知识共享机制下档案管理体系研究

关于知识共享机制下档案管理体系研究

　　一、知识共享机制下企业档案管理体系管理理念

　　（一）形成企业组织记忆

　　档案管理体系的形成过程是单向的，是不可逆转的，具有不可再生性，因此企业需要对档案管理体系及时的记录、整理、保存，以确保档案的完整性，诠释企业组织记忆。在诠释记忆过程中，科学的鉴定是其前提和基础，确保组织记忆的真实性和可靠性。那何为科学的鉴定观呢？首先正确认识组织记忆，然后以科学的鉴定法进行鉴定。在科学鉴定观的指导下，根据鉴定理论并结合企业自身的特点，最后选择适合企业的科学的鉴定方法，形成企业的组织记忆。

　　（二）提高质量以实现企业档案管理体系的作用和价值

　　在档案体系的建设中，始终以提高档案质量为重点，以最大程度地实现档案管理体系的效用。确保高质量，需有一套全面的质量管理理论，这套理论体系既是刚性的，又糅合了柔性的理念，在真正了解质量管理理论（包括什么是质量管理、质量管理的目的）并认同其理念的基础上，以之作为指导，同时根据实际情况，适应企业在其过程中的变革，灵活地运用管理鉴定方法管理企业档案管理体系，在管理档案管理体系的实际操作过程中达到事半功倍的效果。

　　二、构建知识共享机制下企业档案管理体系管理框架体系

　　（一）框架的特点

　　为了发挥企业档案管理体系的最大价值，构建的框架体系需要具有稳定性，管理体系稳定性是知识共享背景下构建企业档案管理体系管理体系的第一大特性，也是最基本的特性，以确保体系的结构的层次化。服务与共享，是框架体系基本特性的特殊表现，又是维系稳定性的两大关键性支撑。知识共享机制下企业档案管理体系管理框架体系的另一大特点是完整性，完整性的前提是连续性，在档案管理框架体系构建中须有一套连续性理论，在确保档案管理体系完整性的同时，又需要注意其连续性。完整性的框架体系设计是循着两条线索构建的，这两条线索之间是互逆的，由内向外和由外向内并行、单元的小到大和最小单元的大到小并行、从宏观到微观和微观到宏观并行，可称之为“三并行”，又是立体的多维空间与点和平面的思考与关注的融合，同时又融合了短暂的现实和永恒的历史，即“两融合”，统一称为“三并行两融合”。文件档案管理框架体系的第三大特性就是动态适应性，其着重点在适应性上，与它的基础特性稳定性并不矛盾，所谓动态适应性，就是说档案管理体系的构建需要适时而变，根据企业的变革以及知识共享环境的变化适当变化，使知识共享与档案管理体系管理保持在和谐的状态。

　　（二）框架的内容

　　第一，档案管理体系。有了档案管理体系才能构成一个框架体系，面对知识共享的社会大环境，档案管理体系必须具备多样性(various)、敏捷性（agile）、时间持续性（longitudinal)，独特性（unique），本质性（essential），将之概括为“Value原则”。第二，领导。管理体系的主体是人，构建档案管理框架体系的主体是企业的领导，这样的领导需要具备可信度，同时又是认同型的，可信型和认同型领导对于构建知识共享机制下企业档案管理体系框架体系的顺利实现具有重要的意义，领导的可信型和认同型表现在拥有一定的专业能力，开放并具备较高的道德素质修养。第三，制度体系。档案管理框架体系又是呈现又出结构性、层次性特点的一个完整的有机体系，一个企业内部指导思想居于顶部，档案管理部门居于中心，结构清晰，层次分明，同时又不失联系，相互协调，企业的制度之间也呈现出一种相互衔接、补充、促进的关系，构成健全的档案管理框架体系。第四，管理技术。现今的档案管理体系的管理区别于传统的档案管理，主要靠互联网技术完成，框架体系的构建需建立在先进的技术之上，最主要的就是元数据技术，找出原始档案和现阶段档案之间的联系，发现规律，应用于将来的档案管理。

　　三、实现知识共享机制下企业文件档案管理体系的途径

　　（一）提高档案管理体系的质量

　　提高企业档案管理体系的质量，在档案形成过程中就要进行严格的管理，因为在档案形成之前的这一源头阶段，文件是可控的。首先，规范文件格式，这是文件质量的最基本要求。其次，改进文件内容，内容才是文件高质量的决定性因素。

　　（二）控制共享文件的形成

　　首先，提高对文件的认识。不管是企业领导，还是员工，都应该重视文件的质量，质量远比数量重要。其次，规范知识共享过程中文件产生的过程。知识可分为显性的和隐性的，显性知识包括企业环境、研究成果等纯知识文件，隐性知识是关于知识需求的文件，在隐性知识向显性知识转化过程中产生的文件都须进行规范。

　　（三）建设各种转化场

　　第一，建设隐性知识向隐性知识转化的场。首先企业员工之间须达成共识，这是最关键的，档案管理体系则是达成共识的基础性资源。第二，创建隐性知识转化为显性知识的场，关键是把知识主体置于愿意贡献出知识的环境中。第三，形成显性知识向更显性知识转化的场。需要文件与档案发挥作用，一方面净化环境，另一方面发现看似无关的知识与文件档案的联系。第四，创建显性知识转化为内部隐性知识的场。为其创造转化的环境，需要文深入分析档案管理体系，形成系统化的报告。这是一个信息爆炸的时代，为企业提供了丰富且多样的知识，同时获取知识变得更加便利，但与此同时，高质量与低劣并存，使企业面临着选择知识的困扰与难题，于是知识创新便显得至关重要，它是企业提升竞争力的关键所在，知识共享机制下的档案管理体系的管理体系对档案价值的实现，创新是知识共享机制下档案管理体系的立身之本。

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