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行政采购流程管理制度

时间：2022-12-28 10:10:22 制度我要投稿

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行政采购流程管理制度

　　在不断进步的时代，越来越多人会去使用制度，制度是要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。想必许多人都在为如何制定制度而烦恼吧，以下是小编为大家收集的行政采购流程管理制度，欢迎阅读与收藏。

行政采购流程管理制度

行政采购流程管理制度1

　　为加强本单位设备管理工作，提高设备采购管理的计划性和透明度，经党组研究决定，成立设备采购小组，对本单位设备采购实行如下管理办法。

　　一、适用范围

　　本办法适用于常年使用的采编播设备、器材和大宗办公设备的'采购管理。

　　二、申购程序和采购管理办法

　　1、制订计划

　　设备器材采购应有计划，避免盲目性和零敲碎打。每年底，各有关部门应将第二年拟采购的设备器材的计划报设备采购小组;年中需添置的设备器材，有关部门也应预先拟定计划报设备采购小组。

　　2、申购计划单应写清以下主要内容：

　　1)仪器名称(包括附件、备件);

　　2)型号、规格、数量、预计单价;

　　3)生产厂商及其地址、邮政编码、传真电话;

　　4)申请购置理由;

　　5)技术质量标准程度;

　　6)本单位有否此仪器设备;

　　3、审查批准

　　1) 申购计划由设备采购小组汇总并签注意见，大宗设备需党组研究决定后由采购小组采购并报办公室备案。

　　2) 凡属国家专控的仪器设备，经党组研究批准后由设备采购小组负责向有关部门办理申报手续。

　　三、采购管理

　　1、设备采购小组根据经批准的申购计划，确定专人，以单位各义尽快与厂商取得联系，采取“货比三家”，原则进行供方评定，在技术质量、价格、售后服务、付款方式、送货方式等方面进行综合比较，确定购买商家后报主管领导同意，再签订购货合同，办理财务手续。各部门不得自行签订购货合同，否则财务将拒付款。

　　2、验收与入库管理

　　收到提货通知单后，由设备采购小组安排提货，通知有关职能部门组织人员进行验收和安装调试，验收的内容包括：1)包装有效性;2)整机完整性;3)配套材料;4)零配件数量;5)使用说明书、图纸、有关资料及产品合格证书，并详细填写验收单，根据发票办理财务报销、入库手续和财产登记入册。设备器材入库必须由有关职能部门确定专人接收保管，明确保管责任。

　　3、退货

　　设备器材在验收和安装调试中发现质量问题、残缺零件及资料不全等由设备采购小组负责与生产厂家、外商、商检等有关部门办理退货、索赔或追补等事宜。

　　本办法由本单位办公室督查。

行政采购流程管理制度2

　　一、目的

　　为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。

　　二、适用范围

　　本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购（以下统称为采购物品）。

　　三、职责权限

　　1、总经理负责采购管理制度的审批;

　　2、副总、财务总监负责采购管理制度的审核;

　　3、经营性固定资产、材料、配件等物品（物资），非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购由人力资源与后勤部负责。

　　四、采购原则

　　1、询价比价原则

　　物品采购必须有三家以上供应商提供报价在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。

　　2、一致性原则：

　　采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的510%。

　　3、低价搜索原则：

　　采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。

　　4、廉洁原则：

　　（1）自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。

　　（2）廉洁自律，不收礼，不受，不接受吃请，更不能向供应商伸手。

　　（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

　　（4）加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。

　　（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。

　　5、招标采购原则：

　　凡宗或经常使用的物品，都应通过询议价或招标的形式，由企管、财务等相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年）的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品，除缩短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。

　　6、审计监督原则：

　　采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司《员工绩效考核制度》等进行处罚直至追究其法律责任。

　　五、采购流程

　　1、采购申请：

　　物品（物资）需求部门根据生产或经营的实际需要，由企管部负责采购物瓶月25日前、由人力资源与后勤部负责采购物瓶季度最后一个月25日前提出采购申请，填写《请购单》，请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。按采购申请流程，由各相关部门审批，经总经理批准后交人力资源与后勤部采购。各审核环节对采购申请提出议异者，应于2个工作日内将意见馈给采购申请部门。

　　2、询价比价议价：

　　（1）每一种物品（物资）原则上需两家以上的供应商进行报价。

　　（2）采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写《询价记录表》，按低价原则进行采购。

　　（3）属下列情况者，无须进行比价、议价：家代理、家制造、专卖品、原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录。

　　3、样品提供和确认：

　　（1）若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。

　　（2）对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。

　　4、供应商选择：

　　（1）具有合法经营主体者。

　　（2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。

　　（3）信誉良好者。

　　（4）客户认可的供应商。采购人员须建立供应商信息台帐。

　　5、合同签定：

　　（1）供应商经送样审查合格后，由人力资源与后勤部与选定的供应商签订合同。

　　（2）交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。

　　6、进度跟催

　　（1）为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催，以确保物品（物资）能适时供应。

　　（2）若采购物品（物资）无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会需求部门。

　　7、验收入库：

　　采购物品（物资）到公司后，属经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）、非经营性固定资产、宗劳保用品等经需求部门验收，办公用品等常用品经库管验收合格后，库管开具《入库单》，按流踌理入库手续。如验收不合格的，由验收部门通知人力资源与后勤部，2日内办理换（退）货手续。

　　8、对帐付款：

　　采购物品（物资）办理入库后，由采购人员凭《入库单》按合同或约定的付款方式办理付款手续。

　　六、考核：

　　凡违本制度的人员，依照公司相关管理制度进行处罚。

　　一、总则

　　（一）、为规范本集团及下属生产企业的采购工作，特制定本制度。

　　（二）、本制度适用于集团公司及集团下属各生产企业的采购活动。

　　二、采购原则

　　（一）、严格执行询议价程序

　　凡未通过招标确定供应商价格的物品的采购，每次采购金额在20xx元以上，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。

　　（二）、合同会签制度

　　固定资产的采购合同，必须经过有关部门如生产管理部、质量部、财务部、审计部、生产企业总经办、设备维修部共同参与，调研汇总各方意见，经公司分管领导审核，总经理批准签约。属集团采购的项目，应报总裁批准。

　　（三）、职责分离

　　采购人员不得参与物资和服务的验收，采购物资质量、数量、交货等问题的解决，应由采购部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成。

　　（四）、一致性原则

　　采购人员定购的物资或服务必须与请购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，及时馈信息供申请部门更改请购单作参考。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5%-10%。

　　（五）、最低价搜寻原则

　　采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及各地区最低价格，实现最优化采购。

　　（六）、廉洁制度

　　所有采购人员必须做到:

　　1、热爱企业，自觉维护企业利益，努力提高采购材料质量，降低采购成本。

　　2、加强学习，提高认识，增强法治观念。

　　3、廉洁自律，不收礼，不受，不接受吃请，更不能向供应商伸手。

　　4、严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

　　5、工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。

　　6、努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。

　　（七）、招标采购

　　凡宗或经常使用的材料，如原、辅、包材料、零星且繁杂的'物资、办公用品、中药材等都应通过询议价或招标的形式，由生产、质量、财务、审计、采购、总经办等相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年或一季度）的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。

　　对于价格随市场变化较快的材料，除缩短招标间隔时限外，还应随着掌握市场行情，调整采购价格。

　　三、采购程序

　　（一）、供应商的选择和审计

　　1、原辅材料的供应商必须证照齐全，具有生产产品的合法证件。变更原辅材料的供应商必须经过送样检验、小试、中试，征得生产、质量部门同意。必要时，报有关管理部门批准备案。

　　2、对于宗和经常使用的商品或服务，采购部应较全面地了解掌握供应商的生产管理状况、生产能力、质量控制、成本控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好业务记录，会同企业生产、质量、采购部门对供应商定期进行评估和审计。

　　3、固定资产及零星物资采购在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。

　　4、为保证原、辅、包材质量的稳定，供应商也应相对稳定。

　　5、为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，对于生产运营所必需的商品，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。宗商品应同时由两家以上供应商供货，以保证货源、质量和价格合理。

　　6、对于零星且规格繁杂的物资，每年度根据部门预算计划统计造表交采购部门，向三家以上供应商询价，经有关部门及采购部门综合评估后，选择合适的供应商，签订特约供货协议，定期结算。

　　（二）、采购程序

　　1、原辅包装材料的采购计划及资金预算销售计划→生产计划→资金预算

　　2、固定资产及其他零星物品的申请，由各使用部门填写请购单，写清采购物资的数量、规格、型号、质量标准、技术指标、制作工艺、材质、要求到货日期等，由部门经理签字上报分管领导批准，交集团采购部门。

　　3、采购询价、综合评估、会签合同，由采购部门协调生产、财务、审计、质量、工程、维修总经办及使用部门共同完成，报主管领导审批。生产、质量、工厂维修、使用部门负责采购材料的适用性，财务部门负责预算控制、价格调查、资信调查、合同付款条款的审核，法律部门负责合同条款的审查，审计部门负责合同的事前审计和事后财务审计。采购部门负责合同条款的谈判，付款申请、索赔、采购档案的建立，市场信息的收集。同时，与供方和生产厂联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量馈及联系售后服务事宜。凡由集团采供部代各生产企业采购的物资，采购合同签订后，由集团采供部采购人员将合同传真至生产企业采购部。

　　4、计划、仓储主管负责计划汇总、接货、记录，接收报告的出具。仓储、质量部门负责原辅包材的验收，并出具检测报告。并于每月10日、20日将本月收货入库单、检测报告汇总连同原辅料库存数传真至集团采供部。设备由申请部门、工程技术部门验收，并出具验收报告。

　　（三）、中药材采购:

　　1、中药材一般应实行招标采购，由于其价格随市场行情波动较，一般3月需重新组织招标一次。

　　2、在招标确定了供应商以后，应通过市场调研，上网公布需求信息等途径广泛收集药材价格信息，与供应商协商，不断调整价格。

　　四、审计监督

　　采购全过程进行财务监督和审计。

　　在采购招标、采购询议价、合同签订和采购结算过程中，除有生产、质量、使用部门、工厂维修部门及相关领导参与外，财务、审计部门要全程参与。财务部门主要负责材料价格的核查，审计部门主要负责合同条款的审核和财务支付的事前事后审计。

　　采购人员要自觉接受财务和审计部门对采购活动的监督和质询。

　　对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为，审计部门将有权对有关人员提出降级、处罚、开除的处理建议，直至追究法律责任。

行政采购流程管理制度3

　　总经理办公室负责按《采购管理程序》对本公司的采购活动进行控制，保证所采购的物资或服务符合要求。

　　1.总经理办公室为保证所采购用于服务的物资、材料符合要求;应向采购人员明确采购要求，确保采购活动处于受控状态。应包括：

　　a.对所采购的物资、材料指定品牌。

　　b.明确所采购物资、材料名称、数量、型号、价格。

　　c.如果可行也可以指定那些质量可靠、信誉好、价格合理的零售商为我们的合格分供方。以上要求必须文件化。

　　2.各部门在采购分供方的服务时，首先应对分供方的`能力能够满足我们要求进行评估，只有确认分供方有能力满足我们要求时，才能把他们做为我们合格分供方为我们提供服务。

　　3.采购合格服务活动时，必须向合格方供方明确我们的要求，而且这些要求必须是书面文件化的。

　　4.采购合同、文件只有经授权人批准后方能生效执行。

　　5.对采购的物资、材料、服务按《采购管理程序》进行验收。

行政采购流程管理制度4

　　1.目的

　　为了规范采购工作，提高采购工作的效率，作为采购人员与采购部门的工作准则与行为规范，以保证采购工作健康、有序、高效地运作，从而圆满完成采购任务，满足公司各部门对采购业务的要求，以此制定本采购管理制度。

　　2.适用范围

　　本制度适用于所有从事材料采购的业务人员，只要涉及材料采购业务活动的，便视为材料采购业务人员。

　　3.定义(或相关说明)

　　为了严肃采购工作纪律，明确业务人员在采购工作中的责任，约束采购工作中的违法行为，保障公司采购工作的正当顺利进行，维护公司及客户利益，公司采购程序得以严格执行，要求集团采购系统各成员必须遵守本制度所制定之条款。

　　4.管理规定

　　4.1业务人员应当遵纪守法，守职业道德和岗位纪律;严格执行岗位责任。

　　4.2业务人员应当熟悉采购工作和相关专业知识;业务人员应当不断努力提高自己在材料、采购方式及影响采购工作的作业流程上及其他的相关业务知识;业务人员应当积极参加各项相关的培训活动。

　　4.3业务人员应当熟悉和了解公司的发展方向、目标与前景;熟悉公司内部、各分公司以及各项工地等的运作情况。

　　4.4业务人员应当节省采购开销，提高工作效率;积极投入采购工作，主动开拓材料市场。

　　4.5业务人员在采购过程中必须真正做到货比多家(起码三家)，严格履行材料单价对比表制度。

　　4.6业务人员应当坚持适质、适量、即使和全面的采购原则。

　　4.7业务人员应努力促进材料供应商或工程承包商之间的平等竞争，在交易中采用和坚持良好的商业准则。

　　4.8业务人员在工作中应当杜绝相互推委责任的现象。

　　4.9业务人员应尊重同事的善意忠告和建议，表现出为采购职业一份力量的愿望。

　　4.9.1业务人员之间应相互配合、积极协调;加强沟通、取长补短。

　　4.9.2业务人员应服从上级领导工作安排和指挥。

　　4.10业务人员应敬业乐业，努力提高自身素质和业务水平。

　　4.10.1业务人员应长期保持整洁、和蔼、亲切的形象。

　　4.11业务人员应忠于职守、坚持原则，维护公司的信誉和利益，保证自己的行为不损害公司利益。

　　4.12业务人员应城市信用、严密谨慎、认真负责。

　　4.13业务人员应当不带个人偏见，在考虑全部因素的基础上，从提供最佳价值的供应商处采购。

　　4.14业务人员应尊重市场公平竞争，规避一切可能危害商业交易的公平性的利益冲突。

　　4.15业务人员应当诚恳地对待供应商和潜在的供应商，以及其他与自己有商业来往的对象。

　　4.16业务人员应当严厉拒绝供应商或潜在供应商的赠礼。

　　4.17业务人员不得违反公司制度。

　　4.17.1业务人员不得疏怠履行职务，推卸或逃避工作责任。

　　4.17.2业务人员不得虚报工作成绩，怠瞒工作问题。

　　4.18业务人员必须自觉维护公司的合法经济权益。不得提供虚假材料价格，杜撰虚假理由瞒骗公司。

　　4.19业务人员不得假公济私，损害公司利益谋取私利。

　　4.19.1业务人员不得在其他存在可能存在业务来往的单位兼职;不得以任何形式与公司有厉害管理的经营活动。

　　4.20业务人员必须城市履行职责。不得利用职务之便为配偶、子女或其他亲友从事经济活动提供优惠条件;不得为供应商谋取不正当利益。业务人员不得与供应商串通损害公司利益。

　　4.21业务人员必须连接自律、秉公办事。不得私自接受供应商或潜在供应商的请客、送礼以及任何形式的报酬;不得接受可能影响材料采购活动的各种接待和宴请。

　　4.22业务人员必须公私分明，严格遵守有关公款公物的'管理、使用规定。不得将公款公物用与私人开支或使用;不得借用公款逾期不还。业务人员不得以任何形式私分公司财务。

　　4.23业务人员在采购活动中必须勤俭办事、厉行节约，不得挥霍公司财产。

　　4.24业务人员不得超越职权，不得滥用职务。

　　4.25公司鼓励业务人员不断开拓和创新，激励积极进去和改革者。保障业务人员的饿正常工作秩序。

　　5.监督与实施

　　5.1公司对降低采购成本贡献突出的业务人员给予奖励。

　　5.2公司对具保违反岗位纪律与廉正制度的采购经查证属实的人员给予奖励。

　　5.3对违反本管理制度，弄虚作假、谋取私利，收受或变相收受回扣和贿赂的业务人员，公司根据清洁轻重给予同胞批评、记过、减薪、降职和开除的处分。

　　5.4使公司财产造成损失的，应依法赔偿。构成犯罪者，依法追究刑事责任。

　　5.5对存在不正当竞争行为的不法供应商，公司采取终止贸易合作的单方措施，并对公司的损失保留追究业务人员和供应商连带责任的法律权利。

　　6.附则

　　本制度以集团公司行为规范为准则，根据实际运作情况而不断作修改完善，以加强对采购的管理。

行政采购流程管理制度5

　　为加强工程材料设备采购的管理，根据国家有关法律法规的规定，结合公司的实际情况，制定本制度：

　　一、项目技术部是工程材料设备采购管理的第一责任部门，具体工作由项目技术部会同投资发展部完成。

　　二、对于大宗材料、大型设备的采购，必须进行公开招标或邀请招标。通过考察综合评选，采用相对价格较低、保证质量的'材料和设备。

　　三、对不适宜招标项目的少量材料设备，要进行详细地考察了解，选择合适的产品。

　　四、对工程所需的材料、设备，应根据需要数量、规格、使用时间等作出采购计划，周密布署，确保工期。

　　确定工程材料设备采购供货方后，应签定详细的供货合同，内容包括产地、品牌、等级、数量、价格、型号、供货时间等，按照合同规定，保证及时供货。

　　五、工程用材料设备设专人管理，材料、设备进场后及时办理验收、入库手续。对不合格的材料、设备严禁办理入库手续，材料、设备领用办理出入库手续，办理后及时把材料、设备出入库手续送交财务部，保证帐物相符、帐帐相符。

　　六、供货方应及时提供工程材料设备的证明和有关票据，以便结算入帐。

　　七、项目技术部及其驻工地代表严格对进场工程材料设备进行监督和检查验收，确保工程质量。

行政采购流程管理制度6

　　1目的

　　为保证对供应商评估、考核有据可依，确保本公司采购的物品符合采购要求，更好地完善和规范日常的采购工作，从而提高工作效率，最终满足客户需求，特制定本程序。

　　2适用范围

　　本公司采购所采购的物品。

　　3职责

　　3.1采购：对供应商评估、考核;制定采购计划、评估请购单及日常的采购工作，并负责采购物品的到位跟踪。

　　3.2物流部仓库：收集采购需求申请，制定请购单。

　　4定义

　　无。

　　5作业内容

　　5.1采购作业流程(参见附件一)

　　5.2采购作业内容

　　5.2.1仓库根据需要填写物品填写请购单交主管审批后交业务运作部采购。

　　5.2.2采购人员接到经核准的物品请购单，于合格供应商名录中选择合适的'供应商，编制采购单，经业务运作部主管核准后进行采购。

　　5.2.5经核准后的采购单传真给供应商，供应商接到传真后进行电话或签字后回传确认。

　　5.2.6部分少量物品采购，可电话通知供应商，由供应商记录后传真我司采购部确认。

　　5.3采购物品跟踪

　　5.3.1采购部负责对采购的物品进行跟踪，必要时填写采购物品跟踪表。

　　5.4供应商评估及考核

　　5.4.1凡和公司有业务往来之供应商，采购部需向其发出供应商评估表，对其公司之合法性、质量管理体系有无建立、公司概况及其经营规模等进行评估。

　　5.4.2通过本公司评估的供应商，经总经理核准后，列入合格供应商名录中，以便采购人员采购物品时从中选择供应商。

　　5.4.3新开发的供应商，与公司来往2个月后，对其交期、品质、服务及配合性等进行考核。

　　5.4.4在公司推行质量管理体系以前有来往之供应商，于公司推行质量管理体系2个月左右对其交期、品质、服务及配合性等进行考核。

　　5.4.5供应商之考核结果记录于供应商考核表。

　　5.4.6根据考核结果划分不同的等级，通过本公司考核的供应商，列入合格供应商名录中，采购时根据其等级的不同作出优先选择。

　　5.4.7公司将每隔6个月对本公司的所有供应商进行一次考核，并及时更新合格供应商名录

　　5.5采购物品跟踪表请购单采购单由采购部保存1年

　　6附件

　　6.1附件一采购作业流程

　　6.2附件二请购单

　　6.3附件三采购物品跟踪表

　　6.4附件四供应商评估表

　　6.5附件五供应商考核表

　　6.5附件六合格供应商名录

　　7参考文件

　　7.1文件管理程序

　　7.2质量记录管理程序

行政采购流程管理制度7

　　1.0目的

　　保证供方提供的物资和服务符合组织要求达到的规定标准，对产品服务的最终实现提供优质保障;

　　2.0适用范围

　　适用于公司对物资采购的控制及对评价、选择供方服务的管理;

　　3.0职责

　　3.1管理部根据实际情况，选择物资供应商和供方，并进行供方评审确定物资供应商和供方名单;

　　3.2办公室负责员工标识、办公用品等物资的采购，管理部负责其它物资的采购;并分别制定《物资采购计划单》;;

　　3.3各相关责任部门负责物业管理过程供方提供服务的控制;

　　3.4各仓库由各部门(管理处)负责管理，仓管员负责各类已采购物资的质量、数量、验收及采购物资的保存;

　　3.5总经理负责审批《物资采购计划单》;

　　4.0程序

　　4.1供方评审

　　4.1.1相关专业人员配合管理部选择物资供应商或服务供方，选择依据包括但不限于：

　　a)公司现状及发展目标;

　　b)供方基本情况，例如服务态度、营业执照及地理位置等，服务供方还应考察人员基本素质及服务水平是否能达到公司要求;

　　4.1.2管理部组织人员进行供方评审，评审内容包括但不限于：

　　a)营业执照和产品经营资格证书或执业资质证书;

　　b)顾客满意率及行业中的声誉和口碑;

　　c)有人员和设备能保证及时提供配件和售后服务，从业人员的持证上岗率合格;

　　d)评审时的物资样品质量达到100%，现场操作人员服务质量达到100%的合格;

　　e)在保证质量的前提下考虑价格;

　　f)评审完毕，管理部填写《供方评审报告》;

　　4.1.3评审合格的物资供应商在《合格物资供应商名单》中登记，合格服务供方在《合格供方名单》中登记。不合格者，由管理部填写《不合格报告》不予登记，《合格物资供应商名单》和《合格供方名单》由管理部编制，总经理审批;

　　4.1.4管理部对评审合格的物资供应商和供方每年进行复评，填写《物资供应商评价报告》和《供方评价报告》以保证其持续提供合格产品的能力，复评不合格者，应从《合格物资供应商名单》和《合格供方名单》中除名。

　　4.2各部门、小区与合格的服务供方签订服务分包合同时在合同中应明确：

　　a)提供服务的`范围、期限、质量要求;

　　b)公司对供方所提供服务的监督方法和供方的保证措施;

　　c)双方的权利和义务;

　　d)违约责任，赔偿等事项;

　　4.3当合格物资供应商和供方在提供产品或服务中出现问题时，各责任部门应会同采购人员采取以下措施，以保证产品、服务符合要求：

　　a)与供应商或供方沟通，要求其采取纠正措施将出现不合格产品的机率降至最低，必要时向其提供一定的帮助。

　　b)严密采购的验证或检验过程，严格监控供方提供服务的过程。

　　c)根据合同限制或停止物资供应商供货/供方的服务，并从《合格物资供应商名单》和《合格供方名单》中另选供应商或供方以保证产品实现。

　　4.4 采购

　　4.4.1每月底各部门(管理处)制定下月《物资需求计划》交综合办;

　　4.4.2综合办根据各部门(管理处)的《物资需求计划》制定公司下月，

　　《物资采购计划单》，《物资采购计划单》应包括：采购物资的名称、型号、规格、数量及所购物资的质量等级和要求;

　　4.4.3采购人员根据《物资采购计划单》内容在《合格物资供应商名单》中选购，如果该物资无法在合格的物资供应商中选购时，采购人员应上报综合办经理，由综合办经理组织人员重新选择物资供应商进行临时评审，临时评审准则根据实际情况而定，至少应包括供方评审内容中的a、d项;

　　4.4.4各部门(管理处)每月初按本部门(管理处)本月《物资需求计划》到公司仓库领取本月所需物资，如遇突发事件需另外购买时，部门(管理处)负责人可决定临时购买，但应向综合办经理说明，各小区管理处主任可决定单价在200元(含200元)以下物资的采购，大厦管理处主任可决定单价在500元(含500元)以下物资的采购;

　　4.4.5服务供方项目应由相关部门根据顾客要求进行评审，并填写《服务分包申请计划》、《服务分包申请计划单》包括：服务项目范围、质量要求、期限等，经授权人审批后报管理部。

　　4.4.6综合办根据《服务分包申请计划单》内容在合格的供方名单中选择适当的供方。

　　4.5物资的验证与接收。

　　4.5.1所有采购的物资，由有关采购部门或申购部门根据具体产品验收的必要性和采购文件、资料和验证标准分别对产品进行验证，并记录验证结果，及时通知仓管员进行检验和入库，仓管员按《采购物资检验规程》进行验收。

　　4.5.2如果有必要在供方现场检验时，应检验合格后进行记录才给予放行。

　　4.5.3对于服务分包项目应由分管部门在服务过程中对其服务质量进行定期和不定期检查，其中属一次性分包服务项目如：外墙清洗，管理处必须加强过程的连续监控和采取竣工验收，明确其是否符合有关规定和合同的要求。

　　5.0相关文件

　　a)《合格物资供应商名单》qr-c

　　b)《合格供方名单》qr-c

　　c)《服务分包合同》

　　d)《物资供应商评价报告》qr-c

　　e)《供方评价报告》qr-c

　　f)《物资采购计划单》qr-c

　　g)《服务分包申请计划单》qr-c

　　h)《采购物资检验规程》

　　i) 《供方评审报告》qr-c

行政采购流程管理制度8

　　第一、采购管理办法

　　一、本公司物资部之采购依本办法办理。

　　二、采购组根据工程部排定之物料计划，并计算本月应采购数量。

　　三、根据工程部送来之物料计划内本月份采购数量填写请购单，经总经理核章后将请购单送采购员办理采购事宜。

　　四、接到请购单后，采购组应根据品名规格积极寻找供应商，原则上每一物料应寻找三家以上之供应商，进行比价格、比质量，其必须具备之资格如下：

　　1、必须是有限公司。

　　2、必须做过其他公司之物料及零件，且目前尚继续在供应者。

　　3、必须自备车辆。

　　采购员于订购前应确实调查该供应商之信用程度、交货情形、品质情况，并将供应商资料报告呈总经理批示认可后进行订购。对于特殊规格物料、使用量很大之物料以及独家供应之物料，于采购前尤需注意供应商(协力厂)之调查工作，必要时得协调工程部、地产部、地盘经理(工程师)与品管人员共同前往考察调查。

　　五、经比价格、比质量决定供应商后，经双方同意后，与供应商洽谈合约，合约起草，主管副总经理审定合约后交总经理(或授权人)签约后方能物料订购。

　　六、物料进仓及使用前均须抽样检验，以断定物料之水准，依据品管质量、数量验收合格予以收货;对品管质量不合格者，不予收货，退回供应商提出交换。

　　七、物资采购人员(仓库管理验收员)在业务交往上必须遵纪守法、廉洁奉公，严禁假公济私、索贿受贿，一经发现按公司规定处理，严重者移交司法部门处理。

　　第二、采购程序

　　1、物料管理部门开出采购单，给采购组。

　　2、决定购买些什么物料以及购买多少数量。

　　3、研究市场状况，并找出有利的购买时机。

　　4、决定物料供应来源以进行采购事项。

　　5、以询价、报价、比价决定有利价格，并选取供应商。

　　6、与供应商签订采购合约并开立订购单。

　　7、监督供应商准时交货。

　　8、核对并完成采购交易行为，根据验收单或品质数量检验报告，核对供应商交货状况，并对不良品设法加以处理。

　　9、内购与外购在采购管理之精神大致相同，惟外购程序必须透过出口程序及作业手续。

　　第三、采购员业务职责

　　一、寻找物料供应来源，并分析物料市场。

　　二、与供应商洽谈，并安排工厂参观，建立供应商(协力厂)之资料。

　　三、要求报价与进行议价。

　　四、获取所需之物料。

　　五、查证进公司物料之数量与品质。

　　六、建立采购业务进行顺遂所需要之资料。

　　七、了解市场趋势，并搜集市场供给与需求价格等适切资料加以成本分析。

　　八、呆料与废料之预防与处理。

　　第四、仓库管理守则

　　⑴未经验收之物料不得存于仓库内。

　　⑵物料应依其种类、性质、体积、重量及流动性等排列整齐，放置适当之处，以便领用及查点。

　　⑶凡有危险易燃物品应特殊储存，并应与其他物料隔离。

　　⑷凡属仪器及特别贵重之物料，应储存于箱内并予加锁。

　　⑸物料储存处所应保持清洁干燥，以免物料污染或受潮。

　　⑹物料之发放或领放，依照公司规定，无关人员不得任意进入仓储区域，不按公司规定手续办理者，物料不得出库。

　　⑺仓库不得携入任何易燃物品，并禁止抽烟。

　　⑻仓库内外附近，应备用消防设备，以策安全。

　　⑼仓库应加强防卫，以防盗窃。

　　第五、进料验收管理办法

　　一、本公司对物料之验收入库均依本办法。

　　二、协力厂商或供应商送交物料时必须填写送货单一式二联，详细写明送货内容与订购单据号码，连同统一发票与所送交之物料送到物资仓库之收料处。

　　三、收料员核对统一发票、订购单与送货单无误后，再核对供应商资料卡是否有超交之现象。收料员在核对无误后，在送货单一式二联上签章，将第一联送货单退供应商以为送货之凭证，第二联收料员留存，之后将送货单之内容转记入供应商资料卡内。

　　四、收料员将进料验收单之号码抄录在该物料货品上，同时在送货单上亦填入进料验收单号码、收料日期。

　　五、收料员根据送货单第二联填记进料验收单一式三联，并载明下列各项目：⑴物料编号;⑵品名规格;⑶交货者名称;：：⑷统一发票号码及年月日;⑸交货数量;⑹实际接收数量;⑺订购单号码;⑻收料日期。

　　六、收料员若发现送来之物料混有其他物料或其他特殊情况，必须在进料验收单接收状况栏内书明，以为品管检验参考。

　　七、收料员于填入必要内容并核章后，将进料验收单第一、二、三联送物料计划员。

　　八、物料计划员根据进料验收单在物料订购、运输、接收记录上填记进料验单编号、收料日期以及接收记量后将进料验收单第一、二、三联立即送往品质检验员。

　　九、品质检验后将合格品总数填入进料验收单一至三联，经品质主管核章后，第一

　　联进料验收单由进料品质检验单位自存，并送物料计划员登记良品总数，计算订购余额于物料订购、运输接收记录后将进料验收单第一联转送帐料员，帐料员根据进料验收单内良品总数转记存量管制卡入库数量栏，并填具入库日期与进料验收单号码后存查。二至三联送收料员将交货实况填入供应商资料卡交货资料各栏后，将进料验收单二至三联连同统一发票送仓储员办理入库手续。

　　十、仓储员核对物料数量与合格品总数是否相符，于安排物料进入仓库后在进料验收单二至三联合格品实数栏盖仓库接收章，将进料验收单二至三联送请物料主管核章。

　　十一、物料主管核章后之进料验收单第二联送采购部门。

　　十二、进料验收单第三联连同统一发票送会计部门以为付款之凭证。

　　十三、外购品于采购组收到提单时立即将所附之发票影印一份给物料组，经物料计划员登记入物料订购、运输、接收记录后转送收料员。于物料运达时，收料员根据影印之发票，核对入仓之外购品，并将交货实况填入供应商资料卡，以下进料验收程序与内购品处理程序相同。

　　十四、无论是向协力厂商或供应商采购之物料，送交仓库决定验收前，对该物料之价格、数量、品质、交期或其他交易条件与订购单所载明之交易条件、采购规范相核对，以查验该批物料允收或拒收，才给予验收进仓。

　　验收处理程序如下：

　　(一)先行检查协力厂商或供应商所送来之各种的发票、交货证件是否齐全，交货数量与订购单或交货单上所载数量有否误差，如有误差，不应该进一步加以验收。

　　(二)运到物料卸入验收地时，即应先核对包装箱上所记载之收件人是否相符;物料名称、数量与交货证件所列是否相同;包装是否完整(在运货途中，是否被打开过);每箱物料之毛重与净重是否与交证件相同……凡此种种均该逐一核对。发生误差，立即注明清楚，并联络协力厂商(供应商)补足，必要时须沿请公证。

　　(三)开箱拆开包装，物料内容与交货文件应该核对物料名称规范是否相符。对于所交物料有混淆或夹杂其他类似之物料或零件短缺，或零件破损不堪，均应加以注意，并将详情写在物料验收单上，以为验收工作处理当中之重要资料。

　　(四)依公司之规定在一定期内进行全检或抽样的工作。

　　(五)经进料验收单位或委托其他检验单位试验物料之品质，其结果写在物料验收单上。

　　(六)根据物料验收单上品质检验之规定，判定该批物料为允收或拒收。