档案管理的方法措施

档案管理的方法措施

　　档案管理工作做得如何，是衡量单位工作业绩与管理水平的重要尺度，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件。为进一步促进单位科学发展提供了第一手资料。以下是小编整理的档案管理的方法措施，希望对大家有所帮助。

　　档案管理的方法措施 篇1

　　一、规范公文处理，把好公文形成关

　　档案就是完成了书面工作处理程序，将接收的信息和所记叙的内容进行备案的历史工作文件。因此书面方式的公文的准备工作是档案工作的第一步，要规范的处理公文，细致的审查公文，公文形成的过程要严格把关，这是把档案管理工作做好所需的基础。

　　公文的草案拟制是公文形成所需的一个重要环节，有了大致的计划方向才能更好的进行下一步，不同单位的草案拟制部门各不相同，有些单位的公文草案拟制是由相关办公室统一拟制，有些则是由相关的部门先立草案然后递交给办公室负责印制。

　　但各个部门公文起草人员的水平和质量有一定差异，对于公文拟制所需的要求理解分析不一致，可能会导致拟制的文件质量上不尽人意。主要存在着以下几个问题：

　　1、体裁使用不正确，比如请示公文和报告公文没有明确区分;一份公文却请示多个事件;没有按照规则运动文种。

　　2、一些公文的附件标识不明确，一些公文有附件，没有在规定的地方作出任何标识，也没有在公文附件的名称前标注出详细的序号，整个公文的行文程序混乱。

　　3、公文主题标注不明确，不便查阅。

　　4、公文中没用规范的使用数字。

　　以上情况，对于公文转变成档案的立卷和归档有着较大影响。因此，负责公文起草拟制的工作人员，有责任和义务对各个部门的公文进行查看，仔细审核，尤其是一些关键的字、句、词要严格把关，在有问题的情况下，要尽快通知提供公文初稿的单位，告知对方具体情况，将出现错误的地方及时协商解决。

　　二、档案整理工作，从公文的评估分类做起

　　在将公文相关事务处理结束之后，便可以将公文进行保存，并把公文的类别进行整理和分类，将其中内容不重要和普通的另外保存，不能丢弃。如果遇到涉及到重要内容的公文，例如涉及单位的重大开会、重大事件以及单位要求保存的公文，这类公文就需要明确标注，以备随时查阅。要做好这项工作，务必要遵守以下几个条件：

　　1、对于这项档案整理工作，需要有清晰的认知，要把管理档案工作做好，就要把公文的'管理规范熟知，才能将公文员工作真正融合，还要提前对所负责部门的档案翻查，掌握所有档案信息，保证档案有高质量，以防档案重复，使档案管理更便捷、科学。

　　2、作为档案工作人员，必须要有职业责任感，对工作也要有较强的学习能力，将档案记载在大脑中，对每一份档案都要认真细心，对每一份档案都做出正确的评价。将档案工作生活化、日常化。

　　3、作为公文文秘要时常学习新的专业知识，及不断提高自身的职业素质。公文工作员的档案工作是一项比较专业带有技术性的工作，在日常中要加强学习档案方面的知识，随身携带相关的专业书籍，时常范围，做到在工作中积累经验，在工作中加强学习。这样才能较高的工作效率。

　　三、完善公文材料，做好档案收集工作

　　档案管理部门在文公分类入档的时候，需要先检查形成公文的前期材料，在过程中，需要翻阅其他附属资料，如果发现公文前期资料中有没入档的附件要向相关部门或单位催要，过程中发现同一公文中有个别公文没有按照规定时间交还的，要跟踪回收，坚决不能让公文档案长时间的的停留在他人的手中，这不但可能会对档案造型损坏、遗失，也会因为时间过长而遗忘档案的收归，对档案管理工作带来重大的失误。所以在档案管理的工作中，要不断的复查过去的历史进程，对档案流向掌握清晰，在过程中，需要注意以下几个方面：

　　1、档案整理工作必须从平时做起

　　对于上级发文，做完收文登记后，首先应鉴别该文件是否具有保存价值，如果其中一部分随着现行效用的完成，便失去其保存的社会价值而被淘汰;而另一部分文件，退出现行领域之后，却具有储存价值，能使后人通过其载录进行借鉴和利用，因此应按档案整理规范要求，用不锈钢钉子重新装订，后进行传阅，阅办完毕后，已初步进入归档程序，进一步归整，以备平时查阅。

　　2、档案整理工作应注重细节

　　对于单位的文件以及领导签发后，一定要及时的将所有的文件资料收集完整，按照资料的内容顺序，依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整并统一装订成册，初步完成“件”，由零散“页”到集中归整为“件”，到正式整理时装盒为“卷”。这档案管理工作入档以前需要做的必须事件，过程务必不能有所遗漏，否公文档案不完整，会给后期的查阅工作带来误导，影响整个档案管理的完整性。

　　档案的管理工作的良好运作，不仅对单位管理层对单位情况能够随时调查翻阅，了解单位目前的大致情况以外，还能给单位调整政策带来依据，为单位改革提供历史数据;也是向社会各界证明其单位优越成绩的证明，和其他的方面的合作的基础。

　　做好档案的管理工作不仅仅是对于单位有益，对于整个社会档案管理工作也具有进步性。在我国现目前不断的发展的背景之下，不断对档案管理手段进行创新，以更创新、更方便的方式整理单位档案，可以全面的反应单位的整体情况。

　　四、善于交流，接受新信息，达到资源共享

　　一个档案管理的工作人员，需要不断的积累经验，对于不断遇到的难题要积极的向上级部门或者同事请教，不能够随意的凭借自己主观随意把档案归类，需要结合实际情况对档案和调查的资料相结合，也可以有创造性的进行归档，但切记要根据相关规范来处理。在工作期间，档案管理人员要不断强化自身的责任意识感，建立良好的职业精神。迅速的接纳新兴信息，扩宽知识面，将知识经验融入到档案管理的工作中。

　　五、结语

　　档案管理工作是我国政府、企业良好长远发展的重要一环，是为了让我国现在的档案管理工作更加的完善，提高档案管理工作人员的工作水平及素质，加强档案管理员对于档案管理工作的热情和责任感，全心身的投入到档案管理的工作之中。使得档案管理更加科学规范化，更好的完成与各部门的工作配合，提高整个工作流程效率，减少繁琐的环节，为政府、企业发展形成良性循环。

　　档案管理的方法措施 篇2

　　第一条设立专门的档案库房或档案柜对档案进行存放、保管，并指派专人负责，做到“专人专柜”的管理。档案管理人员应严格保守档案机密，任何人不得擅自进入档案室，以保证维护档案的完整性和安全性。

　　第二条档案室配备档案柜或密集架，档案上架排列应科学合理，便于查找。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

　　第三条对照片、光盘、U盘等特殊载体的档案须配置密封盒和专门的案卷盒，按编号盒存放在防磁柜。

　　第四条档案室要做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等“八防”工作。

　　第五条档案室在接收同级别人事档案托管机构或企业移交的.档案后，应对移交档案进行严格检查，确保后续托管业务能顺利开展。

　　第六条确定接收的移交档案要办理托管协议，做好编目工作，并及时入库并及时完成档案汇总统计、登记电子档工作。

　　第七条各类外借档案必须严格执行档案借阅制度，在归还时要核对是否有遗漏或损害，及时放回原处。

　　第八条定期对库房档案进行清理、核对工作，做到帐物相符。对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。

　　档案管理的方法措施 篇3

　　一、档案科所有工作人员都有保护档案义务，档案属于涉及托管人员隐私，未经许可不得外借、外传。

　　二、各类档案的借（查）阅，必须填写《档案借（查）阅申请单》

　　三、个人档案一律须托管人员本人、或委托书指定的委托人，经过相关审批流程后方可借阅。

　　四、外单位来人借（查）本托管人档案，需持单位《档案借（查）阅申请单》并经科长签字批准，方可查阅。

　　五、阅档必须在档案室，不得携带外出，以确保档案的安全性。借出档案材料的.时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管领导批准。

　　六、外借的档案借阅者必须妥善保管，借阅的档案只限本人使用，未经许可不得擅自转借、拆开、调换、污损文件或在文件上圈点、划字等，要保持档案的整洁、完整。

　　七、外借档案一旦发生遗失、损坏、销毁等，应立即知会办公室进行处置。

　　八、档案室对外借逾期未归还的档案，要及时做好催还工作。

　　九、借出和归还档案时，应做好清点手续，由档案管理员与借阅者当面核对清楚。

　　档案管理的方法措施 篇4

　　为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。

　　二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

　　三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。

　　四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。

　　五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的'齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

　　六、文件资料档案的保管、查阅。

　　1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

　　七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅;公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。

　　八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

　　档案管理的方法措施 篇5

　　一、 总则

　　集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

　　1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。

　　2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

　　二、归档范围

　　1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围。

　　2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料

　　3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料;

　　4、资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等)

　　5、政府、项目批文、合同;

　　6、公司制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等);

　　7、工程进度计划控制文件(含各业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸;

　　8、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划;

　　9、公司签定的各类合同(含商品房买卖合同);

　　10、公司有效证照、证件、印章;

　　11、具有法律效力及保存价值的文件;

　　12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;

　　13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等;

　　14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料;

　　15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

　　三、立卷归档要求

　　1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管;各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团行政人事部提交备份。

　　2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续;各分子必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。

　　3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。

　　4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

　　(1)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

　　(2)在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开;文电应全在一立卷。

　　(3)卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

　　(4)卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

　　(5)按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内;卷内文件目录放在卷目。

　　(6)声像材料应用文字标出摄像或录音的.对象、时间、地点、中心内容和责任者。

　　四、 档案保管期限

　　1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

　　2、确定集团档案保管期限的原则

　　(1)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

　　(2)凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

　　(3)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

　　五、档案保密级别

　　1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议， 行政人事部经理核定密级。

　　2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室;有密级档案复制时，需经办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。

　　3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任(集团行政人事部经理)及副总以上级领导批准。

　　4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任(集团行政人事部经理)鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

　　六、档案的借阅

　　1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。

　　2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任(集团行政人事部经理)批准。

　　3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

　　4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任(集团行政人事部经理)批准。

　　5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。

　　6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

　　7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

　　8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

　　七、电脑档案的管理

　　1、 所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。

　　2、各分子公司办公室主任(集团行政人事部经理)即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记;各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。

　　八、档案的鉴定与销毁

　　1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

　　2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

　　3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。

　　4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

　　九、罚则

　　1、集团各分子公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以集团内通报批评。

　　2、集团所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经办公室主任(集团行政部经理)批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评;如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。

　　3、集团所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。

　　4、集团所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。

　　5、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。

　　6、集团所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。

　　档案管理的方法措施 篇6

　　一、司法所档案管理工作由指定人员负责，包括接收、收集、整理、保管。

　　二、各类档案的组卷要准确。卷内目录、案卷封面填写完整准确、字迹清晰美观，装订案卷规范、统一、牢固。

　　三、档案整理。按规定制定统一的`档案分类编号方案。案卷的排列、编号符合规定要求。

　　四、文件的整理。鉴别没有存档利用价值的公文，可报主管领导批准，可定期清退和销毁。对县（区、市）司法局的文件、简报等资料，要做好归档工作，无须存档要统一销毁。

　　五、档案箱、资料柜和档案资料放置的设备要整齐，做到不同规格分类排列。

　　六、库房管理。库房保持清洁卫生，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠等安全措施。

　　七、档案管理人员要有良好的司法档案人员职业道德规范、严格遵守岗位纪律，严格执行档案保密制度，严守国家机密

　　档案管理的方法措施 篇7

　　1. 养殖场应当依法向县畜牧兽医局备案，取得畜禽养殖代码，作为养殖档案编号。

　　2. 养殖场养殖免疫档案，需完善以下内容：免疫记录、诊疗记录、生产流水日报表、病死畜禽无害化处理表、饲料添加剂使用记录、兽药使用记录、兽药疫苗采购记录、药物添加剂及限用添加剂使用记录、生产销售记录、饲料采购记录、标识使用记录等。

　　3. 养殖场需妥善保管养殖免疫档案，每年一月底前将上年度动物防疫条件情况和防疫制度执行情况向发证机关报告，养殖档案保存时间不得低于2年。

　　4. 养殖场所停业后，于停业后30日内将《动物防疫条件》交回发证机关注销。

　　5. 《动物防疫条件合格证》丢失的，于15日内向发证机关申请补发。

　　档案管理的方法措施 篇8

　　为加强机关档案的科学管理，保证档案的完整、准确、系统、安全，提高机关档案工作效率和工作质量，特制订以下管理制度。

　　(一)档案安全保密制度

　　1、档案管理人员必须遵守保密守则，要严守秘密，严防泄密、失密。

　　2、档案管理人员要严格执行档案的查借阅手续，借出的档案要及时归档、核实。

　　3、档案管理人员要增强保密观念，经常检查设施安全保密情况；离开档案室时，必须锁好文件资料柜，关好门窗。

　　4、销毁档案要登记造册，经分管副局长签字批准后方能进行，销毁时要有监销人，并履行签字手续。

　　5、档案室内严禁吸烟，以防火灾。

　　(二)档案保管制度

　　1、档案室属机要重地，外人不得随便进入。

　　2、保持室内卫生整洁，档案分类排放、排列整齐。

　　3、切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防强光等工作，室内禁止存放易燃易爆等危险物品。

　　4、档案管理人员要熟悉库藏情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。

　　5、未经批准，任何人不准将档案带出库房，更不准私自摘抄、外传。

　　(三)档案利用制度

　　1、档案管理人员应熟悉所藏档案的`情况，完善档案检索工具，及时准

　　确地提供档案利用服务。

　　2、市水利局本单位工作人员因工作需要，可查阅本部门形成的档案。查（借）阅局会议记录，必须经局办公室主任批准后方可查阅。查（借）阅局党务资料，须经局党总支书记或局机关支部书记批准后方可查阅。

　　3、查阅档案须填写《档案借阅登记表》，未履行登记手续，档案管理员可拒绝查阅。

　　4、外单位查阅本机关档案，必须持有单位介绍信，并经分管办公室的局领导批准后方可借阅。

　　5、查阅档案时，严禁涂改、圈划、抽换、批点、污损、拆卷或增删档案内容，不得吸烟。

　　6、归还档案时，档案管理员要认真检查清点档案的完好状况，及时记载档案的利用情况。

　　(四)立卷归档制度

　　1、凡是水利局机关从事各项业务工作，所形成的具有参考利用价值的各种内容、形式和载体的文书材料，均属立卷归档范围。任何科室和个人都无权扣压和销毁必须归档的文件材料。

　　2、归档时间。文书档案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷归档工作。会计档案一般在会计年度终了一年后移交给财务管理站保管。工程技术档案一般在工程项目竣工验收后，由水利科负责收集、整理后移交档案室，集中管理。各科室声像档案要注意随时归档备份，每年12月提供局档案室存档。

　　3、立卷归档的要求。归档的文件材料要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理立卷，案卷标题简明扼要，目录页号编制准确，便于保管和利用。凡局机关形成的各类文件材料，归档应为原件，且要求做到完整、准确、系统，存档时由档案管理人员审查核定。

　　4、各业务科室向局档案室移交的文档要有清单，归档时，必须履行交接手续，交接双方及监交负责人应分别在清单上签字，以备查考。

　　档案管理的方法措施 篇9

　　一、必须设有专门库房或专柜对各类档案进行保管。

　　二、档案库房是机要重地，除管理人员外，其他人员不得随意进入档案库房。三、库房要保持清洁和相对温湿度，以利档案保管。同时做好“八防”（防火、防盗、防光、防虫、防灰尘、防潮、防高温、防有害气体等）工作。

　　四、库房内除密集架、档案装具和调卷所必须的用具外，不得摆放任何与档案库房无关的'物品，档案装具排放，应做到整齐划一，符合通风、防尘要求。

　　五、根据档案库房情况需要，可配备换气扇、灭火器等专用设备，并定期保养，使库房环境处于良好状态。温度基本保持在14—24℃，相对湿度40%—60%之间的规定要求。

　　六、档案室要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯；档案室不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。

　　七、档案管理人员必须每季度对库房内的档案进行核对，做到帐物相符。

　　八、档案库房及档案柜箱钥匙必须由办公室专人负责保管，不得丢失。

　　档案管理的方法措施 篇10

　　一、目的

　　为规范公司各职能部门的档案管理工作，确保档案保管安全，发挥档案价值，更好地为公司各项工作服务，现根据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，发布《公司档案管理制度》（以下简称“本制度”）。

　　二、档案的定义

　　（一）档案指公司及下属项目公司在成立、产权变动、工程建设、经营管理、社会活动中所形成的具有参考、保存价值的纸质文件、电子文件、光盘、照片、实物等各种载体的记录。

　　（二）日常工作中形成的各类过程文件属于资料，不属于档案范畴。

　　三、管理机构

　　公司综合管理部统筹公司及下属项目公司档案管理工作，负责公司及下属项目公司档案工作的整体规划、组织协调和指导帮扶；下设档案室，负责保管公司及下属项目公司重要档案。

　　四、工作职责

　　公司综合管理部设置档案管理员，其工作职责为：

　　（一）制定和完善档案管理制度。

　　（二）开展档案管理培训，指导和帮扶档案管理工作。

　　（三）负责档案的收集、整理、保管、利用，负责档案室的日常管理。

　　（四）对所有保管的原始档案必须建立完整的电子台账并定期备份（至少每两月一次）。

　　五、档案鉴定

　　档案鉴定包括归档文件的鉴定、到期档案的鉴定。

　　（一）归档文件的鉴定，包括归档范围、密级、保管期限的鉴定。

　　1、归档范围。档案管理员统计、鉴定档案产生情况，梳理归档范围，报领导审批确定。

　　归档范围载体包括但不限于：

　　（1）公司管理文件：如资质文件，包括企业注册营业执照、组织机构代码证等；公司、公司形成并下达的各类正式文件，包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件、会议纪要材料、重要记录；公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；国家、地方政府政策文件类。

　　（2）项目资料：如开发文件类（前期、配套文件）；图纸类；合同类（包括商品房合同）；工程技术文件类；招标文件类；项目企划、销售资料类；前期市场调研、土地分析等资料类；竣工报建资料类。

　　（3）声像资料及实物档案：如反映公司重要活动事件的剪报、声像材料，有纪念意义的展览照片、录音、录像等文件材料；公司的历史沿革、大事迹、锦旗、证书、奖杯、奖状、项目楼书。

　　2、密级鉴定。档案密级由低到高划分“普通”、“秘密”、“机密”三级，泄漏会使公司权利和利益遭受不同程度的损害，因此，归档时要根据文件内容与类型划分密级等级，确保档案安全。

　　普通是公司可对外发布的信息，如宣传资料、荣誉证照、年度报告等。

　　秘密是公司一般的秘密，一旦泄密会使公司利益受到较大损害，如重要会议纪要、人事档案、规章制度等。

　　机密是公司重要的秘密，泄露会使公司的`安全和利益遭受严重损害，如董事会决议、项目投资文件、公司规划、财务报表、统计资料等。

　　（二）到期档案的鉴定。公司及下属项目公司对到期档案进行鉴定，确定继续保存或进行清理、销毁。

　　文件保存期限除政府有关法令或公司其他规章特定者外，依下列规定办理：

　　1、永久保存：

　　（1）公司章程；

　　（2）董事会及股东会纪录；

　　（3）财务报表；

　　（4）政府机关核准文件；

　　（5）不动产所有权及其他债权凭证；

　　（6）工程设计图；

　　（7）其他经核定须永久保存的文书。

　　2、十年保存：

　　（1）预算、决算书类；

　　（2）会计凭证；

　　（3）其他核定须保存十年的文书。

　　3、五年保存：

　　（1）期满或解约之合约；

　　（2）其他核定须保存五年的文书。

　　4、一年保存：无长期保存必要的。

　　5、规章制度由公司及下属项目公司综合管理部永久保存，使用部门视其有效期予以保存。

　　6、公司及下属项目公司综合管理部每年年底应组织档案管理员及相关专业人员对档案资料进行整理。对超过保存期限的档案，由档案管理员填写《档案过期处理审批单》（详见附件），报本部门及相关部门第一负责人审核、公司总经理/董事会批准。

　　7、决定销毁的档案资料，由档案管理员负责填写《档案销毁清册》（详见附件），销毁档案时至少有两名监销人。监销人复核待销毁档案，销毁完须在销毁档案目录上注明“已销毁”字样和销毁日期并签字确认。

　　8、档案销毁后，鉴定、销毁过程中形成的《档案销毁清册》及目录应立卷归档、永久保存。

　　9、需继续保存的过期档案，应明确继续保存的时间期限，并由档案管理员在档案卷内目录、汇总表上注明。

　　六、档案收集

　　（一）收集范围。按照归档范围进行收集。

　　（二）收集方式。公司及下属项目公司均应指定专人负责整理本部门的文件资料，并定期向所在公司综合管理部档案管理员处提交文件资料。档案移交人需填写《档案移交清单》（详见附件），随同已整理的档案（含纸质档、电子档、实物）一并移交档案室，档案管理员接收档案并签字确认，《档案移交清单》双方各留一份。

　　（三）归档文件要求。

　　1、归档的文件为原件（无原件的归档需为具有凭证作用的复制件）。

　　2、非纸质文件配文字说明一并归档。

　　3、图纸类归档前要验证审批流程所需印章齐全才能归档。

　　4、档案的制成材料利于长久保存。书写材料：要使用耐久性强的碳素型黑色或蓝色签字笔、钢笔，不得使用铅笔、圆珠笔。

　　5、声像档案应使用数码相机、摄相机等拍摄，要影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等，不能使用手机拍摄。

　　（四）公司及下属项目公司收集以下档案后，须提交电子档（含目录）至档案管理员处，以便备份存档。

　　1、公司成立、注册、变更文件。含公司成立的请示、批复、会议纪要、章程、股东会决议、董事会决议、工商证照及变更文件。

　　2、公司合并、收购文件。含请示、批复、会议纪要、备忘录；股权转让、收购的协议、合同；工商证照及变更文件等。

　　3、与合作方的相关文件。

　　（1）合作意向书、框架协议、合作协议、合同、重要谈判记录等。

　　（2）融资担保文件：融资公告、报表、担保、抵押等相关文件，融资合同、协议等（如发债、贷款等）。

　　（3）尽职调查资料：①尽职调查报告；②业务约定书；③委托协议书；④尽职调查清单及问卷；⑤目标企业提供的有关书面资料（含工商、法务、财务、工程、市场、人力等文件）。

　　（4）工程项目档案。包括土地获取、项目报建、勘查设计、招投标、工程管理、监理、施工、竣工验收、结算等各阶段形成的档案。

　　（5）公司及下属项目公司所获荣誉。

　　注：1。如公司及下属项目公司发生撤销、拆分、合并等情况导致档案不能安全保管，须将上述档案原件全部移交公司综合管理部。

　　七、档案管理

　　（一）档案管理员接收档案资料后，应按照项目分类进行保管，按档案编号顺序规则存放，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保管和使用。

　　（二）档案存档分类主要以公司、项目、资料类型等建立档案盒/档案柜，在档案盒/档案柜上贴上资料明细表，且在档案柜上标注公司/项目名称和柜号，并在电脑上做好台账登记（表格/文档），保证能从目录汇总或电脑系统中以编号、关键词、日期等方面检索、查询到所需文件。

　　（三）档案管理员应至少每月一次对档案保管状况进行检查，切实做好档案“八防”（防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫）工作，确保档案的完整和安全。如发现问题应及时报告部门领导，并采取补救措施，减少档案的损失。

　　（四）档案管理必须遵循保密制度，档案室或档案柜的钥匙必须由专人保管，档案室非档案管理员不得入内，档案室内禁止吸烟和大声喧哗。

　　八、档案利用

　　（一）公司部门员工因工作需要，可以借阅与其工作有关的档案资料。

　　（二）借阅档案需填写《档案借阅审批单》、《重要物品外借审批表》，经部门负责人—综合管理部—总经理/董事长审批后方可借阅。档案借阅方式为：借出、复印、扫描、查询。

　　档案管理的方法措施 篇11

　　第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

　　第二条档案管理机构及其职责

　　1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

　　2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

　　3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

　　4、综合管理部档案管理员有职责对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

　　第三条归档制度

　　1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

　　2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

　　3、归档的文件资料，原则上务必是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

　　4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

　　5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

　　6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊状况只有一份原件时，由综合部保存原件。

　　7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

　　第四条档案保管制度

　　1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

　　2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

　　3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

　　4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

　　5、库存档案务必图物相符，帐物相符。

　　6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

　　7、根据有关规定及公司实际状况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

　　8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

　　9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的`防护工作。

　　10、凡公司工作人员调离岗位前务必做好资料移交工作，方可办理调动手续。

　　第五条档案借阅制度

　　1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

　　2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档务必在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

　　3、借阅档案，务必履行登记、签收手续。

　　4、借出档案材料的时光不得超过一周，必要时能够续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

　　5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时光、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

　　6、借阅档案资料者务必妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人职责。

　　7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

　　8、重要档案、机密档案不得借阅，务必借阅的要经分管副总经理同意，务必外借的，由总经理审批。

　　第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，务必保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。

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