电话接听礼仪的重要性

时间:2024-01-04 08:03:57 职场 我要投稿
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电话接听礼仪的重要性

  1、接听电话前:

电话接听礼仪的重要性

  ⑴、准备记录工具:如果大家没有准备好记录工具,那么当对方需要留言时,就不得不要求对方稍等一下,让宾客在等待,这是很不礼貌的。所以,在接听电话前,要准备好记录工具,例如笔和纸、手机、电脑等。

  ⑵、停止一切不必要的动作:不要让对方感觉到你在处理一些与电话无关的事情,对方会感到你在分心,这也是不礼貌的表现。

  ⑶、使用正确的姿势:如果你姿势不正确,不小心电话从你手中滑下来,或掉在地上,发出刺耳的声音,也会令对方感到不满意。

  ⑷、带着微笑迅速接起电话:让对方也能在电话中感受到你的热情。

  2、接听电话

  ⑴、三声之内接起电话:这是星级酒店接听电话的硬性要求。此外,接听电话还要注意:

  ①、注意接听电话的语调,让对方感觉到你是非常乐意帮助他的,在你的声音当中能听出你是在微笑;

  ②、注意语调的速度;

  ③、注意接听电话的措辞,绝对不能用任何不礼貌的语言方式来使对方感到不受欢迎;

  ④、注意双方接听电话的环境;

  ⑤、注意当电话线路发生故障时,必须向对方确认原因;

  ⑥、注意打电话双方的态度。

  ⑦、当听到对方的谈话很长时,也必须有所反映,如使用"是的、好的"等来表示你在听。

  ⑵、主动问候,报部门介绍自己;

  ⑶、如果想知道对方是谁,不要唐突的问"你是谁",可以说"请问您哪位"或者可以礼貌的问,"对不起,可以知道应如何称呼您吗?";

  ⑷、须搁置电话时或让宾客等待时;应给予说明,并致歉。每过20秒留意一下对方,向对方了解是否愿意等下去。

  ⑸、转接电话要迅速:每一位员工都必须学会自行解决电话问题,如果自己解决不了再转接正确的分机上,并要让对方知道电话是转给谁的。

  ⑹、对方需要帮助,大家要尽力而为:作为酒店的员工应尽力去帮助宾客,对于每一个电话都能做到以下事情①、问候②、道歉③、留言④、转告⑤、马上帮忙⑥、转接电话⑦、直接回答(解决问题)⑧、回电话

  ⑺、感谢对方来电,并礼貌地结束电话:在电话结束时,应用积极的态度,同时要使用对方的名字来感谢对方。

  ⑻、要经常称呼对方的名字,这样表示对对方尊重。

  (9)、当手机出现未接电话时要及时回复短信或者电话,询问是否有要事等

  (10)、若非有要紧事,晚上十点后尽可能不要给任何人打电话,以免打搅别人休息

  3、问候礼仪

  (1)以问候语加上单位、部门的名称以及个人姓名。它最为正式。

  (2)以问候语加上单位、部门的名称,或是问候语加上部门名称。它适用于一般场合。

  (3)以问候语直接加上本人姓名。它仅适用于普通的人际交往。需要注意的是,不允许接电话时以"喂喂"或"你找谁呀"作为"见面礼"。特别是不允许一张嘴就毫不客气地查一查对方的"户口",一个劲儿地问人家"你找谁"、"你是谁",或者"有什么事儿呀",这样一来,别人在厌恶之余就会很难接受你

  留言要素

  致:即给谁的留言

  发自:谁想要留言

  日期:最好也包括具体时间

  记录者签名:有助于寻找线索,或弄清不明白的地方

  内容:简单技巧

  1、如果接到的电话是找你的上级时,不要直接回答在还是不在,要询问清楚对方的姓名和大概意图,然后说帮您找一下。将所了解的情况告诉你的上级,由他判断是否接电话。

  2、打电话时,列出要点,避免浪费时间。

  3、在打电话之前,要准备好笔和纸,不要吃东西、喝水或抽烟,要保持正确的姿势。

  4、如果你找的人不在,可以问一下对方什么时间可以再打电话或请其回电话,同时,要将自己的电话号码和回电时间告诉对方。

  5、在给其他部门打电话时,要先报部门和姓名,这样可以避免对方因为询问你的情况而浪费时间。

  注意事项

  在手机越来越普及的今天,我们在使用手机时,应遵循以下几点原则:

  1、不要在医院或者是在机场用手机,以免影响机场及医院的电子设备。

  2、打电话时,请注意一下,有些地方是不允许使用手机的。如加油站,一些餐馆,酒吧,剧院,电影院以及火车行李站都禁止使用手机。

  3、当不使用手机时,请锁住手机按钮,以防意外拨打诸如119、110、120等特殊的电话号码。

  礼貌用语

  1、您好!这里是×××公司×××部(室),请问您找谁?

  2、我就是,请问您是哪一位?……请讲。

  3、请问您有什么事?(有什么能帮您?)

  4、您放心,我会尽力办好这件事。

  5、不用谢,这是我们应该做的。

  6、 ×××不在,我可以替您转告吗?(请您稍后再来电话好吗?)

  7、对不起,这类业务请您向×××部(室)咨询,他们的号码是……。(×××不是这个电话号码,他(她)的电话号码是……)

  8、您打错号码了,我是×××公司×××部(室),……没关系。

  9、再见!(与以下各项通用)

  10、您好!请问您是×××单位吗?

  11、我是×××公司×××部(室)×××,请问怎样称呼您?

  12、请帮我找×××。

  13、对不起,我打错电话了。

  14、对不起,这个问题……,请留下您的联系电话,我们会尽快给您答复好

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