销售主管、销售经理)，可查看人员如需对外公布需经销售公司经理批准后方可对外公布。

　　②除以上共有权限外常务副总、总经理拥有权限。

　　③人事档案查看权限。权限为可查看公司全体员工人事档案。

　　5.15工作日志查看权限，权限为可查看公司各部门日常工作日志及工作日志点评。

　　OA的五大特性

　　易用性——没有全面的应用做基础，一切都是空谈。

　　管理落地必须面向全员，所以，软件也必须能够被全员所接受，被全员所喜爱。如果易用性不强，这个前提就不存在了，制度落地就只能是空谈。而任何软件都是需要培训的，不过上网却几乎人人都会。所以，就支撑制度落地的软件而言，走网页风格可能是个最佳选择。

　　健壮性——必须具备超大用户、高并发应用的稳定性。

　　管理“落地”必须面向全员，所以支撑“落地”的软件也必须能保证全员应用的稳定性，尤其是针对集团型企业，软件必须具备超大用户、高并发应用的稳定性，否则，一旦出问题，哪怕是小问题，都可能影响到现实的集团业务，从而造成不可估量的损失。

　　坚持网络风格是最大限度提升软件健壮性的一种有效手段，因为这样一来，决定应用并发数的并不是软件平台本身，而是硬件和网络速度;也就是说，从理论上讲，类似的软件平台没有严格的并发数限制。

　　开放性—能够与其它软件系统完成必要的关联性整合应用。

　　管理“落地”在现实管理中渗透到管理的各个方面，而没有哪一套软件能够独立的完成所有方面的管理需求，所以，支撑制度“落地”的软件必须具备全面而广泛的整合性，能够从其它软件系统中自动获取相关信息，并完成必要的关联性整合应用。从技术上看，采用整合性强的技术架构(J2EE)作为底层设计对软件的整合性会有决定性的帮助。如此，软件就能预留大量接口，为整合其他系统提供充分的技术保障。同时，现实的整合经验也必不可少，因为整合应用不光涉及到技术层面，还包括对管理现实业务的理解、整合实务技巧、整合项目把控等等实际操作技能要求。

　　严密性——必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一。

　　企业，尤其是集团型企业，从制度落地的现实需求来看，一方面必须有统一的信息平台，另一方面，又必须给各个子公司部门相对独立的信息空间。所以，软件不仅要实现“用户、角色和权限”上的.三维管控，还必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一，也就是必须实现“用户、角色、权限+数据”的四维管控，具备全面的门户功能。

　　实用性：80%标准化+20%个性化的绝配

　　实用性——软件功能必须与管理实务紧密结合，否则药不对症，反而可能有负作用。而且，还必须能适应企业管理发展的要求。

　　现实中，企业一方面需要软件尽最大可能的满足现有需求，另一方面，管理本身也是个不断发展的过程，所以，企业又需要软件能够满足发展的需求。面对这个现实与发展间的矛盾，业界常见的有三种解决模式，项目化、产品化和平台化。

　　OA软件设计九大特点

　　1. “可行性和适应性”

　　所谓可行性，是指需求提炼时，应该吻合适合核心需要，满足主要功能，而不是超越当前技术水平放卫星!

　　所谓适应性，是指产品的实施条件和应用条件，要吻合企业当前的环境，超越环境搞亩产万斤粮的大跃进是注定要失败的。

　　核心需求的吻合度，是OA价值兑现的保障，用户在工作流程、公文管理等方面的核心需求的满足度是项目成功的基础。

　　2. “前瞻性和实用性”

　　OA系统的开发设计，即要考虑到最大限度的增加系统的价值，最大限度的吻合各应用者的需求，充分考虑系统今后功能扩展、应用扩展、集成扩展多层面的延伸，实施过程应始终贯彻面向应用，围绕应用，依靠应用部门，注重实效的方针。同时又要兼顾到成本控制、项目周期控制等因素，因此在功能的部署上也需要遵循实用主义。

　　3. “先进性和成熟性”

　　先进的管理理念、技术和方法，可以提升企业的竞争力，延长系统的生命周期，但同时，任何创新都意味着小白兔实验，风险较大，因此又要注意软件系统、硬件设备、开发工具、软件产品的是否成熟，在先进性和成熟性之间找到平衡点，成为价值最大化的关键。

　　4. “开放性和标准性”

　　数据孤岛、信息孤岛、应用孤岛，已经成为多年信息化建设后的后遗症，而解决这些孤岛的关键因素在于开放，解决这些孤岛的效率取决于标准化。

　　如同我们的插座和插头的关系、如同我们的外设和usb口的关系，OA系统是否足够开放和标准化，成为架构设计时首要考虑的问题。

　　在当前和未来，OA系统需要轻松与各种操作系统、中间件、数据库、业务系统及工具软件进行平滑对接，当前主流的厂商都在这方面做了充分的考量。

　　5. “可靠性和稳定性”

　　OA系统里流转了大量的管理数据，因此必须是可靠的，一般的人为和外部的异常事件不应该引起系统的崩溃;当系统出现问题后能在较短的时间内恢复，而且系统的数据是完整的，不会引起数据的不一致。

　　我们曾对Think系统组织过压力测试，在负载均衡的情况下，3000人同时在线时，系统登陆(包括整个主界面加载)不大于8秒。数据浏览不大于8秒;数据查询不大于8秒;数据统计不大于15秒。

　　我们还对Think产品，运行在IBM服务器上的稳定性做过测试，基本上可以做到以下几点：平均无故障运行时间：大于10000小时;可用率：系统总体平均可用率在99.99%以上;稳定性：主机系统能够保持7*24稳定的不间断运行

　　6. “安全性和保密性”

　　OA系统的开发设计既考虑信息资源的充分共享，更要注意信息的保护和隔离，因此系统应分别针对不同的应用、不同的网络通信环境和不同的存储设备，采取不同的措施，包括系统安全机制、数据存取的权限控制等以确保系统的安全性。

　　其中，采取的措施包括但不限于以下

　　平台安全：架构设计考虑安全性要求，平台软件达到安全设计标准。

　　应用安全：权限控制、支持身份认证接口、防篡改、防暴力破解等措施完善，并且可以跟USBkey、CA、IP地址限制等各种安全措施进行方案组合。

　　数据安全：支持文档安全软件整合技术，从而做到数据传输加密、远程安全访问、数据存储加密，并且可以等各种安全方式进行绑定，支持入侵检测与防御系统、防火墙的应用。

　　容灾备份：支持各种容灾的软硬件设备的使用等。

　　管理安全：提供完善的日志功能，能够记录系统使用人员的关键操作，保证系统应用的安全

　　密码策略：初始密码强制更改、启用图形验证码、支持USBkey接口、密码过期控制、密码错误次数控制、密码强度设置等，从而防止暴力破解和恶意攻击。

　　系统网卡MAC和IP的绑定;支持CA认证、数字签名加密技术;支持电子钥匙(Ukey)技术和指纹Ukey技术;支持安全套接(SSL)技术;软件系统严密、灵活的访问安全控制，功能授权与数据范围授权结合;

　　系统有整体的用户/权限管理体系，可统一进行用户/权限的管理，实现到字段级的查询、修改、管理权限控制;系统提供用户认证、数据传输、数据存储、数字签名等安全手段接口，可在各个环节提供对第三方安全认证系统的支持。

　　7. “可扩展性和易维护性”

　　为了适应未来的业务拓展和项目的功能扩展，必须充分考虑以最简便的方法、最低的投资，实现软件系统的扩展和维护扩展。

　　因此，在OA软件系统的开发设计中，需要考虑到应用及系统不断扩展的要求，以形成一个易于管理、可持续发展的体系结构。未来业务的扩展只须在现有机制的基础上，增加新的应用与服务模块。一方面当应用量增加，用户数增加时系统可以平滑增加服务器的方式来支撑新的压力要求发;一方面，当新的技术和产品出现进行升级时，系统能够平滑过渡而不影响用户的使用;另一方面，产品有新的功能增加时，可以通过插件和模块定制平台的方式，轻松实现业务的扩展。

　　在设备选择及网络方案上坚持开放性原则，使系统对各种硬件设备的互连互通;在软件上支持跨平台和开放数据接口，便于与其它系统软件互相集成，未来支持与业务系统、门户等系统的单点登录集成，在可获得相应系统的数据结构情况下，实现与这些系统的应用、门户、数据等各层面上无缝连接。

　　系统的管理和维护，应该采用集权和分权相平衡的思想，如Think产品设置了系统管理、应用管理和个人管理对系统进行分层授权和分层维护。

　　利用系统提供的工具，无须编写代码，方便用户自行进行客户化功能改造，方便用户自行定制界面数据项的显示;同时在网络或系统出现问题时能及时、快速地恢复系统的正常运行，保证系统的可恢复性，具有较高网络系统的抗干扰能力。

　　8.八思：“美观性和易用性”

　　系统用户界面的设计采用Web2.0用户界面设计技术，界面根据用户需求灵活更改(增强标签分类特性)，注重用户体验，使系统各项功能易见、易学、易用、易维护、易管理。

　　作为全员应用系统，易用性和用户体验是项目成败的关键要素。所提供的产品采用B/S的登录方式、可以采用电脑、手机等各种方式下登录，采用了AJAX、图形化编辑器等各种新技术，并且易读、易理解、易操作，用户界面简洁、美观、友好，易于用户掌握、操作和使用;系统管理的使用及管理也以简便、易于操作、方便实用为准则。

　　严格遵循易用性六原则，实现从产品的部署、登录、使用、维护、升级、扩展的全方位易用，从而提升系统的黏着度; 提供统一的访问地址，便于用户使用。在登录页为用户提供加入收藏、设为首页等操作，方便用户以后快速访问系统;具备风格一致的友好的用户界面，图形显示直观，工作流程从设计到使用全程图形化;

　　美观性，相比易用性来讲并不是很重要，这如同一个美丽的姑娘，第一眼打动你的可能是表象，然后持续感动你的往往是她的内在。

　　9. “大并发能力支撑”

　　作为集团化、多组织、大用户的单位，OA软件系统的开发设计，应该支持应用和数据库等多重负载均衡能力，支持附件服务器和数据库服务器分离技术，从而支持数万用户同时在线和同时操作的能力，不会因为用户数的增长或者信息量的增长，而导致系统响应能力下降。

　　系统并发能力：通过集群方式，在技术上没有并发上限，因此能完全保障用户未来的人员扩张需要。

OA管理规定2

　　1.目的

　　为了提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷畅通，根据公司的实际，制定本规定。

　　2.适用范围

　　2.1本规定适用于集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）办公自动化的管理。

　　2.2oA系统用户暂定为集团各部门、各销售公司（物流中心）工作人员和各控参股企业管理人员。

　　3.相关部门职责

　　3.1集团办公室负责文件的制作、发送、督办和少量纸质文件的存档和上报。发出的电子公文必须具有符合规范的文件头和文件主体。

　　3.2集团人力资源部负责配合集团办公室信息技术处进行oA用户的注册和注销。

　　3.3集团办公室信息技术处负责oA系统操作技术的'培训，oA系统运行设备的维护、管理和电子文档的保存。

　　3.4各控参股企业、各销售公司（物流中心）的部门和人员职责可参照执行。

　　4.文件发送与接收

　　4.1集团公司及各部门、各企业下发、上报的各类公文（包括文件、会议通知、公告、简报、信息等）原则上统一采用办公自动化系统（oA）发送，特殊情况需要打印纸质文件的报集团或本分管领导批准。

　　4.2集团公司的正式文件及其他需要签发的公文，仍按原流程起草、审核、签发，统一由办公室编号、制作、扫描、使用oA发送至收文单位和个人，并根据实际需要打印若干份存档和上报。

　　4.3电子公文应做好登记，并由起草、审核、签发人签名。

　　4.4所有oA用户每天上、下午上班后都必须及时登录oA系统查看文件，并始终使oA系统处于“在线”状态，确保信息和联络畅通。如因出差或出差时间较长，须指定授权的公文代办人代办。

　　4.5电子文件发送后，工作人员应根据公文的缓急程度对所发公文的接收情况进行检查，催办、督办，发现问题及时与有关人员联系。

　　4.6集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）要建立oA系统管理体制，指定专人负责oA系统文件的管理。

　　5.用户注册和注销

　　5.1总部新进符合使用oA系统的人员，由人力资源部在一个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基本资料送交集团办公室信息技术处，信息技术处应在一周内完成电脑配置和oA用户注册。总部oA用户离职前，须到集团办公室信息技术处办理电脑移交及oA注销手续后，方可办理离职手续。

　　5.2各控参股企业、各销售公司（物流中心）新进符合使用oA系统的人员，由控参股企业、各销售公司（物流中心）在两个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基本资料报集团人力资源部，人力资源部备案后送交集团办公室信息技术处注册。控参股企业、各销售公司（物流中心）oA用户离职前，需报集团人力资源部备案，并由集团办公室信息技术处办理oA注销手续后，方可办理离职手续。

　　5.3集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）对没配置专用电脑的oA用户，要合理安排电脑共用。

　　6.系统安全与维护

　　6.1集团公司和各控参股企业、各销售公司（物流中心）的网络服务器在工作时间内必须始终保持在线，oA系统始终保持正常的运行状态。建立服务器的运行日志，并保存30天以上。,,

　　6.2集团办公室信息技术处须指定管理员专门负责文件上传及系统维护。所有配置信息要由专人保管，注意保密。系统管理员应定期对网络系统进行杀毒，建立防火墙，防止黑客侵入，确保系统安全。

　　6.3密级的文件不入oA系统，按照现有公文流转方式处理；电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批仍按集团公司公文管理有关规定执行。

　　6.4所有oA系统应保管好用户密码口令，不得随意泄漏给无关人员。

　　7.文件共享与归档

　　7.1集团办公室应对公司成立以来的文件进行清理，剔除密级和失效文件外，将所有的实用文件在oA系统上发布，供用户学习、使用。

　　7.2集团办公室对oA系统上电子公文每年整理一次，刻录成光盘，存入集团档案室。

　　8.附则

　　8.1本规定自20xx年1月1日起试行，原有关规定同时废止。

　　8.2在试运行期间，公司除利用oA系统处理文件发送、信息沟通外，还将逐步推行自动化办公流程，以期实现真正意义上的无纸办公，加快公司的管理科学化和现代企业制度建设。