怎样当好办公室主任

时间:2023-07-31 11:36:20 志升 职场 我要投稿
  • 相关推荐

怎样当好办公室主任

  怎样才能当好办公室主任?办公室主任面对新形势、新要求、新挑战,如何当好对上的“秘书”、对下的“领导”、对外的单位工作“大管家”、对内的单位事务“牵头人”的角?下面小编为大家整理当好办公室主任的建议,欢迎大家阅读参考!

怎样当好办公室主任

  怎样当好办公室主任

  一、加强学习锻炼,提高综合素质。

  办公室主任应从政治素质、品德素质、心理素质、知识素质等方面,加强自身学习和岗位锻炼,不断提高综合素质。了解法律法规、经济、科学知识等的基础知识,使自己成为一个知识宽广的人。

  二、认真履行职能,讲究工作艺术。

  办公室主任的主要职能就是为领导的科学决策和决策的正确执行服务,大体分为参谋、服务、管理和协调四大基本职能。办公室主任应在认真履行职能的过程中,讲究艺术技巧,注重方式方法。

  (一)参谋超前

  参谋职能指办公室主任在辅助领导决策过程中所应有的职能和应尽的责任。办公室主任在履行参谋职能中,要找准位置,不以言轻而金口难开,不以位低而随声附和,不以好恶而固执己见,不以阴晴而见风使舵,不以理直而气壮如牛,不以无关而沉默寡言,做到到位而不越位、尽职而不失职。

  (二)服务到位

  服务职责指办公室主任为领导、基层和群众服务方面所应有的职能和应尽的责任。办公室主任在履行服务职能中,应细致周到,抓住重点、分清主次,又要统筹考虑、兼顾一般,做到侧重不失重,在被动中求主动,忠心耿耿为领导服务,使领导更加信任;诚心诚意为基层服务,使基层更加满意;真心实意为群众服务,使群众更加亲近。

  (三)管理有方

  管理职能指办公室主任在对行政事务进行管理方面所应有的职能和应尽的责任。办公室主任在履行管理职能中,应提高“两种艺术”,努力使管理有方、工作顺畅。一是要提高处理人的艺术。处理人际关系是办公室主任的本能,包括争取领导的重视支持、充分调动干部的积极性和创造性等方面的艺术。二是要提高处理事的艺术。处理事是办公室主任的本职,包括统筹全局、掌握工作重点、拟定实施方案、安排工作程序、制定操作规程、建立责任制度等方面的艺术。要善于化繁为简,勇于删繁就简。要完善制度规范事,明确责任,分解任务,逐级负责,分工合作,形成众人挑重担的工作格局。要优化机制使用人,量才用人,放手用人,做到抓大局放小节、抓原则放具体、抓结果放过程。

  (四)协调有术

  协调职能指办公室主任在联系内外关系、沟通上下左右等方面所应有的职能和应尽的责任。办公室主任在履行协调职能中,应把握原则,讲求方法和艺术,使协调工作取得实效,各方面关系理顺,达到事半功倍的效果。一要把握原则,找准综合协调的切入点。

  讲究说话的技巧,努力创造一个宽松和谐的环境。原则性与灵活性相结合,程序性与时效性相结合。对那些特别紧急事项的协调,因找不到或来不及向领导请示,可以根据情况进行妥善处理,然后再将处理结果和事件动态向领导报告。二要掌握方法,找准综合协调的着力点。首先要搞好上下、内外关系的协调,对上要尊重而不盲从、服务而不奴婢,待下以礼、以诚、以情、不欺下瞒上,对外求支持协作,待内求团结向上,既敢于牵头,当好主角,又善于协作,当好配角。

  特别要搞好领导成员之间的协调,当班子中意见不一致、甚至出现对立状况时,多做促进统一认识的工作,切忌火上浇油或拨弄是非;要搞好单位或部门之间的协商,当遇到发生“扯皮”的情况时,应全面了解情况,找有关人员进行协商,将意见汇集、归纳,呈报给领导,以利于主要领导作正确的决定,保证工作的正常运转。

  其次在处置事务中出现一些超出预见、难以料理的事情时,要讲品质,在关键时刻,就应该代领导冲锋陷阵;要讲艺术,既讲原则,又讲灵活,不能一个面孔、一个腔调、一种方法;要讲精神,敢碰硬,否则协调苍白无力、处事优柔寡断,什么事也办不成。

  三、坚持内外兼修,树立良好形象。

  办公室主任除了提高综合素质、充分履行职能外,还应从外在形象和内在形象方面,加强自身修养,树立良好形象。

  (一)要注重“外美”。讲究行为美,做到行动合乎法纪、合乎道德、合乎人情,尊重别人,决不能高傲自大、粗暴蛮横,或者卑躬屈膝、阿谀奉承。讲究语言美,做到讲话文明、简洁、有情感,切忌庸俗下流、粗声粗气、啰啰唆唆、官腔洋调。讲究仪表美,做到衣着素雅整洁、佩戴适合时宜、姿态大方得体、神采气宇轩昂,不要穿奇装异服、油头滑面、庸俗土气、萎靡不振。

  (二)要体现“内秀”。对事业有春天般的热情,做到爱岗敬业,任劳任怨,尽心奉献。对他人有大海一样的胸怀,做到容人胜己,不嫉贤妒能,助人为乐,甘为他人做嫁衣。对名利像湖水那样平静,做到不为名所累、不为利所缚、不为欲所惑,经得住诱惑,守得住清贫,始终保持一颗平常心。对自己像旁观者一样清醒,做到不断反省自我,扬长避短,取长补短,战胜自我。

  怎样当好办公室主任

  一、具备过硬的业务素质

  一是文字处理能力。

  简单地说就是要会写材料,不管大小、不管类型,只要有要求,你就要能写出来。常用的方案、计划、总结、通知、述职报告、经验材料、对照检查材料、整改落实报告、领导讲话,这些都要会写,而且要有一定的章法。也就是对每种材料大概怎么写,要做到心中有数,一旦领导安排或者工作需要,要能及时拿得出来。

  当然,这需要有一个慢慢积累的过程。还记得在以前单位,每个月都要上台分享发言,看着其他处室同事写的材料真是高大上,而自己每次都要提前好几天准备,憋出来的自己都看不下去。后来转业换单位,我就一个条件,不从事办公室工作。但是天不遂人愿,三年前我还是被调到了办公室工作。

  面对现实,我只有光脚上阵,不会就学就抄。我对自己立下一个规矩,就是所有的材料,不管大小,不管重要不重要,我都坚持一字一字的自己写出来,哪怕是抄别人的,我也要换个自己的说法。当时有领导和同事,说我这样太笨了,要多借鉴,有些不重要的没必要一字一字的写,抄一抄,用一用之前的就行了。但我还是坚持自己的规矩,这样熬过了一年后,在材料上进步还是很明显的。后来慢慢揣摩,向行家请教,现在对基本的材料都能应付过去,虽说谈不上什么质量,但是应付工作已经没有问题,我自己也是很满足了。

  当然,这其中少不了坚持学习,学习政策法规、上级文件、上级精神,只有把这些掌握消化,变成自己的东西,在写材料的时候才能切中要害,有的放矢,真正发挥以文辅政的作用。

  二是业务工作能力。

  办公室工作很繁杂,除了业务工作,其余的工作基本都落脚在办公室。比如党建、党风廉政建设、意识形态、文明创建、综治、档案、财务、人事等等,这些是又多又杂。虽然这些工作会分配不同的具体工作人员,但是作为办公室主任,必须对每项工作的要求、流程、重点都聊熟于胸。作为办公室主任,对这些工作要起到把关、督促的作用。如果对这些工作都不了解,对基本业务不熟悉,那怎么来把关和督促呢?

  业务能力提升,最简单的办法就是从事具体工作,只有这样才能真正了解这项工作,具备承担这项工作的能力。我到办公室工作的这几年,由于办公室人员少,除了人事和财务,其余的工作都负责过。从年初谋划到年终考核,都至少经历过一遍。也正是这些经历,让我现在对办公室的工作基本都能承担得起来。

  三是常用技能技巧。

  比如,文档的排版,文件的制作,打印机、传真机的使用,简单的电脑和网络故障处理等。这些看似非常不起眼的技能技巧,你掌握了觉得没有什么,但是不掌握,就会在关键时刻让你很难受。

  比如文档的排版,一般单位都会有打印室,由打印室来排版,制作文件,但是不可能事事都由打印室来给你排版打印呀。记得有一次晚上,一个科室有个专业上的紧急情况,需要送给县领导。但是他们平时不重视文件排版,结果就按照自己的习惯直接打印出来,送给了县领导的秘书。领导秘书看后委婉地说,这样的排版不是很美观,如果这样送去怕领导不高兴。没办法,他们又给我打电话,我过来给他们按照正式文件要求排版后,他们才再次送过去。有很多未从事过办公室工作的同志,是非常不注意这方面的细节的。文件排版看似是小事,却可以影响一个单位的对外形象。作为办公室主任,在这方面要有绝对的把关能力。

  当然其他的常用技能,只有自己掌握了,在遇到具体问题时,才不至于举手无措。要知道事事求人,真不如事事求己。

  二、具备较强的协调能力

  都说办公室是一个单位的中枢,所有的人员和科室都要围着办公室转。那办公室主任就是这个中枢的中心,只有具备了较强的协调能力,才能保证单位运转的顺畅。

  一是上传下达。

  这个看似很简单的工作,要做好真是不容易。比如今天上级来了一个会议通知,需要单位领导第二天下午去参加一个会议,那你该怎么通知呢?有人可能收到通知以后,就直接送给领导或者给领导电话通知一下就了事。但是领导的事多,有时候时间一长可能就忘记了。细心的人就会在收到通知后,第一时间先向领导汇报,好让领导对明天的工作有计划地安排。然后在第二天中午要下班的时候,再次给领导提醒,下午要开会,以免领导因事忘记,造成误会或迟到。

  再比如,收到一份文件要求两个月后上报单位落实情况,文件送给具体办理人员后,有可能时间一长办理人员就忘记了。细心的人就会在收到文件后,将什么时间需要报送情况登记起来,到上报情况的前几天,就会提醒一下办理人员,需要什么时间上报情况,这样就不会误事。

  二是左右沟通。

  就是要居中协调,加强信息传输,实现信息共享,消除信息壁垒。比如某个科室需要组织一次下级单位的业务培训会,向办公室申报以后,办公室就应该征询申报科室意见后,及时征求其他科室意见,有没有需要举办类似培训会的。如果有,单位就可以统筹开展,避免造成多次组织,给基层增加负担。

  再比如,某科室有一项工作,需要另外一个科室协助配合。一般来讲办公室在签约文件的时候,就会明确下来。但有时候事先没有预料到,在工作进行中发现需要另外一个科室配合一下。那么办公室就要及时出面,向另外一个科室讲明原由,安排工作,明确责任,确保工作能顺利进行。

  三是化解矛盾。

  根据以往的经验,主要涉及领导之间。有时候领导之间,会对某些工作意见不一致,但是又没有到当面讨论的时候。这时候,办公室,尤其是办公室主任就要灵活处理,两边汇报请示,从中传话,尽力化解。

  记得有一次主要领导和分管领导,为谁签署一份协议的问题,两个都说需要对方签。我作为办事人员在中间被推来推去,不知道怎么办才好。最后我就咨询了律师,分别向两位领导进行了汇报。如果是法人,就需要主要领导签;如果未明确为法人,在班子会议定后,可以由分管领导签。为此领导在班子会上,就签署合同协议的事项进行了明确,避免了领导之间的矛盾。

  三、具备强大的心理素质

  办公室一直都是单位的是非之地,因为办公室要服务单位的一切工作,因此不可能做到尽善尽美,让每个人都满意。当有的事情不如大家的意,有的做法没有达到大家的预期的时候,就会出现各种意见和矛盾。面对这些矛盾和意见,作为办公室主任,首先要受着,还不能反驳。这也是为什么现在大家都不愿意从事办公室工作的一个重要原因。作为办公室主任,就要有强大的心里承受能力,否则就会工作的非常痛苦。

【怎样当好办公室主任】相关文章:

怎样做好办公室主任02-28

怎样当好护士长03-30

怎样当好中层管理者12-20

怎样当好一个主管04-30

怎样当好小学班主任06-04

怎样当好农村小学班主任06-04

怎样当好初中班主任06-03

怎样当好一名班主任06-04

怎样当好一个男朋友06-04