学院档案管理实施细则

时间:2024-01-06 08:18:58 管理 我要投稿
  • 相关推荐

学院档案管理实施细则

  学院档案管理实施细则

学院档案管理实施细则

  档案管理工作是学院总体工作的一个重要组成部分,它是由国家、省、市指令性文献、文件和学院的物业管理、行政管理、人力资源管理及教学管理等各具有价值的文献、文件和资料组成。为维护档案的真实性和严肃性,特制定档案管理实施细则。

  一、档案管理人员必须认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》。工作态度端正,事业心强。

  二、档案管理人员要认真学习,积极工作,刻苦钻研业务,不断提高工作能力和管理水平,尽职尽责,认真遵守保密守则。

  三、档案归档

  (一)档案室负责接收各科室、部门在工作中形成的全部档案。学校各科室、部门需要归档的资料,按照要求收集齐全,整理组卷,按期向档案室移交,办理移交手续。文书档案移交时间每年4月20日前,会计档案每年5月20日前移交隔年档案,基建档案随时收交,不得无故拖延。

  档案室接收和移交档案前必须经过严格的鉴定手续,质量合格后方可移交。档案交接手续,由归档单位编写移交清册,一式两份,当面查点清楚,并由交接双方签字,各保留一份。

  (二)归档要求:

  1.归档的文件资料必须完整、真实。

  2.装订入册必须采用最终审定的正式稿件。

  3.凡装订入册必须按档案总目录、分类目录及案卷目录和程序排列,并立卷说明。

  4.各部门的资料归档入册,按统一通知的时间,先将本部门的归档工作,按装订要求分类装订好,然后移交院办统一编目归档。

  5.档案移交时,交接人必须按规定办理签名移交手续。

  6.归档时间:整套系统性管理工作文件应在正式颁布生效后的10天内归档,装订立卷。其他工作文件应先集中保管,半年一次装订立卷。行政工作、教学业务工作,应在下一年度第一季度内装订上卷。基建类资料在每项工程竣工验收后一个月内立卷。

  四、档案借阅

  (一)因工作需要按程序审批后,可借阅有关档案。

  (二)借阅档案应在档案室内阅读。确因工作需要外借的,一天以内由党政办公室主任签名同意;一天以上由院长签字同意。

  (三)凡需摘录或复印档案内容的必须经党政办公室主任和院长签字批准,并注明摘录或复印内容的案卷编号及原文标题,并通过档案管理人员登记认可。

  (四)保密档案不外借、摘录和复印。

  (五)保密档案借阅需经党政办公室主任以上领导批准。

  (六)借阅档案者不得在档案上注、涂、勾、点、圈、划,不得弄脏档案和撕、拆、取页,因工作需要摘录或复制时,须经党政办公室主任和院长签字批准,并注明摘录或复印内容和案卷编号及原文标题。用完后退回档案室。

  (七)归还档案时,档案管理人员必须认真查验,确认无误后,方能撤销借阅手续。

  (八)凡因利用者保管不善,造成损毁、丢失,依《档案法》及其他规定予以处罚。

  五、档案销毁

  (一)超过保管期限的档案,由党政办公室对档案进行认真审查鉴定,确认无保存价值后,编造销毁清册,写出报告,经院长办公会议讨论,院长审批同意后方可销毁。

  (二)会计档案的销毁,必须由档案人员提出意见,与财务人员共同审查鉴定,除报主管领导外,还需报财政部门审核批准。

  (三)已到期,但经鉴定尚需继续保存的档案,可延长保管期限。

  销毁时,必须经主管领导签字,派出监销人员到指定地点监销。监销人员必须在销毁档案清册上签字,送到造纸厂亲视化浆或销毁地点火化,不留痕迹。

  六、档案安全

  (一)库房专用,达到防火、防盗、防鼠、防虫、防潮、防尘、防光七防要求。

  (二)库房设置温湿度计及登记簿,每月检查,发现超过极限,及时采取有效措施。

  (三)库房内严禁烟火。放置灭火器材,以防不测。

  (四)库房适时通风。

  (五)箱柜摆放合理,垂直有序,利于通风。

  (六)档案出入库房随时登记,做到帐卷相符。经常检查案卷完好状况,以便采取措施。

【学院档案管理实施细则】相关文章:

管理实施细则09-03

安全管理实施细则10-04

小学管理实施细则08-19

考勤管理实施细则08-24

科研管理实施细则06-21

资金管理实施细则11-18

安全管理实施细则(热)10-04

(实用)安全管理实施细则10-04

小学管理实施细则(必备)08-19